Beschaffung

Das Beschaffungsmanagement ermöglicht einen effizienten, digitalen Beschaffungsprozess durchzuführen. Mithilfe von Formularen und Prozessen kann das Beschaffungsmanagement an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden. In der folgenden Beschreibung wird von einem Standard-Beschaffungsprozess ausgegangen (siehe Kapitel „Beschaffungsprozess“).

Hinweis: Verfügbar in der Fabasoft Cloud Superior. Das Beschaffungsmanagement muss gegebenenfalls von einem Organisationsadministrator aktiviert werden (Organisation > Lizenzen > Editionen und Apps > Beschaffung mit Zuordnung Konfiguriert (inaktiv) > Aktion „Aktivieren“).

Dashboard

Das Beschaffungs-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Beschaffungsmanagement.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Beschaffungs-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das Beschaffungs-Dashboard (Einkauf, Rechnungswesen) gliedert sich in folgende Bereiche:

• Bedarfsanforderungen
  Zeigt die Bedarfsanforderungen von den Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  Mögliche Aktion: Bedarfsanforderung erzeugen
• Bestellungen
  Zeigt die Bestellungen von den Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  Mögliche Aktion: Bestellung erzeugen
• Wareneingänge
  Zeigt die Wareneingänge von den Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  Mögliche Aktionen: Hochladen, Scannen und Wareneingang erzeugen
• Rechnungen
  Zeigt die Rechnungen von den Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  Mögliche Aktionen: Hochladen, Scannen und Rechnung erzeugen
• Zuletzt verwendet
  Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Objekte.
• Ablagen
  Zeigt alle Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.

Hinweis: Es werden nur Objekte angezeigt, die nicht archiviert wurden.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Bedarfsanforderung erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Bedarfsanforderung erzeugen“ können Sie eine Bedarfsanforderung erzeugen und somit einen Beschaffungsprozess starten.
• Wareneingang erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Wareneingang erzeugen“ können Sie einen Wareneingang erzeugen, der einer Bestellung zugeordnet werden muss.
• Rechnung erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Rechnung erzeugen“ können Sie eine Rechnung erzeugen, die einer Bestellung zugeordnet werden muss.
• Zur Konfiguration wechseln
  Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die zum Dashboard zugehörige Konfiguration anzeigen.
• Einstellungen
  Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

Hinweis: Als Mitarbeiter sehen Sie nur das Widget „Bedarfsanforderungen“ mit Ihren eigenen Bedarfsanforderungen.

Konfiguration

In der Beschaffungs-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Ablagen, Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.

Bereiche

Die Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:

• Ablagen
  Zeigt die verfügbaren Ablagen.
• Artikelgruppen
  Zeigt die verfügbaren Artikelgruppen. Über folgende Felder können Artikelgruppen die Beschaffungsprozess beeinflussen:
  • Fachabteilung
    Die Fachabteilung kann im Beschaffungsprozess für die Ermittlung der Prozessteilnehmer verwendet werden.
  • Direktbestellung möglich
    Legt fest, ob eine Direktbestellung ohne Weiterleitung an den Einkauf möglich ist (beeinflusst die Arbeitsschritte der Aktivität „Bedarfsanforderung genehmigen“).
  • Lager möglich
    Legt fest, ob sich die Artikelgruppe im Lager befinden kann (beeinflusst die Arbeitsschritte der Aktivität „Bedarfsanforderung genehmigen“).
  • Lagerverantwortliche
    Lagerverantwortliche können im Beschaffungsprozess für die Ermittlung der Prozessteilnehmer verwendet werden.
  • Artikelgruppe abschließen
    Legt fest, ob die Artikelgruppe für neue Bedarfsanforderungen verwendet werden darf.
  • Änderungsberechtigt für Bedarfsanforderungen dieser Artikelgruppe
    Der Änderungszugriff auf einzelne Bedarfsanforderungen mit dieser Artikelgruppe kann über dieses Feld erweitert werden.
  • Leseberechtigt für Bedarfsanforderungen dieser Artikelgruppe
    Der Lesezugriff auf einzelne Bedarfsanforderungen mit dieser Artikelgruppe kann über dieses Feld erweitert werden.
  • Standard-Kategorien
    Überschreibt die Einstellung der Konfiguration und Ablage für Bedarfsanforderungen dieser Artikelgruppe.
  • Standard-Prozesse
    Überschreibt die Einstellung der Konfiguration und Ablage für Bedarfsanforderungen dieser Artikelgruppe.
• Lieferanten
  Lieferanten werden im Kontaktmanagement (siehe Kapitel „Kontaktmanagement“) verwaltet. Sie können in diesem Widget weitere Lieferanten erzeugen, die jedoch einem Kontaktraum zugeordnet werden.
• Bestellende Firmen
  Firmen werden im Kontaktmanagement (siehe Kapitel „Kontaktmanagement“) verwaltet. Sie können in diesem Widget weitere Firmen erzeugen, die jedoch einem Kontaktraum zugeordnet werden.
• Die allgemeinen Bereiche finden Sie im Kapitel „Konfigurationen“.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Ablage erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Ablage erzeugen“ können Sie eine neue Ablage definieren.
• Artikelgruppe erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Artikelgruppe erzeugen“ können Sie eine neue Artikelgruppe definieren.
• Übersetzungen
  Mithilfe der Aktion „Übersetzungen“ kann eine CSV-Datei mit den mehrsprachigen Namen der Customizing-Objekte exportiert bzw. importiert werden. Dadurch ist eine externe Übersetzung möglich.
• Einstellungen
  Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.

Einstellungen

Registerkarte „Beschaffungs-Konfiguration“

• Bedarfsanforderungen archivieren
  Legt fest, ob Bedarfsanforderungen archiviert werden.
• Archiveinstellung für Bedarfsanforderungen
  Legt fest, mit welchem Status und nach welchem Zeitraum Bedarfsanforderungen archiviert werden.
• Bestellungen archivieren
  Legt fest, ob Bestellungen archiviert werden.
• Archiveinstellung für Bestellungen
  Legt fest, mit welchem Status und nach welchem Zeitraum Bestellungen archiviert werden.

Weitere Registerkarten

• Die weiteren Einstellungen finden Sie im Kapitel „Konfigurationen“.

Ablage

Ablagen dienen zur Verwaltung von Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“).

Bereiche

Die Ablage gliedert sich in folgende Bereiche:

• Bedarfsanforderungen
  Zeigt die Bedarfsanforderungen der Ablage.
  Mögliche Aktion: Bedarfsanforderung erzeugen
• Bestellungen
  Zeigt die Bestellungen der Ablage.
  Mögliche Aktion: Bestellung erzeugen
• Wareneingänge
  Zeigt die Wareneingänge der Ablage.
  Mögliche Aktionen: Hochladen, Scannen und Wareneingang erzeugen
• Rechnungen
  Zeigt die Rechnungen der Ablage.
  Mögliche Aktionen: Hochladen, Scannen und Rechnung erzeugen

Einstellungen

Registerkarte „Ablage“

• Ablage abschließen
  In abgeschlossenen Ablagen können keine neuen Bedarfsanforderungen erzeugt werden.

Weitere Registerkarten

• Die weiteren Einstellungen finden Sie im Kapitel „Ablagen“.

Zugriffsrechte

• Alle Rechte
  Benutzer mit allen Rechten können Benutzer berechtigen, Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen verwalten und Einstellungen der Ablage bearbeiten.
• Rechnungswesen
  Das Rechnungswesen hat Änderungsrechte auf Bestellungen und Rechnungen, jedoch nur Leserechte auf Bedarfsanforderungen und Wareneingänge.
• Einkauf
  Der Einkauf hat Änderungsrechte auf Bedarfsanforderungen, Wareneingänge und Bestellungen, jedoch nur Leserechte auf Rechnungen.
• Benutzer
  Benutzer können Bedarfsanforderungen erzeugen und auf die selbst erzeugten Bedarfsanforderungen zugreifen.

Bedarfsanforderung

Mithilfe von Bedarfsanforderungen können Mitarbeiter einen Beschaffungsprozess beginnen. Nach dem Erzeugen der Bedarfsanforderung ist der Status der Bedarfsanforderung „In Vorbereitung“ und der Benutzer erhält die Aktivität „Bedarfsanforderung vorbereiten“ im Arbeitsvorrat.

Folgende Felder stehen standardmäßig zur Verfügung (können durch benutzerdefinierte Formulare erweitert werden):

Registerkarte „Bedarfsanforderung“

• Ablage
  Wenn mehrere Ablagen zur Verfügung stehen, kann beim Erzeugen eine ausgewählt werden.
• Leistung/Material
  Beschreibt die angeforderte Leistung bzw. das angeforderte Material.
• Menge
  Legt die Menge fest.
• Artikelgruppe
  Die Artikelgruppe kann die zur Verfügung stehenden Felder und den Beschaffungsprozess beeinflussen.
• Gesamtkosten (netto)
  Legt die Gesamtkosten der Bedarfsanforderung fest.
• Begründung (wer/wofür)
  Die Begründung für die Bedarfsanforderung kann als Freitext erfasst werden.
• Beschreibung
  Eine weiterführende Beschreibung kann als Freitext erfasst werden.
• Lieferant
  Definiert den Lieferanten.
• Dokumente
  Es können Dokumente, wie zum Beispiel Angebote, hinterlegt werden.
• Anmerkungen
  Definiert die Anmerkungen für die Bedarfsanforderung.

Registerkarte „Lieferung“

• Organisation
  Das Feld wird vorinitialisiert und angezeigt, wenn über den externen Schlüssel, der bei der Planstelle des aktuellen Benutzers hinterlegten Firma eine „Bestellende Firma“ aus der Konfiguration ermittelt werden kann. Ansonsten ist das Feld nicht sichtbar.
• Benutzer
  Zeigt den bestellenden Benutzer.
• Lieferadresse
  Definiert die Lieferadresse für die Bedarfsanforderung.

Bestellung

Nachdem eine Bedarfsanforderung genehmigt wurde, kann vom Einkauf eine Bestellung erstellt werden. Dazu erhält der verantwortliche Benutzer die Aktivität „Bedarfsanforderung bearbeiten“ im Arbeitsvorrat. Über den Arbeitsschritt „Bestellung erzeugen“ kann eine Bestellung erzeugt werden.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Bestellnummer
  Definiert die Bestellnummer.
• Bestellende Firma
  Definiert die bestellende Firma.
• Bestelldokumente
  Die hinterlegten Bestelldokumente können in weiterer Folge an den Lieferanten versendet werden.
• Lieferant
  Definiert den Lieferanten.
• Voraussichtliches Lieferdatum
  Definiert das voraussichtliche Lieferdatum.
• Bedarfsanforderung
  Die Bestellung muss einer Bedarfsanforderung zugeordnet sein.
• Benutzer
  Zeigt den Benutzer, der die Bedarfsanforderung erstellt hat.
• Organisation
  Wenn definiert, wird die Organisation von der Bedarfsanforderung übernommen.
• Beschreibung
  Definiert die Beschreibung.
• Menge
  Definiert die bestellte Menge.
• Leistung/Material
  Definiert die bestellte Leistung bzw. das bestellte Material.
• Artikelgruppe
  Zeigt die Artikelgruppe der Bedarfsanforderung.
• Gesamtkosten (netto)
  Definiert die Gesamtkosten der Bestellung.
• Dokumente
  Bei der Bestellung können weitere Dokumente hinterlegt werden.
• Anmerkungen
  Definiert die Anmerkungen der Bestellung.

Über die Aktionen „Hochladen“ bzw. „Scannen“ können Bestelldokumente, Wareneingänge und Rechnungen zur Bestellung hinzugefügt werden.

Über die Aktivität „Bestellung bearbeiten“ und den Arbeitsschritt „Bestellung versenden“ kann direkt eine E-Mail mit der Bestellung an den Lieferanten gesendet werden. Vorhandene Daten wie E-Mail-Adresse und Bestelldokument werden automatisch vorausgewählt und können gegebenenfalls noch bearbeitet werden.

Nachdem die entsprechenden Wareneingänge und Rechnungen zugeordnet wurden, kann die Bestellung mit dem Arbeitsschritt „Erledigt“ abgeschlossen werden.

Wareneingang

Für eine Lieferung kann im Widget „Wareneingänge“ ein Wareneingang erzeugt werden, der einer Bestellung zugeordnet wird.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Name
  Der Name des Wareneingangs.
• Bestellung
  Der Wareneingang muss einer Bestellung zugeordnet sein.
• Artikelgruppe
  Zeigt die Artikelgruppe der Bestellung.
• Voraussichtliches Lieferdatum
  Zeigt das voraussichtliche Lieferdatum der Bestellung.
• Lieferant
  Zeigt den Lieferanten der Bestellung.
• Lieferdatum
  Definiert das tatsächliche Lieferdatum.
• Art der Lieferung
  Legt die Art der Lieferung (z. B. Teillieferung) fest.
• Seriennummer
  Definiert eine Seriennummer für den Wareneingang.
• Inventarnummer
  Definiert eine Inventarnummer für den Wareneingang.
• Lieferschein
  Lieferscheine können als Dokument hinzugefügt werden.
• Lagerort
  Definiert den Lagerort für die Ware.

Rechnung

Für eine Lieferung kann im Widget „Rechnungen“ eine Rechnung erzeugt werden, die einer Bestellung zugeordnet wird.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Name
  Der Name der Rechnung.
• Bestellung
  Die Rechnung muss einer Bestellung zugeordnet sein.
• Artikelgruppe
  Zeigt die Artikelgruppe der Bestellung.
• Rechnungsnummer
  Definiert die Rechnungsnummer.
• Datum
  Legt das Datum der Rechnung fest.
• Gesamtkosten (netto)
  Definiert die Gesamtkosten der Rechnung.
• Lieferant
  Legt den Lieferanten fest.
• Dokumente
  Die Rechnung kann als Dokument hinzugefügt werden.

Registrieren

Dokumente können als Bestelldokumente, Wareneingänge oder Rechnungen registriert werden. Dies erfolgt entweder über die entsprechenden Arbeitsschritte im Arbeitsvorrat oder über den Kontextmenübefehl „Registrieren als“. Dabei können die entsprechenden Metadaten für die Dokumente erfasst werden.

Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess unterscheidet sich von Organisation zu Organisation. Daher müssen Sie die benötigten BPMN-Prozesse selbst definieren.

Grundsätzlich gilt: Der Ablauf des Beschaffungsworkflows beginnt mit der Bedarfsanforderung eines Mitarbeiters und durchläuft definierte Genehmigungen durch Vorgesetzte. Liegen die entsprechenden Genehmigungen vor, so kann vom Einkauf die Bestellung durchgeführt werden. Mit dem Wareneingang wird der Lieferschein zur Bestellung abgelegt. Die Rechnung wird ebenfalls zur Bestellung abgelegt.

Insbesondere folgende Aktivitätsdefinitionen können für den Beschaffungsprozess verwendet werden:

• Bedarfsanforderung vorbereiten
  Mit dieser Aktivität kann der Ersteller der Bedarfsanforderung diese nochmals überprüfen und zur Genehmigung weiterleiten.
  • Öffnen
  • Weiterleiten zur Genehmigung (Folgestatus: Zur Genehmigung)
  • Verwerfen (Folgestatus: Verworfen)
• Bedarfsanforderung genehmigen
  Der für die Genehmigung verantwortlichen Benutzer (z. B. der Vorgesetzte) kann die Bedarfsanforderung genehmigen.
  • Öffnen
  • Weitere Informationen erforderlich
  • Genehmigen (Folgestatus: Genehmigt)
  • Ablehnen (Folgestatus: Abgelehnt)
• Bedarfsanforderung genehmigen (Fachbereich)
  Der für die Genehmigung verantwortlichen Fachbereich kann die Bedarfsanforderung genehmigen bzw. bei entsprechender Artikelgruppe „Lagerstand prüfen“ (der Lagerverantwortliche erhält eine Aktivität) bzw. „Direktbestellung“ (keine Weiterleitung an den Einkauf) auswählen.
  • Öffnen
  • Weitere Informationen erforderlich
  • Lagerstand prüfen (Folgestatus wenn lagernd: Lagernd)
  • Direktbestellung (Folgestatus: Bestellt)
  • Genehmigen (Folgestatus: Genehmigt)
  • Ablehnen (Folgestatus: Abgelehnt)
• Bedarfsanforderung bearbeiten
  Ermöglicht das erzeugen einer Bestellung. Die Aktivität kann erst erledigt werden, wenn mindestens eine Bestellung erzeugt und erledigt wurde.
  • Öffnen
  • Weitere Informationen erforderlich
  • Bestellung erzeugen
  • Erledigt (Folgestatus: Bestellt)
• Bestellung bearbeiten
  Ermöglicht das Versenden der Bestellung.
  • Öffnen
  • Bestellung versenden
  • Stornieren
  • Erledigt
• Weitere Informationen erforderlich
  Wenn bei den anderen Aktivitäten der Arbeitsschritt „Weitere Informationen erforderlich“ ausgeführt wird, wird diese Aktivität vorgeschrieben.
  • Öffnen
  • Antworten
  • Verwerfen

Der Bearbeitungsstatus der Bedarfsanforderung kann für die Fallunterscheidungen im Beschaffungsprozess verwendet werden:

• In Vorbereitung
• Zur Genehmigung
• Genehmigt
• Verworfen
• Abgelehnt
• Lagernd
• Bestellt