Fortgeschrittene Anwendungsfälle
2018 Spring Release

Fortgeschrittene AnwendungsfällePermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können benutzerdefinierte Formulare erzeugen und Dokumente automatisch verarbeiten.

FormularePermanenter Link zu dieser Überschrift

Im grafischen Formular-Editor können Sie mittels Drag-and-drop neue Formulare entwerfen und somit auch ohne Programmierkenntnisse Objekte um eigene Eigenschaften erweitern (nur Enterprise und höher).

Sie können entweder ein Formular zu einem bestehenden Objekt hinzufügen (wird in den Eigenschaften des Objekts als erste Registerkarten angezeigt) oder Sie können Basisobjekte basierend auf einem Formular erzeugen.

Formularfelder

Folgende Formularfelder können Sie auf Ihrem Formular verwenden:

  • Eingabefeld
    Ein einwertiges Feld eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt).
  • Elementliste
    Eine Liste von Feldern eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt)
  • Mehrzeilig
    Ein mehrwertiges Feld vom Typ Zeichenkette.
  • Checkbox
    Ein oder mehrere Kontrollkästchen (Mehrfachselektion ist möglich).
  • Optionsfeld
    In einem Optionsfeld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden (Radiobuttons).
  • Dropdown-Feld
    In einem Dropdown-Feld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden.
  • Standard-Eigenschaft
    Bietet die Möglichkeit Standard-Eigenschaften von Objekten auch am benutzerdefinierten Formular anzuzeigen.
  • Trenner
    Dient zur Strukturierung von zusammengehörigen Eigenschaften.
  • HTML-Text
    Ermögliche formatierte Beschreibungen am Formular bereitzustellen.

Typen

Für Eingabefelder bzw. Elementlisten können Sie folgende Typen festlegen:

  • Zeichenkette
  • Ganze Zahl
  • Gleitkommazahl
  • Datum
  • Datum und Zeit
  • Zeitangabe
  • Hyperlink
  • Währung
  • Objekt

Hinweis: Der Typ eines Felds kann nicht mehr geändert werden, wenn das Formular veröffentlicht wurde.

Zusätzliche Einstellungen

Abhängig vom Typ können Sie weitere Einstellungen für die Formularfelder treffen. Im Allgemeinen können Sie festlegen:

Registerkarte „Allgemein“

  • Führungstext
  • Muss-Feld
  • Hilfetext
  • Initialisierungswert

Registerkarte „Erweitert“

  • Programmiername
  • Lesbarkeit bzw. Änderbarkeit abhängig von Benutzerrechten
  • Maskierung (Zeichenketten und ganze Zahl)
  • Expressions zur Berechnung und Validierung

Mehrsprachigkeit

Für die in der Fabasoft Private Cloud verfügbaren Sprachen können Sie Übersetzungen für die Namen und kontextsensitive Hilfe bereitstellen. Öffnen Sie dazu die Eigenschaften des Formulars (Kontextmenübefehl „Eigenschaften“) und wechseln Sie auf die Registerkarte „Übersetzungen“. Für jeden mehrsprachigen Namen des Formulars finden Sie einen entsprechenden Eintrag.

Ein Formular erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Formular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Neu“.
  3. Wählen Sie in der Kategorie „Alle“ den Eintrag „Formular“ aus.
  4. Legen Sie die initialen Daten des Formulars fest und klicken Sie auf "Weiter".
    • Geben Sie einen mehrsprachigen Namen für das Formular ein.
    • Legen Sie die Basisklasse fest, um die Basiseigenschaften der Standardvorlage festzulegen. Wenn Sie zum Beispiel „Dokument mit Benutzerdaten“ auswählen, steht in der Standardvorlage des Formulars die Eigenschaft Datei zur Verfügung.
      Bei „Container mit Benutzerdaten“ bzw. „Room mit Benutzerdaten“ können Sie zusätzlich festlegen, ob es sich um eine Akte handelt. Bei den untergeordneten Objekten wird der Bezug zur Akte gespeichert. Dadurch ist es zum Beispiel möglich, dass die Eigenschaften der Akte auch als Felder in Microsoft Word zur Verfügung stehen.
    • Geben Sie ein Basisformular an, falls Sie Registerkarten und Felder eines anderen Formulars übernehmen möchten.
    • Wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus, wenn Sie verhindern möchten, dass Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden können. Das Formular kann in diesem Fall nur bestehenden Objekten zugewiesen werden (über die Formular-Kategorie).
  5. Stellen Sie per Drag-and-drop die gewünschten Felder zusammen.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Das Formular steht nun als Entwurf zur Verfügung. Innerhalb dieses Teamrooms können bereits Testobjekte basierend auf dem Entwurfsstand erzeugt werden (sofern Sie nicht Keine Vorlage anlegen ausgewählt haben). Die Entwürfe finden Sie im Erzeugen-Dialog unter „Formulare (Entwurf)“.

Ein Formular veröffentlichenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach Fertigstellung des Entwurfs kann das Formular veröffentlicht werden.

Um ein Formular zu veröffentlichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den Teamroom mit dem gewünschten Formular.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Formulars auf „Formular veröffentlichen“.

Innerhalb dieses Teamrooms können bereits Objekte mit dem veröffentlichten Formular erzeugt werden (sofern Sie nicht Keine Vorlage anlegen ausgewählt haben). Die veröffentlichten Formulare finden Sie im Erzeugen-Dialog unter „Formulare“.

Falls notwendig, können Sie das Formular auch nach der Veröffentlichung weiter anpassen. Die Änderungen werden erst allgemein verfügbar, wenn Sie das Formular erneut veröffentlichen.

Ein Formular zur Verwendung freigebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Formulare allgemein verwenden zu können, müssen diese über den Kontextmenübefehl „Formular zur Verwendung freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann entweder nur für den Benutzer selbst erfolgen (Testzwecke) oder für Organisationen, Organisationseinheiten, Teams bzw. externe Organisationen. Um die Freigabe für Organisationselemente durchführen zu können, müssen Sie Organisationsadministrator sein oder über eine Organisationsrichtlinie zur Verwaltung des entsprechenden Organisationselements berechtigt sein. Für Organisationseinheiten können Benutzer mit der Rolle „Leiter“ ebenfalls die Freigabe durchführen.

Um ein Formular freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem Formular und führen Sie den Kontextmenübefehl „Formular zur Verwendung freigeben“ aus.
  2. Markieren Sie die Organisationen, Organisationseinheiten bzw. Teams für die das Formular freigegeben werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.

Die Freigabe kann durch ein erneutes Ausführen des Kontextmenübefehls und entfernen der Häkchen bei den entsprechenden Einträgen wieder aufgehoben werden.

Formular-VorlagePermanenter Link zu dieser Überschrift

In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörigen Vorlagen. Über die Vorlagen können Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden. Wenn Sie dies verhindern möchten, wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus und veröffentlichen das Formular gegebenenfalls erneut.

  • Generierte Standardvorlage
    Wenn Sie keine eigene Vorlage definieren, wird aus der Standardvorlage eine Vorlage bzw. Vorlage (veröffentlicht) generiert, die beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular verwendet wird.
  • Vorlage
    Sie können eine eigene Vorlage definieren (z. B. ein Word-Dokument mit Standard-Inhalt), die beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular verwendet wird.
  • Vorlage (veröffentlicht)
    Beim Veröffentlichen des Formulars wird die Vorlage (veröffentlicht) aus der Vorlage generiert.

Formular-KategoriePermanenter Link zu dieser Überschrift

In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörige Kategorie (veröffentlicht).

Die Kategorie kann für folgende Anwendungsfälle verwendet werden:

  • Formular zu einem Objekt hinzufügen
  • Verwendbarkeit festlegen
  • Aufbewahrungsregeln festlegen

Ein Formular zu einem Objekt hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nicht nur Basisobjekte, die auf einem Formular basieren, können erzeugt werden, sondern es ist auch möglich bestehende Objekte mit einem Formular zu erweitern. Dies eignet sich insbesondere für Teamroom-Vorlagen.

Um ein Formular zu einem Objekt hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
  3. Wählen Sie im Feld Kategorie (standardmäßig auf der Registerkarte „Allgemein“) die gewünschte Kategorie aus. Der Kategoriename entspricht dem Formularnamen.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Das Formular wird als erste Registerkarte in den Eigenschaften des Objekts angezeigt. Wenn Sie nun das Objekt als Teamroom-Vorlage definieren, wird bei jedem neu erzeugten Objekt, das auf der Teamroom-Vorlage basiert, das Formular hinterlegt.

VerwendbarkeitPermanenter Link zu dieser Überschrift

In den Eigenschaften der Kategorie auf der Registerkarte „Vorlagenkategorie (Komponentenobjekt)“ im Feld Verwendbar für können Sie die Objektklassen definieren, für die die Kategorie verwendbar sein soll.

Beispiel:

Wenn Sie einen BPMN-Prozess auf eine Formular-Kategorie einschränken und Aktivitäten verwenden möchten, die nur für Dokumente erlaubt sind, können Sie die Kategorie entsprechend anpassen (nur „Dokument“ darf eingetragen sein).

AufbewahrungsregelnPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Formular-Kategorie kann zusätzlich dazu verwendet Aufbewahrungsregeln zu definieren. Die Kategorie finden Sie in den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ im Feld Kategorie (veröffentlicht).

In den Eigenschaften der Kategorie auf der Registerkarte „Aufbewahrungsregeln“ können Sie festlegen, ob Objekte mit dieser Kategorie aufbewahrungswürdig sind. Bei aufbewahrungswürdigen Objekten kann auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ eine Aufbewahrungsfrist manuell festgelegt werden. Innerhalb dieser Frist kann das Objekt nicht gelöscht werden.

Die Aufbewahrungsfrist kann aber auch über die Kategorie berechnet werden. Geben Sie dazu in der Kategorie eine Aufbewahrungsdauer und ein Basisdatum für die Aufbewahrungsdauer an. Das Festlegen der konkreten Aufbewahrungsfrist erfolgt über eine Hintergrundaufgabe, die Sie im Feld Standard-Hintergrundaufgaben definieren müssen.

Wählen Sie in der Hintergrundaufgabe die Aktion „Aufbewahrung auf Basis der Kategorie festlegen“ aus. Legen Sie zusätzlich den Zeitpunkt fest, wann die Hintergrundaufgabe ausgeführt werden soll. Im Allgemeinen bietet sich an, das Basisdatum für die Aufbewahrungsdauer als Basisdatum für die Zeitspanne zu verwenden und zum Beispiel „Sofort“ als Zeitspanne.

Für eine Aussonderung können Sie in der Kategorie eine weitere Hintergrundaufgabe definieren. Im Allgemeinen macht es Sinn, die Aufbewahrungsfrist als Basisdatum für die Ausführung der Hintergrundaufgabe zu definieren. Als Aktion können Sie entweder „Automatisch löschen“ oder „Prozess starten“ auswählen. Wenn Sie einen Prozess starten möchten, müssen Sie zusätzlich einen Prozess angeben. Im Prozess sollte eine Aufgabe mit der Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ definiert sein.

Bei Ausführung der Hintergrundaufgabe wird der Prozess gestartet und kann von den definierten Benutzern im Arbeitsvorrat abgearbeitet werden. Die Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ bietet die Arbeitsschritte „Löschen“, „Aufbewahrungsfrist verlängern“ und „Gesehen“ an.

EingangsordnerPermanenter Link zu dieser Überschrift

In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.

Eingangsordner können Sie direkt auf „Home“ erzeugen (Hintergrund-Kontextmenü > „Neu“ > „Eingangsordner“). Wie für Teamrooms können Sie auch für Eingangsordner ein Team festlegen und so die Zugriffsrechte definieren.

Um Regeln für einen Eingangsordner zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Eingangsordner.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Regeln verwalten“.
  3. Legen Sie fest, ob die Regeln nur auf Objekte der obersten Ebene angewandt werden. Falls ja, werden die Regeln auf alle Objekte (auch Ordner) auf oberster Ebene angewandt. Andernfalls werden die Regeln auf alle Objekte (auch in Ordnerhierarchien) angewandt, jedoch nicht auf die Ordner selbst, da diese in diesem Fall nur zur Strukturierung dienen.
  4. Öffnen Sie das Menü „Regel“ und klicken Sie auf „Neu“.
  5. Vergeben Sie einen Namen für die Regel.
  6. Legen Sie die Bedingungen für die Regel fest. Bei einer Bedingung wird überprüft, ob die ausgewählte Eigenschaft die definierte Zeichenkette enthält (die Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert). Geben Sie die Zeichenkette ohne Platzhalter an. Alle Bedingungen müssen zutreffen, damit die Regel ausgeführt wird. Geben Sie keine Bedingung an, wenn die Regel immer ausgeführt werden soll.
  7. Legen Sie die auszuführenden Aktionen fest.
    • Daten importieren
      Der Inhalt der eingehenden CSV-Datei wird importiert. Dazu muss das Ziel für den Import und die Art des Imports (z. B. Mitglieder oder Aufbauorganisation) angegeben werden. Vorlagen für die CSV-Dateien können Sie über die jeweiligen manuellen Aktionen herunterladen (z. B. Aktion „Mitglieder importieren“ einer Organisation).
    • Eigenschaftswert festlegen
      Einer Eigenschaft des eingehenden Objekts wird ein Wert zugeordnet. Als Eigenschaft können keine Aggregate ausgewählt werden.
    • Kategorie zuordnen
      Dem eingehenden Objekt wird die angegebene Kategorie zugeordnet.
    • Klassifizieren mit Mindbreeze InSpire
      Die eingehenden Objekte werden klassifiziert. Auf Basis der Klassifizierung wird dem Objekt eine Kategorie zugeordnet.
    • Prozess starten
      Der angegebene Prozess wird auf dem eingehenden Objekt gestartet.
    • Zuordnen (asynchron)
      Das eingehende Dokument kann basierend auf QR-Code bzw. PDF-Stichwörter zugeordnet werden. Standardmäßig muss im QR-Code bzw. in den PDF-Stichwörtern die Fabasoft Cloud ID (z. B. COO.1.506.4.4063) von dem Dokument hinterlegt sein, dessen Inhalt durch das eingehende Dokument ersetzt werden soll. Wenn Sie Dokument abschließen auswählen, wird standardmäßig der Status des Dokuments auf „Abgeschlossen“ gesetzt. Abgeschlossene Dokumente können nicht mehr geändert werden, solange der Status nicht aufgehoben wird.
      Die Art der Zuordnung und das Abschließen kann jedoch durch eine Eingangskategorie beim eingehenden Dokument beeinflusst werden.
      Für nicht zuordenbare Objekte kann als Ziel eine Ablage definiert werden. Das Zuordnen wird in regelmäßigen Abständen asynchron durchgeführt.
  8. Klicken Sie auf „Weiter“.
  9. Sie können weitere Regeln definieren, oder die Bearbeitung mit „Speichern“ abschließen.

Für ein im Eingangsordner abgelegtes Objekt, werden die Regeln entsprechend der Reihenfolge überprüft. Wenn alle Bedingungen einer Regel auf ein eingehendes Objekt zutreffen bzw. keine Bedingung definiert wurde, werden die definierten Aktionen auf dem Objekt ausgeführt. Es wird nur die erste zutreffende Regel ausgeführt.

Klassifizieren und registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Fabasoft Private Cloud in Verbindung mit Mindbreeze InSpire ermöglicht Ihnen Dokumente automatisch zu klassifizieren und Metadaten zu extrahieren (nur Enterprise und höher). Insbesondere im Zusammenspiel mit benutzerdefinierten Formularen steht Ihnen hiermit ein leistungsstarkes Konzept zur Eingangsklassifizierung von Dokumenten für Ihren jeweiligen Anwendungsfall zur Verfügung.

Die folgenden Schritte erläutern die grundsätzliche Funktionsweise:

  1. In einer Lernphase wird Mindbreeze InSpire trainiert, eine Klassifizierung der Dokumente vorzunehmen. Für die Extraktion der Metadaten aus Dokumenten können reguläre Ausdrücke definiert werden.
  2. Im Produktivbetrieb werden beim Klassifizieren von Dokumenten (entweder manuell oder automatisch ausgelöst) die Metadaten und die Klassifizierung vom Mindbreeze InSpire Service angefordert. Durch Feedback kann die Qualität der Klassifizierung weiter verbessert werden.
  3. Für den Klassifizierungswert wird eine Kategorie mit entsprechender Importkennung gesucht und dem Dokument zugeordnet.
  4. Mithilfe der Kategorie kann eine für das Dokument spezifische Registrierung gestartet werden oder ein Prozess kann initialisiert werden. Wenn aus dem Dokument entsprechende Metadaten gewonnen werden konnten, werden diese bei der Registrierung vorbefüllt und farblich gekennzeichnet.

VoraussetzungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Klassifizierung wird ein Mindbreeze InSpire Service benötigt, das vom Organisationsadministrator konfiguriert werden kann (weitere Informationen sind in der Administrationshilfe verfügbar).

Verwendung von KategorienPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der vom Mindbreeze InSpire berechnete Klassifizierungswert wird dazu verwendet, eine Kategorie anhand der Importkennung der Kategorie zu ermitteln. Über die Kategorie kann die weitere Verarbeitung festgelegt werden:

  • Art der Registrierung
  • Standardprozess
  • Aufbewahrungsregeln

Kategorien werden im Kontext verschiedener Apps verwendet und können dort erzeugt bzw. verwaltet werden (z. B. bei benutzerdefinierten Formularen).

Verwendung von FormularenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzerdefinierte Formulare (siehe Kapitel „Formulare“) können bei der Klassifizierung berücksichtigt werden. In den Eigenschaften des Formulars wird die zugehörige Kategorie (veröffentlicht) angezeigt. Vergeben Sie in den Eigenschaften der Kategorie als Importkennung den Klassifizierungswert, der von Mindbreeze InSpire für die entsprechende Art von Dokumenten zurückgegeben wird. Die Registrierung erfolgt somit basierend auf dem Formular.

Die beim Klassifizieren extrahierten Metadaten werden beim Registrieren in die entsprechenden Felder übernommen.

Hinweis: Für die Zuordnung von Metadaten muss, falls die Programmiernamen der benutzerdefinierten Felder nicht den Mindbreeze InSpire Schlüsseln entsprechen, Ihr Organisationsadministrator eine entsprechende Zuordnung im Mindbreeze InSpire Service eintragen.

EingangsordnerPermanenter Link zu dieser Überschrift

Über den Eingangsordner können Dokumente automatisch klassifiziert werden. Dazu kann eine Regel definiert werden, die die Aktion „Klassifizieren mit Mindbreeze InSpire“ ausführt (siehe Kapitel „Eingangsordner“).

WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Aktivität „Registrieren“ können Dokumente über den Workflow klassifiziert und registriert werden. Sie können einen Ad-hoc-Prozess mit der vorgeschriebenen Aktivität „Registrieren“ starten. In einem vordefinierten BPMN-Prozess kann die Aktivität ebenfalls verwendet werden (die Verwendbarkeit muss auf Dokumente eingeschränkt sein).

Über die Aktivität können folgende Arbeitsschritte ausgeführt werden. Es werden nur die im jeweiligen Kontext sinnvollen Arbeitsschritte angeboten.

  • Öffnen
    Öffnet das Dokument.
  • Klassifizieren und registrieren
    Klassifiziert das Dokument mit Mindbreeze InSpire und öffnet das entsprechende Registrierungsformular.
  • Registrieren
    Öffnet das Registrierungsformular.
  • Nicht registrieren
    Entfernt die Aktivität aus dem Arbeitsvorrat, ohne eine Registrierung durchzuführen.

RegistrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Registrieren eines Dokuments können Sie in einer zweigeteilten Sicht (links die Metadaten, rechts das Dokument) Metadaten zu dem Dokument erfassen. Gegebenenfalls wird das Dokument auch zugeordnet (z. B. zu einer Akte).

Registrieren (generisch)

Das generische Registrieren steht zur Verfügung, wenn durch die Klassifizierung keine Kategorie ermittelt werden konnte. In diesem Fall können Sie Metadaten in einer zweiteiligen Sicht erfassen.

Registrieren als (Eingangskategorie)

Eine Eingangskategorie legt die Registrierung und Zuordnung des Dokuments fest. Die Eingangskategorie kann direkt einem Dokument zugeordnet sein oder der Kategorie, die einem Dokument zugeordnet ist. Falls einem Dokument keine Kategorie zugeordnet ist, werden auch die Eingangskategorien der lizenzierten Apps berücksichtigt.

Registrieren als (Formular)

Wenn einem Dokument eine Formular-Kategorie zugeordnet ist, können in einer zweigeteilten Sicht auch die benutzerdefinierten Metadaten definiert werden.

Formular-PosteingangPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Formular-Posteingang erlaubt es Ihnen, mithilfe eines HTML-Formulars Daten zu erfassen und in der Fabasoft Private Cloud abzulegen. Alternativ zum Formular-Posteingang kann auch ein Eingangsordner verwendet werden.

Um einen Formular-Posteingang zu erzeugen und die Identifikation des Posteingangs zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü an einer leeren Stelle des Inhaltsbereichs und klicken Sie auf „Neu“.
  3. Wählen Sie in der Kategorie „Werkzeuge“ den Eintrag „Formular-Posteingang“ aus.
  4. Vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Klicken Sie im Kontextmenü des Formular-Posteingangs auf „Eigenschaften“.
  6. Auf der Registerkarte „Formular-Posteingang“ finden Sie im Feld Identifikation die eindeutige ID des Posteingangs. Kopieren Sie die ID, um Sie in Ihrem HTML-Formular zu hinterlegen.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Alternativ zum Formular-Posteingang kann auch ein Eingangsordner verwendet werden. Als Identifikation des Eingangsordners verwenden Sie bitte die Fabasoft Cloud ID.

Um ein entsprechendes HTML-Formular auf Ihrer Website zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erstellen Sie ein HTML-Formular auf einer Seite Ihrer Website.
  2. Legen Sie folgende Attribute des HTML-Formulars fest:
    • Attribut: action
      Wert: https://at.cloud.fabasoft.com/foliop/createobject
      Hinweis: Ändern Sie den Host in der URL auf de.cloud.fabasoft.com bzw. ch.cloud.fabasoft.com, wenn sich der Formular-Posteingang in der Lokation Deutschland bzw. in der Lokation Schweiz befindet.
    • Attribut: method
      Wert: post
    • Attribut: accept-charset
      Wert: UTF-8
    • Attribut: enctype
      Wert: multipart/form-data
  3. Definieren Sie ein verstecktes Feld mit Namen objectclass und geben Sie als Wert die Fabasoft Cloud ID oder die Referenz der Objektklasse an, von der eine Instanz im Formular-Posteingang erzeugt werden soll, wenn das HTML-Formular abgeschickt wird. Standardmäßig können Sie z. B. die folgenden Objektklassen verwenden:
    • Ordner: COODESK@1.1:Folder
    • PDF-Dokument: FSCACROBAT@1.1:PDFObject
    • Microsoft Word-Dokument: COOMSOFFICE@1.1:WinWordObject
    • Microsoft Excel-Dokument: COOMSOFFICE@1.1:ExcelObject
    • Microsoft PowerPoint-Dokument: COOMSOFFICE@1.1:PowerPointObject
    • Beliebiger Inhalt: GENCONT@1.1:ContentObject
    • Objekt mit Formulardaten: FSCUSERFORMS@1.1001:ObjectWithUserForm bzw.
      FSCUSERFORMS@1.1001:DocumentWithUserForm bzw.
      FSCUSERFORMS@1.1001:ContainerWithUserForm
  4. Definieren Sie ein weiteres verstecktes Feld mit Namen inbox und dem Wert aus dem Feld Identifikation des Formular-Posteingangs (bzw. die Fabasoft Cloud ID des Eingangsordners).
  5. Definieren Sie gegebenenfalls weitere Felder.

Folgende Felder können im HTML-Formular definiert werden (wenn nicht anders angegeben sind die Felder optional):

Feld im HTML-Formular

Beschreibung

objectclass

Muss-Feld: Definiert die Fabasoft Cloud ID oder Referenz der Objektklasse, von der nach dem Übermitteln des HTML-Formulars eine Instanz im Formular-Posteingang erzeugt werden soll.

inbox

Muss-Feld: Definiert die Zeichenkette aus dem Feld Identifikation des Formular-Posteingangs. Alternativ kann auch die Fabasoft Cloud ID des Formular-Posteingangs verwendet werden.

redirect

Muss-Feld: Definiert die URL, die nach Verarbeitung des Formulars aufgerufen werden soll. Die URL muss vollständig und absolut angegeben werden (inkl. Protokoll und Host). Host und Protokoll müssen mit der Seite übereinstimmen, auf der das Formular eingebettet ist.

errorredirect

Definiert die URL, die im Fehlerfall aufgerufen werden soll. Wenn diese URL nicht angegeben ist, wird auf die URL in redirect weitergeleitet. Die URL muss vollständig und absolut angegeben werden (inkl. Protokoll und Host). Host und Protokoll müssen mit der Seite übereinstimmen, auf der das Formular eingebettet ist.

Der Fehlercode und eine Beschreibung des Fehlers werden an diese Seite über die Parameter errorcode und error übergeben.

objname

Definiert den Namen des erzeugten Objekts.

objsubject

Definiert den Betreff des erzeugten Objekts.

objcategory

Definiert die Kategorie des erzeugten Objekts.

Wenn eine objcategory angegeben wird, können für die der Kategorie zugeordneten Eigenschaften ebenfalls Werte in HTML-Feldern übermittelt werden. Als Name der HTML-Felder muss der jeweilige Programmiername der Eigenschaften der Kategorie verwendet werden.

content

Ermöglicht das Hochladen einer Datei, die als Inhalt beim erzeugten Objekt hinterlegt wird.

Dies ist nur dann möglich, wenn die als objectclass angegebene Objektklasse die Eigenschaft Datei zugeordnet hat. Das betreffende HTML-Feld muss vom Typ file sein. Beim Speichern wird nicht geprüft, ob der Dateityp der hochgeladenen Datei mit dem Dateityp der Objektklasse übereinstimmt. Verwenden Sie das Attribut accept im Input-Feld, um die Auswahl auf bestimmte Dateitypen einzuschränken. Über dieses Feld darf nur ein Inhalt hochgeladen werden.

attachmentkeys

Definiert die Namen der HTML-Felder (durch Komma getrennt), in denen weitere Dateien übermittelt werden können.

Für diese Dateien werden Dokumente in der Fabasoft Private Cloud angelegt, die in der im Feld attachmentattrdef angeführten Eigenschaft der Instanz der im Feld objectclass angeführten Objektklasse abgelegt werden. Die angegebenen HTML-Felder müssen vom Typ file sein. Wird im Feld attachmentkeys ein Wert angegeben, so ist es erforderlich, auch attachmentattrdef zu definieren. Die Objektklasse, der durch diese Felder erzeugten Objekte, wird durch die Endung der hochgeladenen Datei bestimmt. Der Dateiname wird aus dem Namen der hochgeladenen Datei übernommen.

attachmentattrdef

Definiert die Fabasoft Cloud ID bzw. die Referenz der Eigenschaft, in der zusätzlich übermittelte Dokumente abgelegt werden.

Wird im Feld attachmentattrdef ein Wert angegeben, so ist es erforderlich, auch attachmentkeys zu definieren. Für die Objektklasse Ordner (COODESK@1.1:Folder) verwenden Sie die Eigenschaft COOSYSTEM@1.1:objchildren.

<Referenz/Fabasoft Cloud ID von sonstigen Eigenschaften>

Sie können auch sonstige skalare Eigenschaften, die Sie im Attributeditor ändern können, setzen. Verwenden Sie dazu die vollständige Referenz bzw. die Fabasoft Cloud ID dieser Eigenschaften (z. B. COOSYSTEM@1.1:objexternalkey).

Hinweis:

  • Sie finden die Fabasoft Cloud ID auf der Registerkarte „Allgemein“ im Eigenschaften-Dialog des jeweiligen Objekts. Um Objektklassen und Eigenschaften zu identifizieren, können Sie neben der Fabasoft Cloud ID auch die Referenz verwenden. Sie können die Referenz von Eigenschaften ermitteln, indem Sie im Eigenschaften-Dialog die Tastenkombination Strg + Umschalttaste + # drücken.
  • Bestimmte Versionen des Microsoft Internet Explorers liefern die Daten nicht in UTF-8, wenn die Seite, in der das Formular eingebunden ist, nicht ebenfalls den UTF-8-Zeichensatz verwendet. Der Parameter accept-charset wird in diesem Fall ignoriert. Wenn Sie jedoch ein verstecktes Feld mit einem UTF-8-Zeichen in das Formular aufnehmen, können Sie dieses Problem umgehen.
  • Die neuen Objekte werden durch den Benutzer „Form Poster Fabasoft Cloud“ erzeugt. Dieser Benutzer muss Änderungsrechte am Formular-Posteingang bzw. im Eingangsordner haben. Beim Erzeugen des Formular-Posteingangs in einem Teamroom wird dieser Benutzer automatisch hinzugefügt. Bei einem Eingangsordner müssen Sie diesen Benutzer selbst in das Team aufnehmen. Wählen Sie dazu den Benutzer mit der E-Mail-Adresse „formposter@fabasoft.com“.
  • Wenn Sie bei den über diesen Mechanismus erstellten Objekten eine Kategorie zuweisen oder im Eingangsorder Regeln definierten, mit denen eine Kategorie zugewiesen oder ein Prozess gestartet wird, dann braucht der Benutzer „Form Poster Fabasoft Cloud“ auch Lesezugriff auf die Teamrooms in denen Sie Ihr benutzerdefiniertes Formular (und damit auch die Kategorie) bzw. Ihre Prozesse erstellt haben.

Beispiel

<!-- Ersetzen Sie "form inbox ID" mit der Zeichenkette aus dem Feld
    
Identifikation im Formular-Posteingang. -->

<form action="https://at.cloud.fabasoft.com/foliop/createobject" method="post"
  accept-charset="UTF-8" enctype="multipart/form-data">

  <input name="encodingfix" type="hidden" value="&#9760;" />
  <input type="hidden" name="objectclass" value="COODESK@1.1:Folder" />

  <input type="hi
dden" name="inbox" value="form inbox ID" />
  <input type="hidden" name="attachmentkeys" value="
attachments">
  <input type="hidden" name="attachmentattrdef"
    
value="COOSYSTEM@1.1:objchildren">

  <label for="objname">Name:</label>
  
<input type="text" name="objname">
  
<br>
  <label for="objsubject">Betreff:</label>
  
<input type="text" name="objsubject">
  
<br>
  <label for="attachments">Anlagen:</label>
  
<input type="file" name="attachments" multiple="multiple" accept="pdf">
  
<br>

  <input type="submit" value="Send">
  <input type="Reset">

</form>