Sie können benutzerdefinierte Formulare erzeugen und Dokumente automatisch verarbeiten.
Im grafischen Formular-Editor können Sie mittels Drag-and-drop neue Formulare entwerfen und somit auch ohne Programmierkenntnisse Objekte um eigene Eigenschaften erweitern (nur Enterprise und höher).
Sie können entweder ein Formular zu einem bestehenden Objekt hinzufügen (wird in den Eigenschaften des Objekts angezeigt) oder Sie können Basisobjekte basierend auf einem Formular erzeugen.
Formularfelder
Folgende Formularfelder können Sie auf Ihrem Formular verwenden:
Typen
Für Eingabefelder bzw. Elementlisten können Sie folgende Typen festlegen:
Hinweis: Der Typ eines Felds kann nicht mehr geändert werden, wenn das Formular veröffentlicht wurde.
Zusätzliche Einstellungen
Abhängig vom Typ können Sie weitere Einstellungen für die Formularfelder treffen. Im Allgemeinen können Sie festlegen:
Registerkarte „Allgemein“
Registerkarte „Erweitert“
Mehrsprachigkeit
Für die in der Fabasoft Private Cloud verfügbaren Sprachen können Sie Übersetzungen für die Namen und kontextsensitive Hilfe bereitstellen. Öffnen Sie dazu die Eigenschaften des Formulars (Kontextmenübefehl „Eigenschaften“) und wechseln Sie auf die Registerkarte „Übersetzungen“. Für jeden mehrsprachigen Namen des Formulars finden Sie einen entsprechenden Eintrag.
Um ein Formular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Das Formular steht nun als Entwurf zur Verfügung. Innerhalb dieses Teamrooms können bereits Testobjekte basierend auf dem Entwurfsstand erzeugt werden (sofern Sie nicht Keine Vorlage anlegen ausgewählt haben). Die Entwürfe finden Sie im Erzeugen-Dialog unter „Formulare (Entwurf)“.
Beispiel
Das folgende Beispiel zeigt insbesondere die Möglichkeit der Verwendung von Expressions in Formularen. Anhand eines Gesamtbetrags und einer Zahlungsweise soll die Höhe der jeweiligen Teilzahlung berechnet werden.
Erzeugen Sie ein Formular (Basisklasse „Objekt mit Benutzerdaten“) mit folgenden drei Eigenschaften:
Wert berechnen |
// allows using the short reference of FSCUSERFORMS@1.1001:GetFieldValue Currency @installment = cooobj.GetFieldValue("totalpayment"); if (@installment.currvalue) { |
Die Aktion GetFieldValue ermöglicht sehr einfach anhand des Programmiernamens auf den Wert von Feldern zuzugreifen. Dabei wird implizit berücksichtigt, dass sich die Softwarekomponente von Entwurfs-Formularen und veröffentlichten Formularen unterscheidet.
Weiterführende Informationen zu Expressions finden Sie im White Paper „An Introduction to Fabasoft app.ducx“.
Nach Fertigstellung des Entwurfs kann das Formular veröffentlicht werden.
Um ein Formular zu veröffentlichen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Innerhalb dieses Teamrooms können bereits Objekte mit dem veröffentlichten Formular erzeugt werden (sofern Sie nicht Keine Vorlage anlegen ausgewählt haben). Die veröffentlichten Formulare finden Sie im Erzeugen-Dialog unter „Formulare“.
Falls notwendig, können Sie das Formular auch nach der Veröffentlichung weiter anpassen. Die Änderungen werden erst allgemein verfügbar, wenn Sie das Formular erneut veröffentlichen.
Um Formulare allgemein verwenden zu können, müssen diese über den Kontextmenübefehl „Formular zur Verwendung freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann entweder nur für den Benutzer selbst erfolgen (Testzwecke) oder für die Organisation, Organisationseinheiten, Teams bzw. externe Organisationen. Um die Freigabe für Organisationselemente durchführen zu können, müssen Sie Organisationsadministrator sein oder über eine Organisationsrichtlinie zur Verwaltung des entsprechenden Organisationselements berechtigt sein. Für Organisationseinheiten können Benutzer mit der Rolle „Leiter“ ebenfalls die Freigabe durchführen.
Um ein Formular freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
Die Freigabe kann durch ein erneutes Ausführen des Kontextmenübefehls und entfernen der Auswahl wieder aufgehoben werden.
In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörigen Vorlagen. Über die Vorlagen können Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden. Wenn Sie dies verhindern möchten, wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus und veröffentlichen das Formular gegebenenfalls erneut.
In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörige Kategorie (veröffentlicht).
Die Kategorie kann für folgende Anwendungsfälle verwendet werden:
Ein Formular zu einem Objekt hinzufügen
Nicht nur Basisobjekte, die auf einem Formular basieren, können erzeugt werden, sondern es ist auch möglich bestehende Objekte mit einem Formular zu erweitern. Dies eignet sich insbesondere für Teamroom-Vorlagen.
Um ein Formular zu einem Objekt hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Das Formular wird in den Eigenschaften des Objekts angezeigt. Wenn Sie nun das Objekt als Teamroom-Vorlage definieren, wird bei jedem neu erzeugten Objekt, das auf der Teamroom-Vorlage basiert, das Formular hinterlegt.
Verwendbarkeit
In den Eigenschaften der Kategorie auf der Registerkarte „Vorlagenkategorie (Komponentenobjekt)“ im Feld Verwendbar für können Sie die Objektklassen definieren, für die die Kategorie verwendbar sein soll.
Beispiel:
Wenn Sie einen BPMN-Prozess auf eine Formular-Kategorie einschränken und Aktivitäten verwenden möchten, die nur für Dokumente erlaubt sind, können Sie die Kategorie entsprechend anpassen (nur „Dokument“ darf eingetragen sein).
Aufbewahrungsregeln
Die Formular-Kategorie kann zusätzlich dazu verwendet Aufbewahrungsregeln zu definieren. Die Kategorie finden Sie in den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ im Feld Kategorie (veröffentlicht).
In den Eigenschaften der Kategorie auf der Registerkarte „Aufbewahrungsregeln“ können Sie festlegen, ob Objekte mit dieser Kategorie aufbewahrungswürdig sind. Bei aufbewahrungswürdigen Objekten kann auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ eine Aufbewahrungsfrist manuell festgelegt werden. Innerhalb dieser Frist kann das Objekt nicht gelöscht werden.
Die Aufbewahrungsfrist kann aber auch über die Kategorie berechnet werden. Geben Sie dazu in der Kategorie eine Aufbewahrungsdauer und ein Basisdatum für die Aufbewahrungsdauer an. Das Festlegen der konkreten Aufbewahrungsfrist erfolgt über eine Hintergrundaufgabe, die Sie im Feld Standard-Hintergrundaufgaben definieren müssen.
Wählen Sie in der Hintergrundaufgabe die Aktion „Aufbewahrung auf Basis der Kategorie festlegen“ aus. Legen Sie zusätzlich den Zeitpunkt fest, wann die Hintergrundaufgabe ausgeführt werden soll. Im Allgemeinen bietet sich an, das Basisdatum für die Aufbewahrungsdauer als Basisdatum für die Zeitspanne zu verwenden und zum Beispiel „Sofort“ als Zeitspanne.
Für eine Aussonderung können Sie in der Kategorie eine weitere Hintergrundaufgabe definieren. Im Allgemeinen macht es Sinn, die Aufbewahrungsfrist als Basisdatum für die Ausführung der Hintergrundaufgabe zu definieren. Als Aktion können Sie entweder „Automatisch löschen“ oder „Prozess starten“ auswählen. Wenn Sie einen Prozess starten möchten, müssen Sie zusätzlich einen Prozess angeben. Im Prozess sollte eine Aufgabe mit der Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ definiert sein.
Bei Ausführung der Hintergrundaufgabe wird der Prozess gestartet und kann von den definierten Benutzern im Arbeitsvorrat abgearbeitet werden. Die Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ bietet die Arbeitsschritte „Löschen“, „Aufbewahrungsfrist verlängern“ und „Gesehen“ an.
In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.
Eingangsordner können Sie in Ihrer persönlichen Ablage erzeugen (Hintergrund-Kontextmenü > „Neu“ > „Eingangsordner“). Wie für Teamrooms können Sie auch für Eingangsordner ein Team festlegen und so die Zugriffsrechte definieren.
Um Regeln für einen Eingangsordner zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Für ein im Eingangsordner abgelegtes Objekt, werden die Regeln entsprechend der Reihenfolge überprüft. Wenn alle Bedingungen einer Regel auf ein eingehendes Objekt zutreffen bzw. keine Bedingung definiert wurde, werden die definierten Aktionen auf dem Objekt ausgeführt. Es wird nur die erste zutreffende Regel ausgeführt.
Hinweis: Die Organisation der abgelegten Objekte muss der Organisation des Eingangsordners entsprechen, damit die Regeln angewendet werden.
Die Fabasoft Private Cloud in Verbindung mit Mindbreeze InSpire ermöglicht Ihnen Dokumente automatisch zu klassifizieren und Metadaten zu extrahieren (nur Enterprise und höher). Insbesondere im Zusammenspiel mit benutzerdefinierten Formularen steht Ihnen hiermit ein leistungsstarkes Konzept zur Eingangsklassifizierung von Dokumenten für Ihren jeweiligen Anwendungsfall zur Verfügung.
Die folgenden Schritte erläutern die grundsätzliche Funktionsweise:
Für die Klassifizierung wird ein Mindbreeze InSpire Service benötigt, das vom Organisationsadministrator konfiguriert werden kann (weitere Informationen sind in der Administrationshilfe verfügbar).
Der vom Mindbreeze InSpire berechnete Klassifizierungswert wird dazu verwendet, eine Kategorie anhand der Importkennung der Kategorie zu ermitteln. Über die Kategorie kann die weitere Verarbeitung festgelegt werden:
Kategorien werden im Kontext verschiedener Apps verwendet und können dort erzeugt bzw. verwaltet werden (z. B. bei benutzerdefinierten Formularen).
Benutzerdefinierte Formulare (siehe Kapitel „Formulare“) können bei der Klassifizierung berücksichtigt werden. In den Eigenschaften des Formulars wird die zugehörige Kategorie (veröffentlicht) angezeigt. Vergeben Sie in den Eigenschaften der Kategorie als Importkennung den Klassifizierungswert, der von Mindbreeze InSpire für die entsprechende Art von Dokumenten zurückgegeben wird. Die Registrierung erfolgt somit basierend auf dem Formular.
Die beim Klassifizieren extrahierten Metadaten werden beim Registrieren in die entsprechenden Felder übernommen.
Hinweis: Für die Zuordnung von Metadaten muss, falls die Programmiernamen der benutzerdefinierten Felder nicht den Mindbreeze InSpire Schlüsseln entsprechen, Ihr Organisationsadministrator eine entsprechende Zuordnung im Mindbreeze InSpire Service eintragen.
Über den Eingangsordner können Dokumente automatisch klassifiziert werden. Dazu kann eine Regel definiert werden, die die Aktion „Klassifizieren mit Mindbreeze InSpire“ ausführt (siehe Kapitel „Eingangsordner“).
Mithilfe der Aktivität „Registrieren“ können Dokumente über den Workflow klassifiziert und registriert werden. Sie können einen Ad-hoc-Prozess mit der vorgeschriebenen Aktivität „Registrieren“ starten. In einem vordefinierten BPMN-Prozess kann die Aktivität ebenfalls verwendet werden (die Verwendbarkeit muss auf Dokumente eingeschränkt sein).
Über die Aktivität können folgende Arbeitsschritte ausgeführt werden. Es werden nur die im jeweiligen Kontext sinnvollen Arbeitsschritte angeboten.
Beim Registrieren eines Dokuments können Sie in einer zweigeteilten Sicht (links die Metadaten, rechts das Dokument) Metadaten zu dem Dokument erfassen. Gegebenenfalls wird das Dokument auch zugeordnet (z. B. zu einer Akte).
Registrieren (generisch)
Das generische Registrieren steht zur Verfügung, wenn durch die Klassifizierung keine Kategorie ermittelt werden konnte. In diesem Fall können Sie Metadaten in einer zweiteiligen Sicht erfassen.
Registrieren als (Eingangskategorie)
Eine Eingangskategorie legt die Registrierung und Zuordnung des Dokuments fest. Die Eingangskategorie kann direkt einem Dokument zugeordnet sein oder der Kategorie, die einem Dokument zugeordnet ist. Falls einem Dokument keine Kategorie zugeordnet ist, werden auch die Eingangskategorien der lizenzierten Apps berücksichtigt.
Registrieren als (Formular)
Wenn einem Dokument eine Formular-Kategorie zugeordnet ist, können in einer zweigeteilten Sicht auch die benutzerdefinierten Metadaten definiert werden.
Der Formular-Posteingang erlaubt es Ihnen, mithilfe eines HTML-Formulars Daten zu erfassen und in der Fabasoft Private Cloud abzulegen. Alternativ zum Formular-Posteingang kann auch ein Eingangsordner verwendet werden.
Um einen Formular-Posteingang zu erzeugen und die Identifikation des Posteingangs zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Alternativ zum Formular-Posteingang kann auch ein Eingangsordner verwendet werden. Als Identifikation des Eingangsordners verwenden Sie bitte die Fabasoft Cloud ID.
Um ein entsprechendes HTML-Formular auf Ihrer Website zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Folgende Felder können im HTML-Formular definiert werden (wenn nicht anders angegeben sind die Felder optional):
Feld im HTML-Formular | Beschreibung |
objectclass | Muss-Feld: Definiert die Fabasoft Cloud ID oder Referenz der Objektklasse, von der nach dem Übermitteln des HTML-Formulars eine Instanz im Formular-Posteingang erzeugt werden soll. |
inbox | Muss-Feld: Definiert die Zeichenkette aus dem Feld Identifikation des Formular-Posteingangs. Alternativ kann auch die Fabasoft Cloud ID des Formular-Posteingangs verwendet werden. |
redirect | Muss-Feld: Definiert die URL, die nach Verarbeitung des Formulars aufgerufen werden soll. Die URL muss vollständig und absolut angegeben werden (inkl. Protokoll und Host). Host und Protokoll müssen mit der Seite übereinstimmen, auf der das Formular eingebettet ist. |
errorredirect | Definiert die URL, die im Fehlerfall aufgerufen werden soll. Wenn diese URL nicht angegeben ist, wird auf die URL in redirect weitergeleitet. Die URL muss vollständig und absolut angegeben werden (inkl. Protokoll und Host). Host und Protokoll müssen mit der Seite übereinstimmen, auf der das Formular eingebettet ist. Der Fehlercode und eine Beschreibung des Fehlers werden an diese Seite über die Parameter errorcode und error übergeben. |
objname | Definiert den Namen des erzeugten Objekts. |
objsubject | Definiert den Betreff des erzeugten Objekts. |
objcategory | Definiert die Kategorie des erzeugten Objekts. Wenn eine objcategory angegeben wird, können für die der Kategorie zugeordneten Eigenschaften ebenfalls Werte in HTML-Feldern übermittelt werden. Als Name der HTML-Felder muss der jeweilige Programmiername der Eigenschaften der Kategorie verwendet werden. |
content | Ermöglicht das Hochladen einer Datei, die als Inhalt beim erzeugten Objekt hinterlegt wird. Dies ist nur dann möglich, wenn die als objectclass angegebene Objektklasse die Eigenschaft Datei zugeordnet hat. Das betreffende HTML-Feld muss vom Typ file sein. Beim Speichern wird nicht geprüft, ob der Dateityp der hochgeladenen Datei mit dem Dateityp der Objektklasse übereinstimmt. Verwenden Sie das Attribut accept im Input-Feld, um die Auswahl auf bestimmte Dateitypen einzuschränken. Über dieses Feld darf nur ein Inhalt hochgeladen werden. |
attachmentkeys | Definiert die Namen der HTML-Felder (durch Komma getrennt), in denen weitere Dateien übermittelt werden können. Für diese Dateien werden Dokumente in der Fabasoft Private Cloud angelegt, die in der im Feld attachmentattrdef angeführten Eigenschaft der Instanz der im Feld objectclass angeführten Objektklasse abgelegt werden. Die angegebenen HTML-Felder müssen vom Typ file sein. Wird im Feld attachmentkeys ein Wert angegeben, so ist es erforderlich, auch attachmentattrdef zu definieren. Die Objektklasse, der durch diese Felder erzeugten Objekte, wird durch die Endung der hochgeladenen Datei bestimmt. Der Dateiname wird aus dem Namen der hochgeladenen Datei übernommen. |
attachmentattrdef | Definiert die Fabasoft Cloud ID bzw. die Referenz der Eigenschaft, in der zusätzlich übermittelte Dokumente abgelegt werden. Wird im Feld attachmentattrdef ein Wert angegeben, so ist es erforderlich, auch attachmentkeys zu definieren. Für die Objektklasse Ordner (COODESK@1.1:Folder) verwenden Sie die Eigenschaft COOSYSTEM@1.1:objchildren. |
<Referenz/Fabasoft Cloud ID von sonstigen Eigenschaften> | Sie können auch sonstige skalare Eigenschaften, die Sie im Attributeditor ändern können, setzen. Verwenden Sie dazu die vollständige Referenz bzw. die Fabasoft Cloud ID dieser Eigenschaften (z. B. COOSYSTEM@1.1:objexternalkey). |
Hinweis:
Beispiel |
<!-- Ersetzen Sie "form inbox ID" mit der Zeichenkette aus dem Feld <form action="https://at.cloud.fabasoft.com/foliop/createobject" method="post" <input name="encodingfix" type="hidden" value="☠" /> <label for="objname">Name:</label> <input type="submit" value="Send"> </form> |