2019 Winter Release

KontaktmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Kontaktmanagement ermöglicht Kontakte zu erstellen und in Kontakträumen zu verwalten (nur Enterprise und höher; muss vom Fabasoft Cloud Support freigeschaltet werden). Anhand von benutzerdefinierten Kriterien können Adresslisten definiert werden, die zum Beispiel für den Versand von Newslettern exportiert werden können.

Kontakte können entweder Kontaktpersonen oder Organisationen sein. Organisationen, im Sinne von Kontakten, sind nicht mit Cloud-Organisationen (Verwaltung von Benutzern) zu verwechseln. Der Duplikatsabgleich unterstützt bei der Vermeidung von unterschiedlichen Datenbeständen.

Spezielle Eigenschaftswerte von Kontakten (z. B. Anrede, Adresse, Telefonnummer usw.) können unterschiedlichen Kontakträumen zugewiesen werden und sind somit nur von den in den jeweiligen Kontakträumen berechtigten Benutzern einsehbar. Somit lässt sich zum Beispiel realisieren, dass die geschäftlichen Kontaktdaten von Mitarbeitern für alle Mitarbeiter zugänglich sind, die privaten Kontaktdaten aber nur der HR-Abteilung.

Für Anwendungsfälle wie Datentabelle kopieren oder Kontakte exportieren werden Auditlog-Einträge geschrieben. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Auditing“.

Kontakte-DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Kontakte-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Kontaktmanagement.

Wenn Sie als Kontakte-Benutzer zu einer Kontakte-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als Kontakte-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das Kontakte-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Zuletzt verwendete Kontakte
    Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Kontaktpersonen und Organisationen.
  • Kontakträume
    Zeigt die Kontakträume, in denen die Kontakte verwaltet werden. Jeder Kontaktraum definiert einen eigenen Rechtekontext.
  • Adresslisten
    Zeigt alle Adresslisten. In Adresslisten können Kontakte von verschiedenen Kontakträumen gesammelt und exportiert werden.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Kontaktraum erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Kontaktraum erzeugen“ können Sie als Kontakte-Administrator neue Kontakträume anlegen.
  • Zur Konfiguration wechseln
    Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die zum Dashboard zugehörige Konfiguration anzeigen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Kontakte-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

Kontakte-KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Kontakte-Konfiguration können Sie als Kontakte-Administrator Einstellungen zu den Metadaten von Kontakten festlegen. Zusätzlich können Sie Benutzer festlegen, die das Kontaktmanagement verwenden dürfen.

Kontakte-Konfigurationen können über die Cloud-Organisation von Cloud-Organisations-Eigentümern, -Administratoren und -Zahlungsberechtigten erzeugt werden. Die darin festgelegten Kontakte-Administratoren dürfen die entsprechenden Kontakte-Konfigurationen bearbeiten.

Hinweis: Als Kontakte-Administrator können Sie über das Kontakte-Dashboard zur zugeordneten Konfiguration wechseln.

Das Kontakte-Konfigurations-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Kontakträume
    Zeigt die Kontakträume, in denen die Kontakte verwaltet werden. Jeder Kontaktraum definiert einen eigenen Rechtekontext.
  • Kategorien
    Zeigt die Kategorien, die den Kontakten zugeordnet werden können. Dient insbesondere zur Ablage von Formular-Kategorien, die die Kontakte um benutzerdefinierte Eigenschaften erweitern.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie Einstellungen zu den Metadaten von Kontakten festlegen.
  • Team
    Mithilfe der Aktion „Team“ können Sie Kontakte-Administratoren festlegen, die die Konfiguration bearbeiten dürfen. Kontakte-Administratoren haben auf allen Kontakträumen alle Rechte. Kontakte-Benutzer sind berechtigt das Kontaktmanagement zu verwenden. Die jeweiligen Rechte werden über die Kontakträume festgelegt.
    Hinweis: Auf Basis der eingetragenen Benutzer werden die verbrauchten Lizenzen des Servicepakets berechnet.

In der Kontakte-Konfiguration können Sie folgende Einstellungen treffen:

Registerkarte „Kontaktperson“

  • Kontaktperson
    Legt fest, welche optionalen Kontaktperson-Metadaten bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.
  • Adresse
    Legt fest, welche optionalen Adress-Metadaten bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.
  • Organisation
    Legt fest, welche optionalen Organisations-Metadaten bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.
  • Weitere Informationen
    Legt fest, welche optionalen weiteren Informations-Metadaten bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.
  • Zustimmungserklärungen
    Legt fest, welche Felder bzgl. Zustimmungserklärungen zur Datenverarbeitung bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.

Registerkarte „Organisation“

  • Organisation
    Legt fest, welche optionalen Organisations-Metadaten bei einer Organisation angezeigt werden sollen.
  • Adresse
    Legt fest, welche optionalen Adress-Metadaten bei einer Organisation angezeigt werden sollen.

Registerkarte „Vordefinierte Werte“

  • Beziehungsarten
    Legen Sie Werte fest, die für Beziehungsarten (z. B. Geschäftspartner) auswählbar sein sollen.
  • Branchen
    Legen Sie Werte fest, die für Branchen (z. B. Industrie) auswählbar sein sollen.
  • Funktionen
    Legen Sie Werte fest, die für Funktionen (z. B. Sachbearbeiter) auswählbar sein sollen.
  • Arten von sozialen Medien
    Legen Sie Werte fest, die für Arten von sozialen Medien (z. B. Facebook) auswählbar sein sollen.
  • Arten von weiteren Informationen
    Legen Sie Werte fest, die für Arten von weiteren Informationen (z. B. Hobby) auswählbar sein sollen.
  • Zustimmungserklärungen
    Legen Sie Werte fest, die für Arten von Zustimmungserklärungen (z. B. E-Mail) auswählbar sein sollen.
  • Standard-Kategorie für Kontaktpersonen
    Die Kategorie (z. B. eines benutzerdefinierten Formulars) wird Kontaktpersonen beim Erzeugen zugeordnet. Es können nur Kategorien ausgewählt werden, die in der Konfiguration definiert wurden.
  • Standard-Kategorie für Organisationen
    Die Kategorie (z. B. eines benutzerdefinierten Formulars) wird Organisationen beim Erzeugen zugeordnet. Es können nur Kategorien ausgewählt werden, die in der Konfiguration definiert wurden.

Registerkarte „Extern verwaltete Felder“

  • Kontaktperson
    Die ausgewählten Metadaten werden bei einer Kontaktperson nur lesend angezeigt, wenn bei der Kontaktperson die Option Extern verwaltet ausgewählt ist. Dadurch können die Metadaten nicht mehr über die Benutzeroberfläche verändert werden, sondern nur noch über den Importmechanismus.
  • Organisation
    Die ausgewählten Metadaten werden bei einer Organisation nur lesend angezeigt, wenn bei der Organisation die Option Extern verwaltet ausgewählt ist. Dadurch können die Metadaten nicht mehr über die Benutzeroberfläche verändert werden, sondern nur noch über den Importmechanismus.

KontakträumePermanenter Link zu dieser Überschrift

Kontakträume dienen zur strukturierten Verwaltung der Kontakte und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“) und Standardkategorien (Aktion „Einstellungen“ > Registerkarte „Einstellungen“).

Sie können die Kontakte direkt im Kontaktraum auf oberster Ebene ablegen oder mit Ordnern eine weitere Strukturierung vornehmen. Spezielle Eigenschaftswerte von Kontakten (z. B. die Anrede) können unterschiedlichen Kontakträumen zugewiesen werden und sind somit nur von den in den jeweiligen Kontakträumen berechtigten Benutzern einsehbar.

Adresslisten ermöglichen das Zusammenstellen und Exportieren von Kontakten aus mehreren Kontakträumen.

Kontaktperson erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Kontaktperson zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Kontaktraum.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Kontaktperson erzeugen“.
  3. Geben Sie die Daten der Kontaktperson ein. Vorname und Nachname sind Muss-Felder.
  4. Klicken Sie optional auf die Schaltfläche „Weitere Felder anzeigen“, um alle verfügbaren Felder der Kontaktperson anzuzeigen.
  5. Klicken Sie auf „Erzeugen“.

Hinweis:

  • Wird keine Hauptorganisation bei der Kontaktperson hinterlegt, kann ein Organisationsname und die Funktion in der Organisation textuell vergeben werden.
  • Werden Organisationen bei der Kontaktperson hinterlegt, werden die Adressen und Telefonnummern der aktuellen Organisationen bei der Kontaktperson eingetragen.
  • Vor dem Erzeugen wird ein Duplikatsabgleich automatisch durchgeführt (siehe Kapitel „Duplikatsabgleich“).

Organisation erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Organisation zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Kontaktraum.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Organisation erzeugen“.
  3. Geben Sie die Daten der Organisation ein. Der Name ist ein Muss-Feld.
  4. Klicken Sie optional auf die Schaltfläche „Weitere Felder anzeigen“, um alle verfügbaren Felder der Organisation anzuzeigen.
  5. Klicken Sie auf „Erzeugen“.

Hinweis: Vor dem Erzeugen wird ein Duplikatsabgleich durchgeführt (siehe Kapitel „Duplikatsabgleich“).

DuplikatsabgleichPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Erzeugen bzw. Ändern von Kontakten wird überprüft, ob bereits ein entsprechender Kontakt vorhanden ist. Der Duplikatsabgleich wird nur mit Kontakten durchgeführt, auf die der Benutzer, der die Aktion durchführt, Zugriff hat. Wenn ein Duplikat gefunden wurde, kann in einem Dialog die Bereinigung bzw. Zusammenführung der Kontakte durchgeführt werden.

Kontaktpersonen werden als Duplikat erkannt, wenn

  • entweder die eingegebene E-Mail-Adresse bereits existiert und/oder
  • der eingegebene Vorname und Nachname bereits existieren.

Organisationen werden als Duplikat erkannt, wenn

  • entweder die eingegebene E-Mail-Adresse bereits existiert und/oder
  • der eingegebene Organisationsname bereits existiert.

Um einen Duplikatsabgleich durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Beim Erzeugen bzw. Ändern eines Kontakts wird automatisch ein Duplikatsabgleich durchgeführt. Falls ein Duplikat gefunden wird, wird ein Dialog geöffnet.
  2. Werte, die sich unterscheiden, werden hervorgehoben. Der neue Wert wird gelb hinterlegt, der alte Wert wird durchgestrichen dargestellt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zeile. Über die eingeblendeten Schaltflächen „Einfügen“, „Entfernen“, „Ersetzen“ bzw. „Verwerfen“ können Sie die Werte entsprechend anpassen. Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ können Sie eine Anpassung wieder verwerfen.
  3. Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie alle Konflikte aufgelöst haben.

Zuordnung von Kontakten ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Kontakte können einem anderen Kontaktraum zugeordnet werden. Dazu werden im Quell-Kontaktraum alle Rechte benötigt und im Ziel-Kontaktraum Änderungsrechte. Falls Sie nicht über die nötigen Rechte verfügen, kann auch der Änderungswunsch an einen andren Benutzer weitergeleitet werden.

Um einen Zuordnung von Kontakten zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Kontakt.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Kontakts auf „Zuordnung ändern“ (nur verfügbar für Benutzer mit allen Rechten).
  3. Wenn Sie über Änderungsrechte im Ziel-Kontaktraum verfügen, können sie die Zuordnung selbst ändern ansonsten können Sie den Änderungswunsch z. B. an einen Kontakte-Administrator weiterleiten.
    • Fall 1: Wählen Sie den Ziel-Kontaktraum aus und klicken Sie auf „Zuordnung ändern“.
    • Fall 2: Klicken Sie auf „Weiterleiten“. Wählen Sie einen Benutzer (Kontakte-Administrator) aus, und klicken Sie auf „Weiterleiten“. Der ausgewählte Benutzer erhält eine Aktivität in den Arbeitsvorrat. Über den Arbeitsschritt „Zuordnung ändern“ kann die Zuordnung zum Kontaktraum geändert werden.

Hinweis: Kontakte-Administratoren können Sie ermitteln, indem Sie zur Konfiguration wechseln und auf die Aktion „Team“ klicken.

Adresslisten verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Adresslisten können in einem Kontaktraum (Rechtekontext) erzeugt werden (Aktion „Adressliste erzeugen“). Die Kontakte in Adresslisten können jedoch von verschiedenen Kontakträumen zusammengesammelt werden.

Wenn ein Benutzer keine Zugriffsrechte auf einen in der Adressliste befindlichen Kontakt hat, wird der Kontakt mit „Zugriff verweigert“ angezeigt.

In Adresslisten können weitere Adresslisten erzeugt werden. Dadurch ist es möglich Adresslisten hierarchisch aufzubauen. Zum Beispiel kann eine Adressliste „Veranstaltungen“ aus Adresslisten zu verschiedenen Veranstaltungen bestehen. Beim Export der Adressliste „Veranstaltungen“ werden alle Kontakte der untergeordneten Adresslisten berücksichtigt.

Sie können Adresslisten manuell zusammenstellen, indem Sie Kontakte kopieren und in der Adressliste einfügen. Alternativ können Sie auch Suchkriterien definieren.

Um Suchkriterien für eine Adressliste zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Adressliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Suchkriterien definieren“.
  3. Wählen Sie aus, ob Sie nach Kontaktpersonen oder Organisationen suchen möchten.
    Sie können zusätzlich die gesuchten Objekte auf den aktuellen Kontaktraum bzw. Ihre Organisation einschränken.
  4. Geben Sie die Suchkriterien an und klicken Sie auf „Abfrage speichern“.
  5. Klicken Sie auf die Aktion „Ergebnis aktualisieren“, um die Suchkriterien anzuwenden.

Hinweis:

  • „Ergebnis aktualisieren“ wendet die zuletzt gespeicherte Abfrage auf die Adressliste an.
  • Sie können die Aktion „Suchkriterien definieren“ auch für eine Standard-Suche verwenden, ohne die Abfrage zu speichern. Die Suchtreffer können Sie manuell übernehmen.

Kontakte importieren und exportierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Import und Export von Kontakten ist in Adresslisten möglich. Die Kontakte werden beim Import dem Kontaktraum der verwendeten Adressliste zugeordnet. Falls Kontakten ein benutzerdefiniertes Formular zugewiesen ist, können diese Eigenschaften ebenfalls importiert und exportiert werden (als Spaltenbezeichnung dient der Programmiername der jeweiligen Eigenschaft).

Import

Kontakte können mithilfe einer CSV- bzw. XLSX-Datei importiert und aktualisiert werden.

Um Kontakte zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Adressliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Kontakte importieren“.
  3. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.
  4. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zu der CSV- bzw. XLSX-Datei ein, die die Kontakte definiert.
  5. Klicken Sie auf „Import starten“.
  6. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Die importierten Kontakte werden in der Adressliste und im zugehörigen Kontaktraum abgelegt.

Bei den CSV-Spalten handelt es sich im Allgemeinen um Freitextfelder vom Typ Zeichenkette bzw. Datum (yyyy-mm-dd).

Hinweis: Die extern verwalteten Eigenschaften eines Kontakts können nur aktualisiert werden, wenn die angegebene Datenquelle mit der Datenquelle des bestehenden Kontakts übereinstimmt.

Organisation

In der folgenden Tabelle finden Sie alle relevanten Spalten für Organisationen.

CSV-Spalte

Feld

Möglicher Wert

objexternalkey

Externe ID

Zeichenkette
Um Felder mit mehreren Zeilen (z. B. Adressen) zu befüllen, können in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit demselben externen Schlüssel (objexternalkey) angegeben werden.

objclass

Objektklasse

Zeichenkette (ContactRoomOrganisation)

externaldatasource

Externe Datenquelle

Zeichenkette

orgname

Name

Zeichenkette

address.addrstreet

Adressen (Straße)

Zeichenkette

address.addrpostofficebox

Adressen (Postfach)

Zeichenkette

address.addrzipcode

Adressen (PLZ)

Zeichenkette

address.addrcity

Adressen (Ort)

Zeichenkette

address.addrstate

Adressen (Bundesland)

Zeichenkette

address.addrcountry

Adressen (Land)

Zeichenkette

address.addrtopic

Adressen (Art)

Referenz einer Adressart (z. B. TermBusiness, TermPrivate)

emailinformation.emailaddress

E-Mail-Adressen (E-Mail-Adresse)

Zeichenkette

emailinformation.addrtopic

E-Mail-Adressen (Art)

Referenz einer Adressart (z. B. TermEMail1, TermEMail2)

telephone.telnumber

Telefonnummern (Telefonnummer)

Zeichenkette

telephone.addrtopic

Telefonnummern (Art)

Referenz einer Adressart (z. B. TermBusiness, TermFax)

website

Website

Zeichenkette

telephonebusiness

Telefonnummern (Telefonnummer, geschäftlich)

Zeichenkette

telephonefax

Telefonnummern (Telefonnummer, Fax)

Zeichenkette

telephonemobile

Telefonnummern (Telefonnummer, mobil)

Zeichenkette

telephoneprivate

Telefonnummern (Telefonnummer, privat)

Zeichenkette

emailbusiness

E-Mail-Adressen (E-Mail-Adresse, geschäftlich)

Zeichenkette

emailprivate

E-Mail-Adressen (E-Mail-Adresse, privat)

Zeichenkette

addressbusiness.addrstreet

Adressen (Straße, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrpostofficebox

Adressen (Postfach, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrzipcode

Adressen (PLZ, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrcity

Adressen (Ort, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrstate

Adressen (Bundesland, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrcountry

Adressen (Land, geschäftlich)

Zeichenkette

addressinvoice.addrstreet

Adressen (Straße, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrpostofficebox

Adressen (Postfach, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrzipcode

Adressen (PLZ, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrcity

Adressen (Ort, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrstate

Adressen (Bundesland, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrcountry

Adressen (Land, Rechnung)

Zeichenkette

addressprivate.addrstreet

Adressen (Straße, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrpostofficebox

Adressen (Postfach, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrzipcode

Adressen (PLZ, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrcity

Adressen (Ort, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrstate

Adressen (Bundesland, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrcountry

Adressen (Land, privat)

Zeichenkette

orgsuppliernr

Lieferantennummer

Zeichenkette

orgcustomernr

Kundennummer

Zeichenkette

orgtradeid

Firmenbuchnummer

Zeichenkette

orgvatid

UID

Zeichenkette

orgdataprocid

DVR-Nummer

Zeichenkette

orgjurisdiction

Gerichtsstand

Zeichenkette

orgindustries

Branchen

Importkennung eines Begriffs

overridekeys

-

CSV-Spalten von zu überschreibenden Eigenschaften getrennt durch Beistriche (ansonsten werden leere Werte ignoriert und bei Listen die Werte hinzugefügt)

Hinweis: Geben Sie bei overridekeys bei mehrteiligen CSV-Spaltennamen, die Zeichenkette vor dem Punkt an (z. B.: telephone). Das Überschreiben betrifft somit alle Werte des Telefon-Aggregats und auch alle weiteren, der Vereinfachung dienenden Telefon-Spalten (telephone.telnumber, telephone.addrtopic, telephonebusiness, telephonefax usw.). Für Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern müssen Sie die jeweilige Basisspalte angeben (address, emailinformation oder telephone).

Kontaktperson

In der folgenden Tabelle finden Sie alle relevanten Spalten für Kontaktpersonen.

CSV-Spalte

Feld

Möglicher Wert

objexternalkey

Externe ID

Zeichenkette

Um Felder mit mehreren Zeilen (z. B. Adressen) zu befüllen, können in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit demselben externen Schlüssel (objexternalkey) angegeben werden.

objclass

Objektklasse

Zeichenkette (ContactRoomPerson)

externaldatasource

Externe Datenquelle

Zeichenkette

userfirstname

Vorname

Zeichenkette

persmiddlename

Weitere Vornamen

Zeichenkette

usersurname

Nachname

Zeichenkette

persposttitle

Nachgestellter Titel

Zeichenkette

persawardedtitle

Verliehener Titel

Zeichenkette

persjobtitle

Berufstitel

Zeichenkette

persacademictitle

Akademischer Titel

Zeichenkette

persnickname

Spitzname

Zeichenkette

perssex

Geschlecht

Zeichenkette (SEX_FEMALE oder SEX_MALE)

persbirthday

Geburtsdatum

Datum

perssalutations.salutation

Anreden (Anrede)

Zeichenkette

perssalutations.addrtopic

Anreden (Art)

Referenz einer Anredenart (entweder TermFormalSalutation oder TermPersonalSalutation)

persmothertongue

Muttersprache

Referenz einer Systemsprache (z. B. LANG_GERMAN, LANG_ENGLISH)

commlanguage

Kommunikationssprache

Referenz einer Systemsprache (z. B. LANG_GERMAN, LANG_ENGLISH)

address.addrstreet

Adressen (Straße)

Zeichenkette

address.addrpostofficebox

Adressen (Postfach)

Zeichenkette

address.addrzipcode

Adressen (PLZ)

Zeichenkette

address.addrcity

Adressen (Ort)

Zeichenkette

address.addrstate

Adressen (Bundesland)

Zeichenkette

address.addrcountry

Adressen (Land)

Zeichenkette

address.addrtopic

Adressen (Art)

Referenz einer Adressart (z. B. TermBusiness, TermPrivate)

emailinformation.emailaddress

E-Mail-Adressen (E-Mail-Adresse)

Zeichenkette

emailinformation.addrtopic

E-Mail-Adressen (Art)

Referenz einer Adressart (z. B. TermEMail1, TermEMail2)

telephone.telnumber

Telefonnummern (Telefonnummer)

Zeichenkette

telephone.addrtopic

Telefonnummern (Art)

Referenz einer Adressart (z. B. TermBusiness, TermFax)

website

Website

Zeichenkette

telephonebusiness

Telefonnummern (Telefonnummer, geschäftlich)

Zeichenkette

telephonefax

Telefonnummern (Telefonnummer, Fax)

Zeichenkette

telephonemobile

Telefonnummern (Telefonnummer, mobil)

Zeichenkette

telephoneprivate

Telefonnummern (Telefonnummer, privat)

Zeichenkette

emailbusiness

E-Mail-Adressen (E-Mail-Adresse, geschäftlich)

Zeichenkette

emailprivate

E-Mail-Adressen (E-Mail-Adresse, privat)

Zeichenkette

addressbusiness.addrstreet

Adressen (Straße, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrpostofficebox

Adressen (Postfach, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrzipcode

Adressen (PLZ, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrcity

Adressen (Ort, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrstate

Adressen (Bundesland, geschäftlich)

Zeichenkette

addressbusiness.addrcountry

Adressen (Land, geschäftlich)

Zeichenkette

addressinvoice.addrstreet

Adressen (Straße, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrpostofficebox

Adressen (Postfach, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrzipcode

Adressen (PLZ, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrcity

Adressen (Ort, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrstate

Adressen (Bundesland, Rechnung)

Zeichenkette

addressinvoice.addrcountry

Adressen (Land, Rechnung)

Zeichenkette

addressprivate.addrstreet

Adressen (Straße, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrpostofficebox

Adressen (Postfach, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrzipcode

Adressen (PLZ, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrcity

Adressen (Ort, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrstate

Adressen (Bundesland, privat)

Zeichenkette

addressprivate.addrcountry

Adressen (Land, privat)

Zeichenkette

persfunctionbc

Funktion lt. Visitenkarte

Zeichenkette

perssupervisor

Vorgesetzter

Zeichenkette

persassistent

Assistent

Zeichenkette

persmainorgname

Name der Organisation

Zeichenkette

persfunctions

Funktionen

Importkennungen von Begriffen getrennt durch |

persmainorg

Hauptorganisation

Importkennung einer Organisation

perscurremployments.emplorg

Aktuelle Organisationen (Organisation)

Importkennung einer Organisation

perscurremployments.emplfunction

Aktuelle Organisationen (Funktion)

Zeichenkette

perscurremployments.emplfrom

Aktuelle Organisationen (Von)

Zeichenkette

perscurremployments.emplto

Aktuelle Organisationen (Bis)

Zeichenkette

perspastemployments.emplorg

Bisherige Organisationen (Organisation)

Importkennung einer Organisation

perspastemployments.emplfunction

Bisherige Organisationen (Funktion)

Importkennung eines Begriffs

perspastemployments.emplfrom

Bisherige Organisationen (Von)

Zeichenkette

perspastemployments.emplto

Bisherige Organisationen (Bis)

Zeichenkette

persconsentdeclarations

Zustimmungserklärungen

Importkennungen von Begriffen getrennt durch |

overridekeys

-

CSV-Spalten von zu überschreibenden Eigenschaften getrennt durch Beistriche (ansonsten werden leere Werte ignoriert und bei Listen die Werte hinzugefügt)

Hinweis: Geben Sie bei overridekeys bei mehrteiligen CSV-Spaltennamen, die Zeichenkette vor dem Punkt an (z. B.: telephone). Das Überschreiben betrifft somit alle Werte des Telefon-Aggregats und auch alle weiteren, der Vereinfachung dienenden Telefon-Spalten (telephone.telnumber, telephone.addrtopic, telephonebusiness, telephonefax usw.). Für Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern müssen Sie die jeweilige Basisspalte angeben (address, emailinformation oder telephone).

Export

Kontakte können als CSV-Datei exportiert werden. Bei Listeneigenschaften wird der erste gefundene Wert exportiert.

Um Kontakte zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Adressliste.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Kontakte exportieren“.
  3. Standardmäßig werden die Spalten, die in der CSV-Datei enthalten sein sollen, anhand der Spalteneinstellungen der Adressliste ermittelt. Passen Sie die Spalten gegebenenfalls an.
    Hinweis: Die zuletzt verwendeten Einstellungen werden für die Adressliste gespeichert, wenn der Export von einem Benutzer mit zumindest Änderungsrechten durchgeführt wurde. Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“, können Sie die Spalten entsprechend der Adressliste wiederherstellen.
  4. Klicken Sie optional auf „Details einblenden“, um die Reihenfolge für die zu exportierenden Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Anreden und Kontakträume festzulegen. Die Reihenfolge der Kontakträume ist stets das zweitrangige Kriterium. Es wird nur der erste gefundene Wert exportiert.
    Beispiel: Wenn Sie die Reihenfolge für E-Mail-Adressen mit „Geschäftlich, Privat“ festlegen und die Reihenfolge der Kontakträume mit „Raum 1, Raum 2“ festlegen wird folgende Reihenfolge definiert:
    • Zuerst wird nach der ersten geschäftlichen E-Mail-Adresse gesucht, die Raum 1 zugeordnet ist.
    • Wenn keine E-Mail-Adresse gefunden wurde, wird nach der ersten geschäftlichen E-Mail-Adresse gesucht, die Raum 2 zugeordnet ist.
    • Wenn keine E-Mail-Adresse gefunden wurde, wird nach der ersten privaten E-Mail-Adresse gesucht, die Raum 1 zugeordnet ist.
    • Wenn keine E-Mail-Adresse gefunden wurde, wird nach der ersten privaten E-Mail-Adresse gesucht, die Raum 2 zugeordnet ist.
  5. Klicken Sie auf „Exportieren“.

Die CSV-Datei mit den ausgewählten Spalten wird heruntergeladen.

Hinweis: Beim Exportieren werden Kontakte, die sich im Papierkorb befinden, nicht exportiert.

Kontakte löschenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Kontakt zu löschen (in den Papierkorb zu legen) sind Änderungsrechte notwendig. Sind Eigenschaftswerte des Kontakts einem anderen Kontaktraum zugeordnet, werden auch in diesem Änderungsrechte benötigt. Falls Sie nicht über die nötigen Rechte verfügen, wenden Sie sich an einen Kontakte-Administrator. Um einen Kontakt endgültig zu löschen (aus dem Papierkorb zu entfernen) werden alle Rechte benötigt.

Um einen Kontakt zu löschen, führen Sie den Kontextmenübefehl „Löschen“ aus.

Adressbücher verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Zugriff auf Kontakte ist auch über Drittprodukte wie „Apple Kontakte“ möglich, die den CardDAV-Standard unterstützen. Für den Zugriff ist ein Passwort für Anwendungen erforderlich. Falls Sie noch keines für CardDAV erstellt haben, erzeugen Sie jetzt eines (siehe Kapitel „Zugriff für Anwendungen“).

Um Kontakte in einem Drittprodukt anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in einen Kontaktraum.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Adressbucheinstellungen“,
  3. Geben Sie Im Feld Adressbuchliste die gewünschten Kontakträume bzw. Adresslisten an. Legen Sie gegebenenfalls ein Standardadressbuch fest.
    Hinweis: Alternativ steht bei Kontakträumen und Adresslisten der Kontextmenübefehl „Zur Adressbuchliste hinzufügen“ bzw. „Von Adressbuchliste entfernen“ zur Verfügung.
  4. Klicken Sie auf „Speichern“.
  5. Wechseln Sie in Ihr Kontakte-Drittprodukt.
  6. Konfigurieren Sie im Drittprodukt einen neuen Account. Geben Sie als Benutzernamen Ihre E-Mail-Adresse für den Cloud-Log-in an und als Passwort das generierte Passwort für Anwendungen.

Die Cloud-Kontakte werden nun im Drittprodukt angezeigt.

Hinweis: Über den Kontextmenübefehl „Cloud Adressbuch öffnen“ des Fabasoft Cloud Benachrichtigungssymbols können Sie die Adressbuchliste in Microsoft Outlook einbinden.