Fortgeschrittene Anwendungsfälle

Sie können benutzerdefinierte Formulare erzeugen und Dokumente automatisch verarbeiten.

Formulare

Im grafischen Formular-Editor können Sie mittels Drag-and-drop neue Formulare entwerfen und somit auch ohne Programmierkenntnisse Objekte um eigene Eigenschaften erweitern (nur Enterprise und höher).

Sie können entweder ein Formular zu einem bestehenden Objekt hinzufügen (wird in den Eigenschaften des Objekts angezeigt) oder Sie können Basisobjekte basierend auf einem Formular erzeugen.

Formularfelder

Folgende Formularfelder können Sie auf Ihrem Formular verwenden:

• Eingabefeld
  Ein einwertiges Feld eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt).
• Elementliste
  Eine Liste von Feldern eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt)
• Mehrzeilig
  Ein mehrwertiges Feld vom Typ Zeichenkette.
• Checkbox
  Ein oder mehrere Kontrollkästchen (Mehrfachselektion ist möglich).
• Optionsfeld
  In einem Optionsfeld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden (Radiobuttons).
• Dropdown-Feld
  In einem Dropdown-Feld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden.
• Standard-Eigenschaft
  Bietet die Möglichkeit Standard-Eigenschaften von Objekten auch am benutzerdefinierten Formular anzuzeigen.
• Trenner
  Dient zur Strukturierung von zusammengehörigen Eigenschaften.
• HTML-Text
  Ermögliche formatierte Beschreibungen am Formular bereitzustellen.

Typen

Für Eingabefelder bzw. Elementlisten können Sie folgende Typen festlegen:

• Zeichenkette
• Ganze Zahl
• Gleitkommazahl
• Datum
• Datum und Zeit
• Zeitangabe
• Hyperlink
• Währung
• Objekt

Hinweis: Der Typ eines Felds kann nicht mehr geändert werden, wenn das Formular veröffentlicht wurde.

Zusätzliche Einstellungen

Abhängig vom Typ können Sie weitere Einstellungen für die Formularfelder treffen. Im Allgemeinen können Sie festlegen:

Registerkarte „Allgemein“

• Führungstext
• Muss-Feld
• Hilfetext
• Initialisierungswert

Registerkarte „Erweitert“

• Programmiername
• Lesbarkeit bzw. Änderbarkeit abhängig von Benutzerrechten
• Maskierung (Zeichenketten und ganze Zahl)
• Expressions zur Berechnung und Validierung

Ein Formular erstellen

Um ein Formular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Neu“.
3. Wählen Sie in der Kategorie „Alle“ den Eintrag „Formular“ aus.
4. Legen Sie die initialen Daten des Formulars fest und klicken Sie auf "Weiter".
   • Geben Sie einen mehrsprachigen Namen für das Formular ein.
   • Geben Sie ein Basisformular an, falls Sie Registerkarten und Felder eines anderen Formulars übernehmen möchten.
   • Legen Sie die Eingangskategorie für die Registrierung fest, wenn Sie Objekte basierend auf dem Formular auf bestimmte Art registrieren möchten.
     Hinweis: Bei Verwendung der „Eingangskategorie für generische Registrierung mit Formular“ wird bei der Registrierung nur das benutzerdefinierte Formular ohne Standardregisterkarten angezeigt.
   • Legen Sie die Basisklasse fest, um die Basiseigenschaften der Standardvorlage festzulegen. Wenn Sie zum Beispiel „Dokument mit Benutzerdaten“ auswählen, steht in der Standardvorlage des Formulars die Eigenschaft Datei zur Verfügung.
     Bei einem „Container mit Benutzerdaten“ können Sie zusätzlich festlegen, ob es sich um eine Akte handelt. Bei den untergeordneten Objekten wird der Bezug zur Akte gespeichert. Dadurch ist es zum Beispiel möglich, dass die Eigenschaften der Akte auch als Felder in Microsoft Word zur Verfügung stehen. Zusätzlich stehen automatisch aktentypische Aktionen wie „Ersetzen“, „Abschließen“, „Stornieren“, „Wiederherstellen“ und „Scannen“ zur Verfügung.
   • Abstrakte Formulare können nicht direkt verwendet werden, sondern dienen als Basisformular.
   • Wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus, wenn Sie verhindern möchten, dass Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden können. Das Formular kann in diesem Fall nur bestehenden Objekten zugewiesen werden (über die Formular-Kategorie).
5. Stellen Sie per Drag-and-drop die gewünschten Felder zusammen.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Das Formular steht nun als Entwurf zur Verfügung. Innerhalb dieses Teamrooms können bereits Testobjekte basierend auf dem Entwurfsstand erzeugt werden (sofern Sie nicht Keine Vorlage anlegen ausgewählt haben). Die Entwürfe finden Sie im Erzeugen-Dialog unter „Formulare (Entwurf)“.

Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt insbesondere die Möglichkeit der Verwendung von Expressions in Formularen. Anhand eines Gesamtbetrags und einer Zahlungsweise soll die Höhe der jeweiligen Teilzahlung berechnet werden.

Erzeugen Sie ein Formular (Basisklasse „Objekt mit Benutzerdaten“) mit folgenden drei Eigenschaften:

• Gesamtbetrag (Eingabefeld)
  Typ: Währung
  Programmiername: totalpayment
• Zahlungsweise (Optionsfeld)
  Optionen: Monatlich (ID: 1), Quartalsweise (ID: 2), Halbjährlich (ID: 3), Jährlich (ID: 4); Die ID ergibt sich aus der Reihenfolge der Optionen.
  Programmiername: paymentfrequency
• Teilzahlung (Eingabefeld)
  Typ: Währung
  Programmiername: installment
  • Um die Teilzahlung dynamisch zu berechnen, müssen Sie Expressions bei den Feldern hinterlegen:
• Aktivieren Sie bei den Feldern Gesamtbetrag und Zahlungsweise die Option Änderung des Werts behandeln und hinterlegen Sie true als Expression. Dadurch wird, wenn Sie die Werte ändern, der Teilzahlungswert direkt aktualisiert.
• Aktivieren Sie beim Feld Teilzahlung die Option Wert des Felds berechnen und hinterlegen Sie folgende Expression:

Weiterführende Informationen zu Expressions finden Sie im White Paper „An Introduction to Fabasoft app.ducx“.

Metadaten eines Formulars

In den Eigenschaften eines Formulars können Sie zusätzlich folgende Einstellungen treffen.

Registerkarte „Erweitert“

Sie können Bearbeitungsstatus festlegen, die im Standard-Feld Bearbeitungsstatus ausgewählt werden können. Zusätzlich können Sie einen Namebuild für die Namen der Objekte basierend auf dem Formular festlegen.

Registerkarte „Aufbewahrung“

Sie können festlegen, ob Objekte basierend auf dem Formular aufbewahrungswürdig sind. Auf dieser Registerkarte werden die Eigenschaften bzgl. Aufbewahrung der Kategorie (Entwurf) angezeigt. Beim veröffentlichen des Formulars werden die Einstellungen auf die Kategorie (veröffentlicht) übernommen.

Registerkarte „Übersetzungen“

Für die in der Fabasoft Private Cloud verfügbaren Sprachen können Sie Übersetzungen für die Namen und kontextsensitive Hilfe bereitstellen. Für jeden mehrsprachigen Namen des Formulars finden Sie einen entsprechenden Eintrag.

Ein Formular veröffentlichen

Nach Fertigstellung des Entwurfs kann das Formular veröffentlicht werden.

Um ein Formular zu veröffentlichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den Teamroom mit dem gewünschten Formular.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Formulars auf „Formular veröffentlichen“.

Innerhalb dieses Teamrooms können bereits Objekte mit dem veröffentlichten Formular erzeugt werden (sofern Sie nicht Keine Vorlage anlegen ausgewählt haben). Die veröffentlichten Formulare finden Sie im Erzeugen-Dialog unter „Formulare“.

Falls notwendig, können Sie das Formular auch nach der Veröffentlichung weiter anpassen. Die Änderungen werden erst allgemein verfügbar, wenn Sie das Formular erneut veröffentlichen.

Ein Formular zur Verwendung freigeben

Um Formulare allgemein verwenden zu können, müssen diese über den Kontextmenübefehl „Formular zur Verwendung freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann entweder nur für den Benutzer selbst erfolgen (Testzwecke) oder für die Organisation, Organisationseinheiten, Teams bzw. externe Organisationen. Um die Freigabe für Organisationselemente durchführen zu können, müssen Sie Organisationsadministrator sein oder über eine Organisationsrichtlinie zur Verwaltung des entsprechenden Organisationselements berechtigt sein. Für Organisationseinheiten können Benutzer mit der Rolle „Leiter“ ebenfalls die Freigabe durchführen.

Um ein Formular freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Formular und führen Sie den Kontextmenübefehl „Formular zur Verwendung freigeben“ aus.
2. Wählen Sie die Organisationen, Organisationseinheiten bzw. Teams aus, für die das Formular freigegeben werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.

Die Freigabe kann durch ein erneutes Ausführen des Kontextmenübefehls und entfernen der Auswahl wieder aufgehoben werden.

Formular-Vorlage

In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörigen Vorlagen. Über die Vorlagen können Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden. Wenn Sie dies verhindern möchten, wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus und veröffentlichen das Formular gegebenenfalls erneut.

• Generierte Standardvorlage
  Wenn Sie keine eigene Vorlage definieren, wird aus der Standardvorlage eine Vorlage bzw. Vorlage (veröffentlicht) generiert, die beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular verwendet wird.
• Vorlage
  Sie können eine eigene Vorlage definieren (z. B. ein Word-Dokument mit Standard-Inhalt), die beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular verwendet wird.
• Vorlage (veröffentlicht)
  Beim Veröffentlichen des Formulars wird die Vorlage (veröffentlicht) aus der Vorlage generiert.

Formular-Kategorie

In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörige Kategorie (veröffentlicht).

Die Formular-Kategorie kann für folgende Anwendungsfälle verwendet werden:

• Formular zu einem Objekt hinzufügen
• Registrierungsverhalten festlegen
• Verwendbarkeit festlegen
• Aufbewahrungswürdigkeit festlegen
• Hintergrundaufgaben festlegen
• Berechtigungen festlegen

Hinweis: Die Einstellungen auf der Kategorie (Entwurf) werden beim Veröffentlichen des Formulars auf die Kategorie (veröffentlicht) übernommen.

Ein Formular zu einem Objekt hinzufügen

Nicht nur Basisobjekte, die auf einem Formular basieren, können erzeugt werden, sondern es ist auch möglich bestehende Objekte mit einem Formular zu erweitern. Dies eignet sich insbesondere für Vorlagen.

Um ein Formular zu einem Objekt hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
3. Wählen Sie im Feld Kategorie (standardmäßig auf der Registerkarte „Allgemein“) die gewünschte Kategorie aus. Der Kategoriename entspricht dem Formularnamen.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Das Formular wird in den Eigenschaften des Objekts angezeigt. Wenn Sie nun das Objekt als Vorlage definieren, wird bei jedem neu erzeugten Objekt, das auf der Vorlage basiert, das Formular hinterlegt.

Weitere Anwendungsfälle

Eine Beschreibung zu den weiteren Anwendungsfällen einer Formular-Kategorie finden Sie im Kapitel „Kategorien“.

Kategorien

Kategorien können Objekten zugewiesen werden (Registerkarte „Allgemein“) und beeinflussen so das Verhalten der Objekte.

Kategorien können für folgende Anwendungsfälle verwendet werden:

• Registrierungsverhalten festlegen
• Standard-Wiedervorlagen festlegen
• Verwendbarkeit festlegen
• Aufbewahrungswürdigkeit festlegen
• Hintergrundaufgaben festlegen
• Berechtigungen festlegen

Registrierungsverhalten festlegen

Standardmäßig enthält der Kontextmenübefehl „Registrieren als“ alle möglichen Registrierungsziele. Falls das Registrierungsziel bekannt ist, kann es zur Verbesserung der Bedienbarkeit eingeschränkt werden (Feld Eingangskategorie für die Registrierung).

Standard-Wiedervorlagen festlegen

Um eine Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erhalten, können Wiedervorlagen verwendet werden (Feld Standard-Wiedervorlagen). Mehr Information zu Wiedervorlagen finden Sie im Kapitel „Wiedervorlage“.

Verwendbarkeit festlegen

Nicht jede Kategorie macht für jede Objektklasse Sinn. Daher können die Objektklassen, für die die Kategorien erlaubt sind, eingeschränkt werden (Feld Verwendbar für). Wenn Sie außerdem spezielle Basisdatumswerte für Wiedervorlagen oder Aufbewahrungsfristen verwenden möchten, ist eine Einschränkung auf die Objektklassen erforderlich, die die gewünschten Eigenschaften aufweisen.

Wenn Sie einen BPMN-Prozess auf eine Kategorie einschränken und Aktivitäten verwenden möchten, die nur für ein bestimmte Objektklasse erlaubt sind, müssen Sie die Kategorie entsprechend anpassen (nur die entsprechende Objektklasse darf eingetragen sein).

Aufbewahrungswürdigkeit festlegen

Compliance-Regeln könne es erforderlich machen, dass Objekte für einen bestimmten Zeitraum nicht gelöscht werden dürfen (Registerkarte „Aufbewahrung“).

In den Eigenschaften der Kategorie auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ können Sie festlegen, ob Objekte mit dieser Kategorie aufbewahrungswürdig sind. Geben Sie zusätzlich eine Aufbewahrungsdauer und ein Basisdatum für den Beginn der Aufbewahrungsdauer an. Das Festlegen der konkreten Aufbewahrungsfrist erfolgt über eine Hintergrundaufgabe, die Sie auf der Registerkarte „Hintergrundaufgaben“ definieren müssen.
Hinweis: Alternativ können Sie auch die Schaltfläche „Hintergrundaufgabe erzeugen/bearbeiten“ auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ verwenden.

Wählen Sie in der Hintergrundaufgabe die Aktion „Aufbewahrung auf Basis der Kategorie festlegen“ aus. Legen Sie zusätzlich den Zeitpunkt fest, wann die Hintergrundaufgabe ausgeführt werden soll. Im Allgemeinen bietet sich an, das Basisdatum für den Beginn der Aufbewahrungsdauer als Basisdatum für die Zeitspanne zu verwenden und zum Beispiel „Sofort“ als Zeitspanne.

Für eine Aussonderung können Sie in der Kategorie eine weitere Hintergrundaufgabe definieren. Im Allgemeinen macht es Sinn, die Aufbewahrungsfrist als Basisdatum für die Ausführung der Hintergrundaufgabe zu definieren. Als Aktion können Sie entweder „Automatisch löschen“ oder „Prozess starten“ auswählen. Wenn Sie einen Prozess starten möchten, müssen Sie zusätzlich einen Prozess angeben. Im Prozess sollte eine Aufgabe mit der Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ definiert sein.

Bei Ausführung der Hintergrundaufgabe wird der Prozess gestartet und kann von den definierten Benutzern im Arbeitsvorrat abgearbeitet werden. Die Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ bietet die Arbeitsschritte „Löschen“, „Aufbewahrungsfrist verlängern“ und „Gesehen“ an.

Hintergrundaufgaben festlegen

Hintergrundaufgaben ermöglichen das Ausführen von Aktionen zu einem bestimmten Zeitpunkt (Registerkarte „Hintergrundaufgaben“).

Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Hintergrundaufgaben“.

Berechtigungen festlegen

Standardmäßig bestimmt das beim Teamroom festgelegte Team die Zugriffsrechte. Jedoch kann Zugriff auf einzelne Objekte auch über eine Kategorie gewährt werden (Registerkarte „Berechtigungen“).

Hinweis: Damit die über Kategorien gewährten Zugriffsrechte ausgewertet werden, muss beim Teamroom im Feld Zugriffschutz der Eintrag „Erweitert über Kategorie“ ausgewählt werden.

Hintergrundaufgaben

Bei Kategorien können Hintergrundaufgaben hinterlegt werden, die eine Aktion zu einem definierbaren Zeitpunkt ausführen.

Mögliche Aktionen (durch Apps erweiterbar):

• Aufbewahrungsfrist auf Basis der Kategorie festlegen
• Ausdruck ausführen (App: Formulare)
  Steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer berechtigt ist, benutzerdefinierte Formulare zu erzeugen.
• Automatisch löschen
• Prozess starten (App: Workflow)

Die Aktion kann zu einem expliziten Zeitpunkt oder zu einem Zeitpunkt basierend auf einem Basisdatum ausgeführt werden. Optional kann das Ausführungsdatum bei einer Änderung des Basisdatums neu festgelegt werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit Hintergrundaufgaben wiederholt auszuführen. Dabei können folgende Fälle unterschieden werden.

Explizites Datum bzw. Datum wird bei Basisdatumsänderung nicht neu berechnet

Es kann eine Wiederholungsregel festgelegt werden, die beginnend mit dem Ausführungszeitpunkt angewandt wird.

• Intervall
  Definiert das Intervall zwischen den Wiederholungen (Zahl).
• Einheit
  Definiert die Einheit des Intervalls (z. B. Tag oder Monat).
• Wiederholen bis
  Definiert den Endzeitpunkt der Wiederholungen (uneingeschränkt, explizites Datum, Datumswert einer Eigenschaft).

Datum wird bei Basisdatumsänderung neu berechnet

Die Hintergrundaufgabe wird nach dem Ausführen der gewählten Aktion und dem Ändern des Basisdatums erneut geplant. Als Wiederholungsregel kann nur Wiederholen bis festgelegt werden.

Eingangsordner

In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.

Eingangsordner können Sie in Ihrer persönlichen Ablage erzeugen (Hintergrund-Kontextmenü > „Neu“ > „Eingangsordner“). Wie für Teamrooms können Sie auch für Eingangsordner ein Team festlegen und so die Zugriffsrechte definieren.

Um Regeln für einen Eingangsordner zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Eingangsordner.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Regeln verwalten“.
3. Legen Sie fest, ob die Regeln nur auf Objekte der obersten Ebene angewandt werden. Falls ja, werden die Regeln auf alle Objekte (auch Ordner) auf oberster Ebene angewandt. Andernfalls werden die Regeln auf alle Objekte (auch in Ordnerhierarchien) angewandt, jedoch nicht auf die Ordner selbst, da diese in diesem Fall nur zur Strukturierung dienen.
4. Öffnen Sie das Menü „Regel“ und klicken Sie auf „Neu“.
5. Vergeben Sie einen Namen für die Regel.
6. Legen Sie die Bedingungen für die Regel fest. Bei einer Bedingung wird überprüft, ob die ausgewählte Eigenschaft die definierte Zeichenkette enthält (die Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert). Geben Sie die Zeichenkette ohne Platzhalter an. Wenn Sie den Eintrag „Bedingung als Ausdruck“ auswählen, können Sie eine app.ducx-Expression als Bedingung definieren. Alle Bedingungen müssen zutreffen, damit die Regel ausgeführt wird. Geben Sie keine Bedingung an, wenn die Regel immer ausgeführt werden soll.
7. Legen Sie die auszuführenden Aktionen fest.
   • Benutzerdefinierten Ausdruck ausführen
     Ermöglicht eine app.ducx-Expression zu definieren, die ausgeführt wird. In der app.ducx-Expression können Sie über cooobj auf das Objekt zugreifen.
   • Daten importieren (asynchron)
     Der Inhalt der eingehenden CSV-Datei wird importiert. Dazu muss das Ziel für den Import und die Art des Imports (z. B. Mitglieder oder Aufbauorganisation) angegeben werden. Vorlagen für die CSV-Dateien können Sie über die jeweiligen manuellen Aktionen herunterladen (z. B. Aktion „Mitglieder importieren“ einer Organisation).
   • E-Mail-Anhänge herauslösen (asynchron)
     Aus einer E-Mail werden die Anhänge herausgelöst und als eigene Objekte für die weitere Verarbeitung im Eingangsordner abgelegt. Die E-Mail kann dabei behalten, verschoben oder gelöscht werden.
   • Eigenschaftswert festlegen
     Einer Eigenschaft des eingehenden Objekts wird ein Wert zugeordnet. Als Eigenschaft können keine Aggregate ausgewählt werden.
   • Kategorie zuordnen
     Dem eingehenden Objekt wird die angegebene Kategorie zugeordnet.
   • Klassifizieren mit Mindbreeze InSpire
     Die eingehenden Objekte werden klassifiziert. Auf Basis der Klassifizierung wird dem Objekt eine Kategorie zugeordnet.
   • Prozess starten
     Der angegebene Prozess wird auf dem eingehenden Objekt gestartet.
   • Zuordnen (asynchron)
     Das eingehende Dokument kann basierend auf QR-Code bzw. PDF-Stichwörter zugeordnet werden. Standardmäßig muss im QR-Code bzw. in den PDF-Stichwörtern die Fabasoft Cloud ID (z. B. COO.1.506.4.4063) von dem Dokument hinterlegt sein, dessen Inhalt durch das eingehende Dokument ersetzt werden soll. Das Zuordnen wird in regelmäßigen Abständen asynchron durchgeführt.
     • Wenn Sie Dokument abschließen auswählen, wird standardmäßig der Status des Dokuments auf „Abgeschlossen“ gesetzt. Abgeschlossene Dokumente können nicht mehr geändert werden, solange der Status nicht aufgehoben wird.
       Die Art der Zuordnung und das Abschließen kann jedoch durch eine Eingangskategorie beim eingehenden Dokument beeinflusst werden.
     • Legen Sie fest, ob nach dem Zuordnen ein vorhandener Prozess am Objekt oder der Akte des Objekts fortgeführt werden soll. Dazu können Sie Aktivitäten festlegen, die automatisch fortgeführt werden.
     • Für nicht zuordenbare Objekte kann als Ziel eine Ablage definiert werden.
8. Klicken Sie auf „Weiter“.
9. Sie können weitere Regeln definieren, oder die Bearbeitung mit „Speichern“ abschließen.

Für ein im Eingangsordner abgelegtes Objekt, werden die Regeln entsprechend der Reihenfolge überprüft. Wenn alle Bedingungen einer Regel auf ein eingehendes Objekt zutreffen bzw. keine Bedingung definiert wurde, werden die definierten Aktionen auf dem Objekt ausgeführt. Es wird nur die erste zutreffende Regel ausgeführt.

Hinweis: Die Organisation der abgelegten Objekte muss der Organisation des Eingangsordners entsprechen, damit die Regeln angewendet werden.

Klassifizieren und registrieren

Die Fabasoft Private Cloud in Verbindung mit Mindbreeze InSpire ermöglicht Ihnen Dokumente automatisch zu klassifizieren und Metadaten zu extrahieren (nur Enterprise und höher). Insbesondere im Zusammenspiel mit benutzerdefinierten Formularen steht Ihnen hiermit ein leistungsstarkes Konzept zur Eingangsklassifizierung von Dokumenten für Ihren jeweiligen Anwendungsfall zur Verfügung.

Die folgenden Schritte erläutern die grundsätzliche Funktionsweise:

1. In einer Lernphase wird Mindbreeze InSpire trainiert, eine Klassifizierung der Dokumente vorzunehmen. Für die Extraktion der Metadaten aus Dokumenten können reguläre Ausdrücke definiert werden.
2. Im Produktivbetrieb werden beim Klassifizieren von Dokumenten (entweder manuell oder automatisch ausgelöst) die Metadaten und die Klassifizierung vom Mindbreeze InSpire Service angefordert. Durch Feedback kann die Qualität der Klassifizierung weiter verbessert werden.
3. Für den Klassifizierungswert wird eine Kategorie mit entsprechender Importkennung gesucht und dem Dokument zugeordnet.
4. Mithilfe der Kategorie kann eine für das Dokument spezifische Registrierung gestartet werden oder ein Prozess kann initialisiert werden. Wenn aus dem Dokument entsprechende Metadaten gewonnen werden konnten, werden diese bei der Registrierung vorbefüllt und farblich gekennzeichnet.

Voraussetzung

Für die Klassifizierung wird ein Mindbreeze InSpire Service benötigt, das vom Organisationsadministrator konfiguriert werden kann (weitere Informationen sind in der Administrationshilfe verfügbar).

Verwendung von Kategorien

Der vom Mindbreeze InSpire berechnete Klassifizierungswert wird dazu verwendet, eine Kategorie anhand der Importkennung der Kategorie zu ermitteln. Über die Kategorie kann die weitere Verarbeitung festgelegt werden:

• Art der Registrierung
• Standardprozess
• Aufbewahrungsregeln

Kategorien werden im Kontext verschiedener Apps verwendet und können dort erzeugt bzw. verwaltet werden (z. B. bei benutzerdefinierten Formularen).

Verwendung von Formularen

Benutzerdefinierte Formulare (siehe Kapitel „Formulare“) können bei der Klassifizierung berücksichtigt werden. In den Eigenschaften des Formulars wird die zugehörige Kategorie (veröffentlicht) angezeigt. Vergeben Sie in den Eigenschaften der Kategorie als Importkennung den Klassifizierungswert, der von Mindbreeze InSpire für die entsprechende Art von Dokumenten zurückgegeben wird. Die Registrierung erfolgt somit basierend auf dem Formular.

Die beim Klassifizieren extrahierten Metadaten werden beim Registrieren in die entsprechenden Felder übernommen.

Hinweis: Für die Zuordnung von Metadaten muss, falls die Programmiernamen der benutzerdefinierten Felder nicht den Mindbreeze InSpire Schlüsseln entsprechen, Ihr Organisationsadministrator eine entsprechende Zuordnung im Mindbreeze InSpire Service eintragen.

Eingangsordner

Über den Eingangsordner können Dokumente automatisch klassifiziert werden. Dazu kann eine Regel definiert werden, die die Aktion „Klassifizieren mit Mindbreeze InSpire“ ausführt (siehe Kapitel „Eingangsordner“).

Workflow

Mithilfe der Aktivität „Registrieren“ können Dokumente über den Workflow klassifiziert und registriert werden. Sie können einen Ad-hoc-Prozess mit der vorgeschriebenen Aktivität „Registrieren“ starten. In einem vordefinierten BPMN-Prozess kann die Aktivität ebenfalls verwendet werden (die Verwendbarkeit muss auf Dokumente eingeschränkt sein).

Über die Aktivität können folgende Arbeitsschritte ausgeführt werden. Es werden nur die im jeweiligen Kontext sinnvollen Arbeitsschritte angeboten.

• Öffnen
  Öffnet das Dokument.
• Klassifizieren und registrieren
  Klassifiziert das Dokument mit Mindbreeze InSpire und öffnet das entsprechende Registrierungsformular.
• Registrieren
  Öffnet das Registrierungsformular.
• Nicht registrieren
  Entfernt die Aktivität aus dem Arbeitsvorrat, ohne eine Registrierung durchzuführen.

Registrieren

Beim Registrieren eines Dokuments können Sie in einer zweigeteilten Sicht (links die Metadaten, rechts das Dokument) Metadaten zu dem Dokument erfassen. Gegebenenfalls wird das Dokument auch zugeordnet (z. B. zu einer Akte).

Registrieren (generisch)

Das generische Registrieren steht zur Verfügung, wenn durch die Klassifizierung keine Kategorie ermittelt werden konnte. In diesem Fall können Sie Metadaten in einer zweiteiligen Sicht erfassen.

Registrieren als (Eingangskategorie)

Eine Eingangskategorie legt die Registrierung und Zuordnung des Dokuments fest. Die Eingangskategorie kann direkt einem Dokument zugeordnet sein oder der Kategorie, die einem Dokument zugeordnet ist. Falls einem Dokument keine Kategorie zugeordnet ist, werden auch die Eingangskategorien der lizenzierten Apps berücksichtigt.

Registrieren als (Formular)

Wenn einem Dokument eine Formular-Kategorie zugeordnet ist, können in einer zweigeteilten Sicht auch die benutzerdefinierten Metadaten definiert werden.

Formular-Posteingang

Der Formular-Posteingang erlaubt es Ihnen, mithilfe eines HTML-Formulars Daten zu erfassen und in der Fabasoft Private Cloud abzulegen. Alternativ zum Formular-Posteingang kann auch ein Eingangsordner verwendet werden.

Um einen Formular-Posteingang zu erzeugen und die Identifikation des Posteingangs zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Neu“.
3. Wählen Sie in der Kategorie „Werkzeuge“ den Eintrag „Formular-Posteingang“ aus.
4. Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.
5. Klicken Sie im Kontextmenü des Formular-Posteingangs auf „Eigenschaften“.
6. Auf der Registerkarte „Formular-Posteingang“ finden Sie im Feld Identifikation die eindeutige ID des Posteingangs. Kopieren Sie die ID, um Sie in Ihrem HTML-Formular zu hinterlegen.
7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Alternativ zum Formular-Posteingang kann auch ein Eingangsordner verwendet werden. Als Identifikation des Eingangsordners verwenden Sie bitte die Fabasoft Cloud ID.

Um ein entsprechendes HTML-Formular auf Ihrer Website zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie ein HTML-Formular auf einer Seite Ihrer Website.
2. Legen Sie folgende Attribute des HTML-Formulars fest:
   • Attribut: action
     Wert: https://at.cloud.fabasoft.com/foliop/createobject
     Hinweis: Ändern Sie den Host in der URL auf de.cloud.fabasoft.com bzw. ch.cloud.fabasoft.com, wenn sich der Formular-Posteingang in der Datenlokation Deutschland bzw. in der Datenlokation Schweiz befindet.
   • Attribut: method
     Wert: post
   • Attribut: accept-charset
     Wert: UTF-8
   • Attribut: enctype
     Wert: multipart/form-data
3. Definieren Sie ein verstecktes Feld mit Namen objectclass und geben Sie als Wert die Fabasoft Cloud ID oder die Referenz der Objektklasse an, von der eine Instanz im Formular-Posteingang erzeugt werden soll, wenn das HTML-Formular abgeschickt wird. Standardmäßig können Sie z. B. die folgenden Objektklassen verwenden:
   • Ordner: COODESK@1.1:Folder
   • PDF-Dokument: FSCACROBAT@1.1:PDFObject
   • Microsoft Word-Dokument: COOMSOFFICE@1.1:WinWordObject
   • Microsoft Excel-Dokument: COOMSOFFICE@1.1:ExcelObject
   • Microsoft PowerPoint-Dokument: COOMSOFFICE@1.1:PowerPointObject
   • Beliebiger Inhalt: GENCONT@1.1:ContentObject
   • Objekt mit Formulardaten: FSCUSERFORMS@1.1001:ObjectWithUserForm bzw.
     FSCUSERFORMS@1.1001:DocumentWithUserForm bzw.
     FSCUSERFORMS@1.1001:ContainerWithUserForm
4. Alternativ zum Feld objectclass können Sie ein verstecktes Feld mit dem Namen objecttemplate verwenden, in dem Sie als Wert die Fabasoft Cloud ID eines Objekts (z.B. eine Vorlage) hinterlegen, das kopiert werden soll, wenn das HTML-Formular abgeschickt wird.
5. Definieren Sie ein weiteres verstecktes Feld mit Namen inbox und dem Wert aus dem Feld Identifikation des Formular-Posteingangs (bzw. die Fabasoft Cloud ID des Eingangsordners).
6. Definieren Sie gegebenenfalls weitere Felder.

Folgende Felder können im HTML-Formular definiert werden (wenn nicht anders angegeben sind die Felder optional):

Hinweis:

• Sie finden die Fabasoft Cloud ID auf der Registerkarte „Allgemein“ im Eigenschaften-Dialog des jeweiligen Objekts. Um Objektklassen und Eigenschaften zu identifizieren, können Sie neben der Fabasoft Cloud ID auch die Referenz verwenden. Sie können die Referenz von Eigenschaften ermitteln, indem Sie im Eigenschaften-Dialog die Tastenkombination Strg + Umschalttaste + # drücken.
• Bestimmte Versionen des Microsoft Internet Explorers liefern die Daten nicht in UTF-8, wenn die Seite, in der das Formular eingebunden ist, nicht ebenfalls den UTF-8-Zeichensatz verwendet. Der Parameter accept-charset wird in diesem Fall ignoriert. Wenn Sie jedoch ein verstecktes Feld mit einem UTF-8-Zeichen in das Formular aufnehmen, können Sie dieses Problem umgehen.
• Die neuen Objekte werden durch den Benutzer „Form Poster Fabasoft Cloud“ erzeugt bzw. dupliziert. Dieser Benutzer muss Änderungsrechte am Formular-Posteingang bzw. im Eingangsordner haben. Beim Erzeugen des Formular-Posteingangs in einem Teamroom wird dieser Benutzer automatisch hinzugefügt. Bei einem Eingangsordner müssen Sie diesen Benutzer selbst in das Team aufnehmen. Wählen Sie dazu den Benutzer mit der E-Mail-Adresse „formposter@fabasoft.com“.
• Soll ein Duplikat eines Objekts erstellt werden (objecttemplate), dann muss der Benutzer „Form Poster Fabasoft Cloud“ auch das Recht haben, das Objekt duplizieren zu dürfen. Sollte dabei auf referenzierte Objekte zugegriffen werden (z. B. Kategorien oder Textbausteine), muss der Benutzer auch auf diese Objekte die erforderlichen Rechte besitzen.
• Wenn Sie bei den über diesen Mechanismus erstellten Objekten eine Kategorie (objcategory) zuweisen oder im Eingangsorder Regeln definierten, mit denen eine Kategorie zugewiesen oder ein Prozess gestartet wird, dann braucht der Benutzer „Form Poster Fabasoft Cloud“ auch Lesezugriff auf die Teamrooms in denen Sie Ihr benutzerdefiniertes Formular (und damit auch die Kategorie) bzw. Ihre Prozesse erstellt haben.
• Wenn Sie eine Kategorie in den Formulardaten übermitteln (objcategory), diese jedoch nicht gesetzt wird, prüfen Sie die Verwendbarkeit dieser Kategorie für das neu erstellte Objekt.