2018 Spring Release

WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer, Organisationen, Organisationseinheiten und externe Organisationen können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann (nur Enterprise und höher).

Typische Prozesse sind Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

Einen Ad-hoc-Prozess ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei einem Ad-hoc-Prozess können Sie den Ablauf selbst festlegen. Somit können Sie flexibel auf Situationen reagieren, für die kein vordefinierter Prozess zur Verfügung steht.

Um einen Ad-hoc-Prozess auf einem Objekt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
  2. Stellen Sie sicher, dass die im Prozess beteiligten Benutzer über die nötigen Rechte auf dem Objekt verfügen. Berechtigen Sie gegebenenfalls die Benutzer im zugehörigen Teamroom.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Neuen Prozess starten“.
  4. Wählen Sie eine Vorlage für einen Ad-hoc-Prozess aus bzw. starten Sie mit einer leeren Vorlage. Dieser Schritt entfällt, wenn es keine vordefinierten Prozesse bzw. Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse gibt.
  5. Falls Sie mit einer leeren Vorlage starten, geben Sie die Aktivität und den Teilnehmer für die erste Aufgabe im Prozess ein. Nähere Informationen zu den Auswahlmöglichkeiten finden Sie im nächsten Kapitel.
  6. Klicken Sie auf „Prozess starten“, wenn Sie keine weitere Aktivität hinzufügen möchten. Andernfalls klicken Sie auf „Aktivität übernehmen“. Sie können weitere Aktivitäten hinzufügen und danach den Prozess starten.
    Hinweis: Falls Sie den Ad-hoc-Prozess öfter benötigen, können Sie ihn als Vorlage speichern (nachdem Sie auf „Aktivität übernehmen“ geklickt haben).

Die erste Aktivität wird im Arbeitsvorrat des definierten Teilnehmers abgelegt.

Hinweis: In einem Ad-hoc-Prozess können (gegebenenfalls auch parallele) Abläufe von Aktivitäten mit verschieden Teilnehmern definiert werden. Weiterführende Ablaufsteuerungen stehen jedoch nur in vordefinierten Prozessen zur Verfügung.

Aktivitäten und TeilnehmerPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aktivitäten

Standardmäßig stehen Ihnen folgende Aktivitäten zur Verfügung (Apps können weitere Aktivitäten bereitstellen):

  • Bearbeiten
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Bearbeitung weiter.
  • Freigeben
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Freigabe weiter. Das Dokument wird mit einer entsprechenden Unterschrift versehen. Wird die Freigabe erteilt, wird zusätzlich eine Freigabeversion auf dem Dokument erstellt.
  • Genehmigen
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Genehmigung weiter. Das Dokument wird mit einer entsprechenden Unterschrift versehen.
  • Genehmigen und abschließen
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Genehmigung weiter. Das Dokument wird mit einer entsprechenden Unterschrift versehen und abgeschlossen, sodass keine Änderungen mehr möglich sind.
    Hinweis: Um wieder eine Bearbeitung des Objekts zu ermöglichen, können Sie den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Status ‚Abgeschlossen‘ aufheben“ ausführen.
  • Dokumente genehmigen und abschließen
    Leitet einen Ordner mit Dokumenten mit der Bitte um Genehmigung weiter. Die Dokumente werden mit einer entsprechenden Unterschrift versehen und abgeschlossen.
  • Prüfen
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Prüfung weiter.
  • Zur Kenntnis
    Leitet ein Dokument zur Kenntnis weiter. Das Dokument wird mit einer entsprechenden Unterschrift versehen.
  • Anmerkung hinzufügen
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um eine Anmerkung weiter.
  • Signieren und abschließen
    Erzeugt ein PDF-Dokument mit einer digitalen Organisationssignatur. Zusätzlich wird die Unterschrift „Signieren“ am Dokument angebracht und das Dokument wird abgeschlossen.
    Hinweis: Die digitale Organisationssignatur muss konfiguriert sein.
  • Dokumente signieren und abschließen
    Erzeugt für Dokumente in einem Ordner PDF-Dokumente mit einer digitalen Organisationssignatur. Zusätzlich wird die Unterschrift „Signieren“ auf den Dokumenten angebracht und die Dokumente werden abgeschlossen.
  • Versenden
    Ermöglicht ein Objekt als Link bzw. öffentlicher Link zu versenden.
  • Versenden als Link
    Ermöglicht ein Objekt als Link zu versenden.
  • Versenden als öffentlicher Link
    Ermöglicht ein Objekt als öffentlicher Link zu versenden.

Hinweis:

  • Aktivitäten können in Ad-hoc-Prozessen auch parallel eingefügt werden. Dies erfolgt, wenn eine Vorgängeraktivität existiert, über ein paralleles Gateway bzw. können die ersten Aktivitäten lose ohne Verbindung durch eine Kante eingefügt werden (Duplizieren der ersten Aktivität mit Strg + C und Strg + V).
  • Mehrfach-Instanz-Aktivitäten ermöglichen eine Aktivität von mehreren Teilnehmern sequentiell oder parallel abarbeiten zu lassen.

Teilnehmer

Standardmäßig können folgendermaßen Teilnehmer definiert werden:

  • Abstrakter Teilnehmer
    Mit abstrakten Teilnehmern können generische Abläufe realisiert werden.
    • Prozessinitiator
      Der Teilnehmer, der den Prozess startet.
    • Prozessverantwortlicher
      Standardmäßig der Teilnehmer, der den Prozess startet.
    • Aktueller Benutzer
      Der Teilnehmer, der die vorherige Aktivität ausgeführt hat bzw. bei der ersten Aktivität der Teilnehmer, der den Prozess gestartet hat.
    • Eigenschaft des Objekts
      Der Teilnehmer wird über eine Eigenschaft des Objekts (z. B. Letzte Unterschrift von) ermittelt.
    • Rolle über Eigenschaft des Objekts
      Wenn in Ihrer Organisation eine Aufbauorganisation definiert kann diese im Workflow für die Ermittlung von Prozessteilnehmern verwenden. Somit lassen sich zum Beispiel Workflows für Bedarfsanforderungen oder Urlaubsanträge einfach realisieren.
      • Eigenschaft
        Wählen Sie eine Eigenschaft aus, die einen Benutzer oder eine Organisationseinheit enthält. Enthält die Eigenschaft eine Liste an Benutzern oder Organisationseinheiten muss die Aktivität als Mehrfach-Instanz definiert werden.
        Wenn es sich um einen Benutzer handelt, wird die primäre Planstelle des Benutzers ermittelt und somit die zugehörige Organisationseinheit.
        Wenn es sich um eine Organisationseinheit handelt, wird diese Organisationseinheit verwendet.
      • Stelle
        Wählen Sie die Stelle aus (Mitarbeiter oder Leiter), die die primäre Planstelle des zu ermittelnden Prozessteilnehmers aufweisen muss.
      • Struktureinheit
        Wählen Sie optional eine Ebene aus, die die Organisationseinheit des zu ermittelnden Prozessteilnehmers aufweisen muss. Wenn die über die Eigenschaft ermittelte Organisationseinheit nicht die erforderliche Ebene aufweist, wird über die Organisationseinheiten-Hierarchie die Organisationseinheit mit der nötigen Ebene ermittelt.
  • Benutzer
    Ein konkreter Teilnehmer.
  • Organisationseinheit
    Eine gesamte Organisation, Organisationseinheit oder externe Organisation.
  • Verteilerliste
    Eine Liste von Teilnehmern (nur für Mehrfach-Instanz-Aktivitäten verwendbar).

Hinweis:

  • Verteilerlisten können nur zusammen mit Mehrfach-Instanzen verwendet werden.
  • Eine Organisationseinheit bzw. eine Eigenschaft des Objekts kann sowohl bei Mehrfach-Instanzen als auch bei Nicht-Mehrfach-Instanzen verwendet werden.
  • Bei Mehrfach-Instanzen wird für jeden aufgelösten Teilnehmer eine eigene Aktivitätsinstanz erzeugt, bei Nicht-Mehrfach-Instanzen nur eine Aktivitätsinstanz für die gesamte Organisationseinheit bzw. Eigenschaft des Objekts (einwertig).
  • Mehrwertige Eigenschaften des Objekts sind nur bei Mehrfach-Instanzen erlaubt.
  • Verteilerlisten werden sofort beim Starten des Prozesses aufgelöst und somit werden die Teilnehmer festgelegt. Bei Verwendung einer Eigenschaft des Objekts bzw. Organisationseinheit, werden die Teilnehmer erst während der Laufzeit des Workflows aufgelöst (wenn die entsprechende Aktivität den Status „Kann beginnen“ erhält).
  • Wenn die Eigenschaft des Objekts einwertig ist und eine Organisationseinheit enthält, erhalten alle der Organisationseinheit direkt zugeordneten Benutzer jeweils eine Aktivität. Untergeordnete Organisationseinheiten werden nicht berücksichtigt.
  • Wenn die Eigenschaft des Objekts mehrwertig ist, erhalten alle direkt definierten Benutzer jeweils eine Aktivität. Zusätzlich erhalten alle direkt definierten Organisationseinheiten jeweils eine gemeinsame Aktivität.

Einen vordefinierten Prozess ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Immer wiederkehrende Abläufe können mit vordefinierten Prozessen effizient abgebildet werden.

Um einen vordefinierten Prozess auf einem Objekt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
  2. Stellen Sie sicher, dass die im Prozess beteiligten Benutzer über die nötigen Rechte auf dem Objekt verfügen. Berechtigen Sie gegebenenfalls die Benutzer im zugehörigen Teamroom.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Neuen Prozess starten“.
  4. Klicken Sie auf „Prozess starten“, um den gewünschten Prozess direkt zu starten oder auf „Prozess öffnen“, um zuvor den Prozess zu sichten.

Die erste Aktivität wird im Arbeitsvorrat des definierten Teilnehmers abgelegt.

ArbeitsvorratPermanenter Link zu dieser Überschrift

Über den Arbeitsvorrat können die jeweiligen Aktivitäten abgearbeitet werden. Standardmäßig kann der Arbeitsvorrat über „Home“ bzw. über das Favoriten-Werkzeug erreicht werden.

Der Arbeitsvorrat besteht aus folgenden Listen (nur sichtbar, wenn mindestens ein Eintrag enthalten ist):

  • Zu tun
    Enthält die aktuellen Aktivitäten zur Abarbeitung.
  • Frist
    Enthält Aktivitäten, die für einen bestimmten Zeitraum auf Frist gelegt wurden.
  • Zuletzt beendet
    Enthält erledigte Aktivitäten.
  • Betroffene Objekte
    Enthält Objekte von aktuellen Aktivitäten.
  • Nachverfolgung
    Enthält Objekte von bereits erledigten Aktivitäten.

Einen Arbeitsschritt einer Aktivität ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Aktivität kann aus einem oder mehreren Arbeitsschritten bestehen. Arbeitsschritte können sich unterschiedlich verhalten:

  • Ein oder mehrere Arbeitsschritte der Aktivität können so definiert sein, dass sie die Aktivität erledigen. Der Prozessablauf wird nach dem Ausführen des Arbeitsschritts fortgesetzt.
  • Ein Muss-Arbeitsschritt (fett dargestellt) muss ausgeführt werden, bevor die Aktivität erledigt werden kann. Falls nur noch Muss-Arbeitsschritte vorhanden sind, die auch die Aktivität erledigen, muss nur einer dieser Arbeitsschritte ausgeführt werden.
  • Ein wiederholbarer Arbeitsschritt kann öfters ausgeführt werden.

Um eine Arbeitsschritt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie im Arbeitsvorrat in die Liste „Zu tun“.
  2. Lokalisieren Sie die gewünschte Aktivität.
  3. Klicken Sie auf den gewünschten Arbeitsschritt. Abhängig vom Arbeitsschritt wird die entsprechende Aktion ausgeführt (z. B.: „Öffnen“ öffnet ein Dokument im entsprechenden Drittprodukt).

Eine Aktivität auf Frist legenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Aktivität kann auf Frist gelegt werden, um die Bearbeitung auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Dadurch wird die Aktivität von der Liste „Zu tun“ entfernt und in die Liste „Frist“ verschoben. Nach Ablauf der Frist wird die jeweilige Aktivität wieder in der Liste „Zu tun“ des Arbeitsvorrats angezeigt.

Um eine Aktivität auf Frist zu legen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie über den Arbeitsvorrat in die gewünschte Aktivität.
  2. Führen Sie die Aktion „Auf Frist legen“ aus.
  3. Geben Sie den gewünschten Zeitraum ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Durch Ausführen der Aktion „Aktivieren“ kann die Aktivität vorzeitig wieder in die Liste „Zu tun“ verschoben werden.

Eine Aktivität zuteilenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Benutzer kann eine Aktivität einem anderen Benutzer zuteilen und dadurch die Erledigung delegieren.

Um einem Benutzer eine Aktivität zuzuteilen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie über den Arbeitsvorrat in die gewünschte Aktivität.
  2. Führen Sie die Aktion „Zuteilen“ aus.
  3. Wählen Sie einen Teilnehmer aus und klicken Sie auf „Weiter“.

Die Aktivität wird im Arbeitsvorrat des ausgewählten Teilnehmers abgelegt.

Eine Aktivität einfügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Über den Kontextmenübefehl „Neue Aktivitäten einfügen“ einer Aktivität können Sie ad hoc weitere Aktivitäten in den Prozess einfügen. Durch das Einfügen neuer Aktivitäten wird die aktuelle Aktivität erledigt. Falls noch Muss-Arbeitsschritte der aktuellen Aktivität offen sind, erhalten Sie die Aktivität wieder in den Arbeitsvorrat, sobald die eingefügten Aktivitäten abgearbeitet wurden.

Aktivitäten auf einem Objekt einsehenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Aktivitäten eines Objekts einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
  2. Führen Sie die Aktion „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Aktivitäten“.
  4. Es werden alle aktuellen, geplanten und erledigten Aktivitäten angezeigt.

Hinweis: Die Registerkarte „Aktivitäten“ bzw. die Felder für die aktuellen, geplanten und erledigten Aktivitäten sind nur sichtbar, wenn mindestens eine Aktivität vorhanden ist.

ProzessstatistikenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht Ihnen eine Vielzahl an Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten.

In den Organisationsrichtlinien können Sie auf der Registerkarte „Prozesse“ die Prozessadministratoren festlegen. Die Statistiken können angezeigt werden für:

  • Prozessadministratoren
    Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse und Ad-hoc-Prozesse der Organisation.
  • Prozesseigentümer
    Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse, bei denen der Benutzer als Prozesseigentümer hinterlegt ist.
    Hinweis: Der Prozesseigentümer kann auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ eines BPMN-Prozessdiagramms definiert werden.

Zu den Prozessstatistiken gelangen Sie über Ihren Arbeitsvorrat. Die Statistiken stehen für folgende drei Ebenen zur Verfügung: allgemeine Übersicht, Prozessdefinition, spezifischer Prozess.

Allgemeine Übersicht

  • Prozessstatistiken
    Bietet eine Übersicht über die Anzahl der laufenden Prozesse und der Prozesse in Verzug.
  • Prozessdurchsatz
    Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse je Prozessdefinition
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Prozessdefinitionen der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten der laufenden Prozesse
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten in Verzug
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug befinden.
  • Beginndatum der laufenden Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten Zeitraum.
  • Fälligkeit der Aktivitäten
    Zeigt die Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet werden müssen.

Bezogen auf eine Prozessdefinition

  • Prozessdurchsatz
    Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
  • Aktivitäten der laufenden Prozesse
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten in Verzug
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug befinden.
  • Beginndatum der laufenden Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten Zeitraum.
  • Fälligkeit der Aktivitäten
    Zeigt die Anzahl der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet werden müssen.
  • Prozesse
    Zeigt alle Prozesse (auch z. B. abgeschlossene Prozesse) der Prozessdefinition.

Bezogen auf einen Prozess

  • Laufzeit
    Zeigt die Laufzeit des Prozesses in Tagen im Vergleich zur durchschnittlichen Laufzeit der zugrundeliegenden Prozessdefinition.
  • Aktivitäten
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten des Prozesses.
  • Übersicht
    Zeigt die wichtigsten Metadaten des Prozesses.

Hinweis: Über die Aktion „Einstellungen“ kann der Zeitraum (von letzte Woche bis letztes Jahr) der zeitabhängigen Statistiken festgelegt werden.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Kontomenü (Ihr Benutzername) finden Sie unter „Workflow“ die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

Registerkarte „Persönliche Einstellungen“

  • E-Mail-Benachrichtigung für
    Sie können die Workflow-Ereignisse festlegen, bei denen Sie per E-Mail informiert werden möchten.
  • Tabellarischen Modus für Vorschreibungen verwenden
    Legt fest, ob bei Vorschreibungen der grafische oder tabellarische Prozesseditor angezeigt wird. Der tabellarische Prozesseditor ist insbesondere für Benutzer gedacht, die auf Tastaturbedienung angewiesen sind.
  • Termine als Zeitspanne in Tagen angeben (anstatt eines Datums)
    Legt fest, ob Termine als Zeitspanne in Tagen anstatt eines Datums angegeben werden.
  • Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Welcome-Screen anzeigen
    Legt fest, ob Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Arbeitsvorrat im Welcome-Screen anzeigt werden.
  • Nach dem Beenden einer Aktivität automatisch die nächste Aktivität öffnen
    Legt fest, ob beim Beenden einer Aktivität direkt die nächste Aktivität geöffnet wird, oder ob zurück in die Zu-tun-Liste navigiert wird.
  • Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse
    Enthält Ihre persönlichen Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse. Falls Sie eine Vorlage nicht mehr benötigen können Sie diese entfernen.
  • Vordefinierte BPMN-Prozesse
    Enthält Ihre persönlichen, zur Ausführung freigegebenen BPMN-Prozesse.

Registerkarte „Vordefinierte Einstellungen“

  • Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse
    Enthält vordefinierte Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse.
  • Vordefinierte BPMN-Prozesse
    Enthält vordefinierte, zur Ausführung freigegebene BPMN-Prozesse.

Geschäftsprozesse mit BPMN 2.0 modellierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch die Unterstützung von BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) können Sie Geschäftsprozesse modellieren und von den Vorteilen einer plattformunabhängigen Notation profitieren. Die erstellten Prozessdiagramme können mithilfe der Fabasoft Private Cloud Workflow-Engine direkt ausgeführt werden.

Ein BPMN-Prozessdiagramm erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

BPMN-Prozessdiagramme dienen zur Modellierung von Geschäftsprozessen, die direkt ausgeführt werden können.

Um ein Prozessdiagramm zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Neu“.
  3. Wählen Sie in der Kategorie „BPMN-Modellierung“ den Eintrag „BPMN-Prozessdiagramm“ aus.
  4. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Öffnen“.
  6. Modellieren Sie den gewünschten Prozess und klicken Sie auf „Weiter“.
    Hinweis: Nähere Informationen zum Arbeiten mit dem BPMN-Editor finden Sie im nächsten Kapitel.

Mit dem BPMN-Editor arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im grafischen BPMN-Editor können Sie neben der Modellierung des Prozesses auch Zuordnungen zum Beispiel zu Cloud-Benutzern und -Aktivitäten treffen, um den Prozess mit der Workflow-Engine direkt ausführen zu können.

Der BPMN-Editor gliedert sich in drei Bereiche. Im linken Bereich befinden sich die BPMN-Elemente, die per Drag-and-drop in den mittleren Zeichenbereich gezogen werden können. Der rechte, standardmäßig zugeklappte Bereich zeigt Eigenschaften zu dem im Zeichenbereich aktuell markierten Element. Hier kann auch die Zuordnung zu Cloud-Benutzern und -Aktivitäten für die Ausführung getroffen werden.

Mit den Tastenkombinationen Strg + Z und Strg + Y können Aktionen rückgängig gemacht bzw. wiederholt werden. Strg + S kann zum Zwischenspeichern verwendet werden. Für das Kopieren, Ausschneiden, Einfügen und Entfernen von Elementen stehen die Tastenkombinationen Strg + C, Strg + X, Strg + V und Entf zur Verfügung. Die Ausführbarkeit des Prozesses kann mithilfe der Schaltfläche „Ausführbarkeit überprüfen“ überprüft werden.

Ausführbare Prozesse müssen bzw. können folgende Elemente enthalten:

  • Pool
    Der Pool umfasst die Aktivitäten einer abgegrenzten Einheit (z. B. einer Organisation). Genau ein Pool pro Prozessdiagramm kann zur Ausführung gebracht werden. Somit muss die Eigenschaft Ist ausführbar für einen Pool auf „Ja“ gesetzt sein.
    Über die Eigenschaft Verwendbar für können Prozesse auf Objektklassen und Kategorien eingeschränkt werden. Somit werden Prozesse nur angeboten, wenn sie für das Objekt, auf dem sie ausgeführt werden sollen, Sinn ergeben. Bei der Auswahl von Aktivitäten für Aufgaben im BPMN-Editor werden ebenfalls nur Aktivitäten angeboten, die der Verwendbarkeit des BPMN-Prozessdiagramms entsprechen. Wenn der Prozess auf eine Kategorie eines benutzerdefinierten Formulars eingeschränkt ist, können die definierten Felder im Bedingungseditor verwendet werden.
  • Lane
    Lanes repräsentieren Zuständigkeiten. Einer Lane kann ein Fabasoft Private Cloud Prozessteilnehmer zugeordnet werden. Beim Erstellen von Aufgaben werden die bei der Lane hinterlegten Werte als Standardwerte für die Aufgaben eingetragen und ermöglichen somit ein effizientes Arbeiten.
    Hinweis: Beim Erstellen eines Pools wird eine Lane implizit miterzeugt.
  • Startereignis
    Mit einem Startereignis beginnt der Prozessfluss. Zu Dokumentationszwecken können alle Arten von Startereignissen in ausführbaren Prozessen verwendet werden. Die Art des Startereignisses hat jedoch keine Auswirkung auf die Ausführung des Prozesses.
  • Endereignis
    Mit einem Endereignis endet der Prozessfluss.
  • Terminierungs-Endereignis (optional)
    Bricht den gesamten Prozess ab und der Prozess wird als erledigt gekennzeichnet.
  • Fehler-Endereignis (optional)
    Bricht den gesamten Prozess ab und der Prozess wird als abgebrochen gekennzeichnet.
  • Aufgabe
    Eine Aufgabe repräsentiert eine im Prozess zu erledigende atomare Arbeitseinheit. Aktuell werden Aufgaben mit Aufgabentyp „Benutzer“ unterstützt. Der Aufgabe müssen eine Fabasoft Private Cloud Aktivität und ein oder mehrere Teilnehmer zugewiesen werden. Bei der Durchführung eines Prozesses werden die Aufgaben mit dem im BPMN-Editor definierten Namen im Arbeitsvorrat der definierten Teilnehmer angezeigt.
    Für Aufgaben kann ein Schleifentyp festgelegt werden.
    • Keine Schleife
      Von der definierten Aktivität wird eine Instanz erzeugt, die den definierten Teilnehmern im Arbeitsvorrat angeboten wird. Der erste Teilnehmer, der die Bearbeitung beginnt, übernimmt die Aktivität. Die Aktivität wird aus allen anderen Arbeitsvorräten entfernt.
    • Standard
      Aufgaben werden in einer Schleife durchlaufen. Die Schleifenbedingung kann entweder vor dem Durchlauf oder nach dem Durchlauf überprüft werden. Die maximale Anzahl an Durchläufen kann ebenfalls bestimmt werden.
    • MI parallel
      Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Teilnehmer eigene Instanzen erzeugt und parallel in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Teilnehmer müssen die Aktivität bearbeiten.
    • MI sequenziell
      Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Teilnehmer eigene Instanzen erzeugt und sequenziell in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Teilnehmer müssen nacheinander die Aktivität bearbeiten.
  • Sequenzfluss
    Ein Sequenzfluss beschreibt die Reihenfolge der Ereignisse, Aufgaben und Gateways. Bei einem Sequenzfluss (ausgehend von einem Gateway) kann ein Bedingungsausdruck als Fabasoft app.ducx Expression hinterlegt werden. Dieser kann entweder direkt in das Textfeld eingegeben werden oder mithilfe des Bedingungseditors definiert werden.
  • Gateway (optional)
    Ein Gateway ermöglicht eine Fallunterscheidung oder Parallelisierung im Prozess. Aktuell werden datenbasierte exklusive Gateways und parallele Gateways unterstützt.
  • Teilprozess (optional)
    Ein Teilprozess dient zur Kapselung von Komplexität. Teilprozesse können verschachtelt und in einer Schleife (Typ „Standard“) durchlaufen werden. Die Schleifenbedingung kann entweder vor dem Durchlauf oder nach dem Durchlauf überprüft werden. Die maximale Anzahl an Durchläufen kann ebenfalls bestimmt werden.
    • Aufgeklappter Teilprozess
      Ein aufgeklappter Teilprozess ist im Prozess eingebettet und gliedert diesen.
    • Zugeklappter Teilprozess
      Ein zugeklappter Teilprozess verweist auf eigenständige BPMN-Prozessdiagramme, das somit wiederverwendbar ist.
  • Artefakte und Datenobjekte (optional)
    Zu Dokumentationszwecken können alle Artefakte und Datenobjekte in ausführbaren Prozessen verwendet werden. Diese haben jedoch keine Auswirkung auf die Ausführung des Prozesses.

Hinweis: Go-to-Sequenzflüsse können aktuell nicht ausgeführt werden.

Ein BPMN-Prozessdiagramm hochladen und herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können BPMN-Prozessdiagramme importieren und exportieren. Wenn es sich um ausführbare Prozessdiagramme handelt, müssen ev. die Zuweisungen zu Cloud-Benutzern und -Aktivitäten angepasst werden, wenn im Zielsystem die Objekte nicht vorhanden sind.

Um ein Prozessdiagramm hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das Prozessdiagramm und führen Sie die Aktion „Eigenschaften“ aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ auf die Schaltfläche „Auswählen“.
  3. Geben Sie den Pfad zur Prozessdiagramm-XML-Datei ein, und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die Änderungen zu speichern.

Um ein Prozessdiagramm herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das Prozessdiagramm und führen Sie die Aktion „Herunterladen“ aus.
  2. Es wird eine ZIP-Datei heruntergeladen, die das Prozessdiagramm als XML-Datei enthält.

Einen BPMN-Prozess zur Ausführung freigebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um BPMN-Prozesse ausführen zu können, müssen diese über die Aktion „Prozess zur Ausführung freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann entweder nur für den Benutzer selbst erfolgen (Testzwecke) oder für Organisationen, Organisationseinheiten, Teams bzw. externe Organisationen. Um die Freigabe für Organisationselemente durchführen zu können, müssen Sie Organisationsadministrator sein oder über eine Organisationsrichtlinie zur Verwaltung des entsprechenden Organisationselements berechtigt sein. Für Organisationseinheiten können Benutzer mit der Rolle „Leiter“ ebenfalls die Freigabe durchführen.

Um einen Prozess freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das Prozessdiagramm und führen Sie die Aktion „Prozess zur Ausführung freigeben“ aus.
  2. Falls syntaktische Fehler im Prozessdiagramm gefunden wurden, die eine Ausführung verhindern würden, können Sie sich die Fehler anzeigen lassen und beheben.
  3. Falls keine syntaktischen Fehler gefunden wurden, markieren Sie die Organisationen bzw. Organisationseinheiten, für die der Prozess freigegeben werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.

Freigegebene Prozesse können anhand des Symbols einfach identifiziert werden. Auf der Registerkarte „Prozessausführung“ werden im Feld Zur Ausführung freigegeben alle freigegebenen Instanzen angezeigt.

Die Freigabe kann durch ein erneutes Ausführen der Aktion und entfernen der Häkchen bei den entsprechenden Einträgen wieder aufgehoben werden.

Bei einer erneuten Freigabe laufen bereits gestartete Prozesse entsprechend des alten Prozessstands weiter. Neue Prozesse werden auf Basis des aktuell freigegebenen Stands initiiert.