Der Fabasoft Cloud Client
2018 Spring Release

Der Fabasoft Cloud ClientPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der native Fabasoft Cloud Client bietet folgende Vorteile:

  • Dokumente direkt über den Webbrowser bearbeiten
  • Dokumente mit Drag-and-drop importieren
  • Dokumente ins Dateisystem synchronisieren

Die Installation können Sie über den Webbrowserstatus in der Kopfzeile des Fabasoft Private Cloud Webclients starten. Weiterführende Informationen finden Sie im White Paper „Fabasoft Clients“.

ÜbersichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch einen Klick auf das Benachrichtigungssymbol des Fabasoft Cloud Clients gelangen Sie zur Übersicht über die zuletzt verwendeten Dokumente.

  • Kopfzeile
    Wenn Sie mit mehreren Cloud-Lokationen bzw. -Installationen arbeiten, können Sie über die Kopfzeile zwischen diesen wechseln. Durch einen Klick auf das fragenzeichen, wird der Support-Dialog geöffnet. Über das Zahnradsymbol gelangen Sie zu den weiterführenden Optionen.
  • Fußzeile
    In der Fußzeile können Sie die Synchronisierung erstmalig starten bzw. sehen Sie den aktuellen Status der Synchronisierung. Durch einen Klick auf den Synchronisierungsstatus können Sie die Synchronisierung pausieren.
  • Dokumentübersicht
    Die offenen, zuletzt bearbeiteten, umbenannten, heruntergeladenen bzw. hochgeladenen Dokumente werden chronologisch angezeigt. Tritt ein Fehler beim Synchronisieren auf, wird die betroffene Datei mit einem roten Hintergrund dargestellt.

    Über das Kontextmenü des jeweiligen Dokuments können Sie
    • bei einem synchronisierten Dokument den Windows Explorer öffnen,
    • den Fabasoft Private Cloud Webclient mit dem Dokument öffnen bzw.
    • den Link auf das Dokument in die Zwischenablage kopieren.

Im Info-Dialog wird Ihnen angezeigt, ob der Fabasoft Cloud Client aktuell ist (grünes Häkchen). Ist dies nicht der Fall können Sie das Update direkt starten.

Optionen-DialogPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Optionen-Dialog bietet Ihnen folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

Allgemein

  • Konto
    Zeigt die URL der aktuellen Cloud-Installation an. Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ können Sie alle lokalen Einstellungen des Kontos löschen (inkl. Cloud Ordner).
  • Cloud Ordner
    Zeigt das Basisverzeichnis des Cloud-Ordners in Ihrem Dateisystem.
    • Ordner löschen
      Wenn Sie die Synchronisierung nicht mehr benötigen, können Sie über die Schaltfläche „Ordner löschen“, den Cloud-Ordner vom Dateisystem entfernen. Dies hat keine Auswirkungen auf die Objekte in der Fabasoft Private Cloud, jedoch gehen noch nicht synchronisierte Änderungen im Dateisystem verloren.
    • Ordner wählen
      Wählen Sie einen neuen Basisordner aus.
      Hinweis: Die Schaltfläche steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie zuvor den aktuellen Basisordner über die Schaltfläche „Ordner löschen“ entfernt haben.
    • Offline
      Um die Synchronisierung zeitweise abzuschalten (z. B. um Roaming-Gebühren zu vermeiden), wählen Sie diese Option aus.
    • Pfadlängen beschränken
      Wenn Sie diese Option auswählen, werden nur Ordner synchronisiert, deren Pfadlänge 246 Zeichen nicht überschreitet und Dateien, deren Pfadlänge 259 Zeichen nicht überschreitet. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird unter Microsoft Windows für die Pfadlängenberechnung die interne 8.3-Notation gewählt (bei dieser Methode werden pro Ordner bzw. Datei max. 12 Zeichen berechnet; der Name wird nicht verändert). Unter Apple OS X gibt es in diesem Fall keine Einschränkung bei den Pfadlängen.
      Bei einer Überschreitung der Pfadlänge wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Falls Sie unter Microsoft Windows Drittprodukte verwenden, die mit langen Pfaden nicht umgehen können, sollten Sie diese Option aktivieren.
  • Systemeinstellungen
    • Automatische Proxy-Anmeldung
      Definiert, ob das Proxy-Passwort gespeichert und für die Proxy-Anmeldung automatisch verwendet wird.
    • Proxy-Einstellungen
      Öffnet die Proxy-Einstellungen des Betriebssystems.
    • Fabasoft Cloud Client beim Systemstart laden
      Definiert, ob der Fabasoft Cloud Client wird beim Hochfahren des Betriebssystems automatisch gestartet.

Bandbreite

  • Download-Geschwindigkeit
    Um die Download-Geschwindigkeit für das Synchronisieren zu beschränken, können Sie die maximale Bandbreite in Kilobytes pro Sekunde angeben.
  • Upload-Geschwindigkeit
    Um die Upload-Geschwindigkeit für das Synchronisieren zu beschränken, können Sie die maximale Bandbreite in Kilobytes pro Sekunde angeben.
  • LAN-Synchronisierung
    Nutzen Sie die LAN-Synchronisierung, um eine deutliche Reduktion der nötigen Internet-Bandbreite zu erzielen und die Synchronisierungsgeschwindigkeit erheblich zu steigern. Wenn sich Daten in der Fabasoft Private Cloud ändern, werden zuerst alle Cloud Ordner im lokalen Netzwerk kontaktiert, ob die geänderten Daten bereits lokal vorliegen. Ist dies der Fall, werden die Daten über das LAN synchronisiert und nicht über das Internet.

Inhalte (nur Microsoft Windows mit installiertem Microsoft Office)

  • Dokumente
    • PDF-Ansicht am Arbeitsplatz erzeugen
      Sie haben die Möglichkeit, dass die PDF-Ansicht von Office-Dokumenten lokal mit dem entsprechenden Drittprodukt generiert wird. Dies hat den Vorteil, dass die Abbildungstreue zwischen Office-Dokument und PDF-Dokument viel besser gewährleistet ist, als wenn das PDF-Dokument am Cloud-Server mit LibreOffice konvertiert wird.
  • Verschlüsselte Dokumente
    • PDF-Ansicht am Arbeitsplatz erzeugen
      Durch das lokale Generieren können PDF-Ansichten von mit Secomo verschlüsselten Office-Dokumenten erstellt werden, bei vollständig gewährleisteter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die PDF-Ansichten werden wie die Dokumente selbst verschlüsselt zum Server übertragen, und können ebenfalls nur von im verschlüsselten Teamroom berechtigten Benutzern entschlüsselt werden.
    • Miniaturansicht aus der PDF-Ansicht am Arbeitsplatz erzeugen
      Durch das lokale Generieren können Miniaturansichten von mit Secomo verschlüsselten Office-Dokumenten erstellt werden (das Drittprodukt Ghostscript ist erforderlich).

Zertifikate (nur Ubuntu)

Bei Verwendung einer zertifikatsbasierten Authentifizierung unter Ubuntu müssen die Client-Zertifikate im Fabasoft Client hinterlegt werden.

SynchronisierungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Cloud Ordner bildet die Ordnerstruktur Ihres Webclients im Dateisystem nach und kann diese automatisch synchron halten.

Hinweis: Wenn Sie den Cloud Ordner bereits in einer früheren Version verwendet haben, müssen Sie ein Upgrade über den Optionen-Dialog (Feld Neue Synchronisierung verwenden) durchführen. Dabei werden alle lokalen Dateien gelöscht.

Synchronisierung erstmalig verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Synchronisierung zu starten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Führen Sie in der Taskleiste auf dem Benachrichtigungssymbol den Kontextmenübefehl „Cloud Ordner öffnen“ aus. Dadurch wird die erste Ebene Ihres Cloud-Schreibtisches ins Dateisystem synchronisiert.
  2. Wenn Sie in einen Ordner navigieren, wird der Inhalt dieses Ordners (auf erster Ebene) synchronisiert. Die erfolgreiche Synchronisierung wird durch ein grünes Häkchen visualisiert.

Sie können nun die Dateien und Ordner sowohl im Fabasoft Private Cloud Webclient als auch im Dateisystem bearbeiten.

Ordner und Dokumente für die Synchronisierung auswählenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können folgendermaßen Ordner und Dokumente für die Synchronisierung auswählen:

  • Beim Navigieren durch die Ordnerstruktur wird automatisch der Inhalt des aktuellen Ordners synchronisiert und synchron gehalten.
  • Um komfortabel eine gesamte Ordnerhierarchie zu synchronisieren und synchron zu halten, steht Ihnen bei Ordnern der Kontextmenübefehl „Cloud Ordner“ > „Ordner aktuell halten“ zur Verfügung.
  • Synchronisierte Ordner können über den Kontextmenübefehl „Cloud Ordner“ > „Lokale Dateien entfernen“ wieder von der Synchronisierung ausgenommen werden. Dabei werden die lokalen Dateien der gesamten Ordnerhierarchie gelöscht. Dies hat keine Auswirkung auf die entsprechenden Elemente in der Fabasoft Private Cloud.

Hinweis:

  • Die Synchronisierung erfolgt automatisch im Hintergrund, sie kann aber über den Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols deaktiviert werden (Feld Offline).
  • Wenn eine Synchronisierung aktiv ist, sehen Sie im Tooltip des Benachrichtigungssymbols den aktuellen Fortschritt.
  • Falls ein Dokument gleichzeitig in der Fabasoft Private Cloud und im Dateisystem geändert wird, wird die Änderung vom Dateisystem in die Fabasoft Private Cloud übernommen und eine entsprechende Meldung angezeigt. Die überschriebene Änderung in der Fabasoft Private Cloud wird in einer Version gespeichert.
  • Wenn Sie die Synchronisierung nicht mehr benötigen, können Sie im Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols über die Schaltfläche „Ordner löschen“, den Cloud Ordner vom Dateisystem entfernen.
  • Die Synchronisierung kann auch im Fabasoft Private Cloud Webclient gestartet werden. Navigieren Sie dazu in den gewünschten Teamroom bzw. Ordner und führen Sie die Aktion „Synchronisieren“ aus. Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Teamroom bzw. Ordner in einer Hierarchie ausgehend von Ihrem „Home“ abgelegt ist.

Symbole für die Visualisierung des StatusPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benachrichtigungssymbol

Das Benachrichtigungssymbol wird verkleinert dargestellt, wenn Sie den Cloud Ordner auf „offline“ gestellt haben oder wenn Sie nicht angemeldet sind. Bei mehreren Cloud Ordnern bezieht sich der Status auf den aktuell ausgewählten Cloud Ordner.

Dateisystem

Folgende Symbole zeigen im Dateisystem den Synchronisierungsstatus an:

  • Nicht synchronisiert
    Nicht synchronisierte Ordner werden ohne spezielle Visualisierung dargestellt.
  • Synchronisiert
    Synchronisierte Ordner und Dokumente werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.
  • Ordner aktuell halten
    Ordner, bei denen die gesamte Hierarchie synchronisiert werden soll, werden mit einem blauen Rand dargestellt.
  • Modifiziert
    Der Ordner oder das Dokument wurde lokal verändert bzw. es wird gerade ein Synchronisierungsvorgang durchgeführt.
  • Fehler
    Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung.

Hinweis: Damit Änderungen bzw. Fehler leicht identifiziert werden können, werden diese über die gesamte Hierarchie angezeigt.

Kontextmenü des BenachrichtigungssymbolsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Kontextmenü des Fabasoft Private Cloud Benachrichtigungssymbols stehen Ihnen folgende für den Cloud Ordner relevante Befehle zur Verfügung:

  • Cloud Ordner öffnen
    Öffnet den Ordner im lokalen Dateisystem, der für die Synchronisierung der Daten mit der Fabasoft Private Cloud angelegt wurde.
  • Synchronisieren
    Startet manuell den Synchronisierungsvorgang.

Hinweis: Falls Sie mit mehreren Fabasoft Cloud Installation arbeiten, können Sie im Kontextmenü das System auswählen, mit dem Sie arbeiten wollen.

Kontextmenü im Cloud OrdnerPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Kontextmenü von synchronisierten Elementen, stehen unter „Cloud Ordner“ folgende Befehle zur Verfügung:

  • Im Cloud Webclient öffnen
    Der Fabasoft Private Cloud Webclient wird geöffnet und das jeweilige Element wird markiert.
  • Eigenschaften im Cloud Webclient anzeigen
    Die Eigenschaften des jeweiligen Elements werden im Fabasoft Private Cloud Webclient geöffnet.
  • Ordner aktuell halten
    Die gesamte Ordnerhierarchie wird synchronisiert und synchron gehalten.
  • Lokale Dateien entfernen
    Die lokalen Dateien werden entfernt. Dies hat keine Auswirkung auf die entsprechenden Elemente in der Fabasoft Private Cloud.
    Falls sich in einem Ordner nicht synchronisierte Dokumente befinden, werden Sie darauf hingewiesen. Bei erneutem Ausführen des Kontextmenübefehls werden die nicht synchronisierten Dokumente entfernt und zur Sicherung unter \Users\<user>\Documents\My Recovered Documents abgelegt.
    Falls Sie den Download einer zu großen Datei abbrechen möchten, können Sie am übergeordneten Ordner diesen Kontextmenübefehl ausführen.

Konflikt lösenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Falls ein Dokument im Webclient und im Dateisystem gleichzeitig geändert wurde, wird dies beim Synchronisieren erkannt. Zur Visualisierung wird am Benachrichtigungssymbol und im Webclient beim Dokument ein gelbes Rufzeichen angezeigt.

Um den Konflikt über das Dateisystem zu lösen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf das Benachrichtigungssymbol.
  2. Klicken Sie beim entsprechenden Dokument auf „Konflikt lösen“.
  3. Im folgenden Dialog können Sie wählen, ob Sie die aktuelle Version weiterverwenden möchten, oder die letzte Version vor dem Konflikt. Der Inhalt der verworfenen Version ist weiter über die Zeitreise zugänglich und kann so gegebenenfalls manuell übernommen werden.

Alternativ können Sie im Webclient den Kontextmenübefehl „Konflikt lösen“ ausführen. Wenn Sie das Dokument über den Webclient bearbeiten, wird der Konfliktdialog automatisch geöffnet.

FehlerbehebungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung. Damit Sie leicht zum Fehler navigieren können, wird dieser über die gesamte Hierarchie angezeigt.

LAN-SynchronisierungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig erfolgt die Synchronisierung über das Internet mit der Fabasoft Private Cloud. Abhängig von Ihren Datenmengen und Ihrem Internetzugang kann dies eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen.

Nutzen Sie die LAN-Synchronisierung, um eine deutliche Reduktion der nötigen Internet-Bandbreite zu erzielen und die Synchronisierungsgeschwindigkeit erheblich zu steigern. Wenn sich Daten in der Fabasoft Private Cloud ändern, werden zuerst alle Cloud Ordner im lokalen Netzwerk kontaktiert, ob die geänderten Daten bereits lokal vorliegen. Ist dies der Fall, werden die Daten über das LAN synchronisiert und nicht über das Internet. Die Sicherheit ist in beiden Fällen durch Verschlüsselung gewährleistet.

Um die LAN-Synchronisierung nutzen zu können, müssen Sie diese aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Fabasoft Private Cloud Benachrichtigungssymbols und klicken Sie auf „Optionen“.
  2. Auf der Registerkarte „Bandbreite“ können Sie die LAN-Synchronisierung aktivieren.
    • Die LAN-Synchronisierung sollte nur in vertrauenswürdigen Netzwerken verwendet werden.
    • Stellen Sie unter Microsoft Windows sicher, dass das Netzwerk vom Typ „Domänennetzwerk“ bzw. „Privates Netzwerk“ (Netzwerk- und Freigabecenter) ist. Andernfalls können Sie die LAN-Synchronisierung nicht aktivieren.
    • Unter macOS können Sie die LAN-Synchronisierung für das aktuelle Netzwerk aktivieren.

Hinweis:

  • Die Clients müssen sowohl mit dem LAN (gleiches Subnetzwerk) als auch mit der Fabasoft Private Cloud verbunden sein.
  • Für die Kommunikation wird der TCP-Port 17096 und die IP-Multicast-Adresse 224.0.0.202 bzw. ff02::1 (lokales Subnetzwerk) verwendet. Gegebenenfalls müssen entsprechende Einstellungen in der Firewall getroffen werden. Sollten Sie Probleme mit der LAN-Synchronisierung haben, wenden Sie sich bitte mit diesen Informationen an Ihren Netzwerkadministrator.
    Zum Beispiel können in der Windows-Firewall zwei eingehende Regeln definiert werden (eine für das TCP-Protokoll und eine für das UDP-Protokoll):
    • Programm:
      C:\Program Files (x86)\Fabasoft\Cloud\x64\FabasoftCloudUI.exe (Fabasoft Cloud Enterprise Client)
      C:\Users\<username>\AppData\Local\Fabasoft\x64\FabasoftCloudUI.exe (Fabasoft Cloud Client)
    • Lokale Adresse, Remoteadresse, lokaler Port, Remoteport, autorisierte Benutzer, autorisierte Computer: beliebig
    • Protokoll: TCP bzw. UDP

Synchronisierungs-AusnahmenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Pfadlängen beschränken

Wenn Sie diese Option im Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols auswählen, werden nur Ordner synchronisiert, deren Pfadlänge 246 Zeichen nicht überschreitet und Dateien, deren Pfadlänge 259 Zeichen nicht überschreitet. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird unter Microsoft Windows für die Pfadlängenberechnung die interne 8.3-Notation gewählt (bei dieser Methode werden pro Ordner bzw. Datei max. 12 Zeichen berechnet; der Name wird nicht verändert). Unter Apple OS X gibt es in diesem Fall keine Einschränkung bei den Pfadlängen.

Bei einer Überschreitung der Pfadlänge wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Falls Sie unter Microsoft Windows Drittprodukte verwenden, die mit langen Pfaden nicht umgehen können, sollten Sie diese Option aktivieren.

Ausgenommene Dateien

Damit zum Beispiel temporäre Dateien von Drittprodukten nicht hochgeladen werden, gibt es folgende Synchronisierungs-Ausnahmen:

  • Versteckte Dateien.
  • Dateien, die mit ~WRD, ~WRL bzw. ppt beginnen, gefolgt von mindestens einer Dezimal- bzw. Hexadezimalziffer (Großbuchstaben) und gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
  • Dateien, die mit mindestens einer Dezimal- bzw. Hexadezimalziffer (Großbuchstaben) beginnen, gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
  • Dateien, die ausschließlich aus Ziffern (Dezimal- bzw. Hexadezimalziffern in Großbuchstaben) bestehen.
  • Dateien, die mit aa beginnen, gefolgt von einem Kleinbuchstaben, gefolgt von fünf Ziffern und optional gefolgt von einer Zeichenfolge, die ebenfalls der zuvor angeführten Regel entspricht.
  • Dateien, die mit Icon beginnen gefolgt von einem „carriage return“ (nur Apple macOS).

Datei-Zusatzinformationen

Datei-Zusatzinformationen wie zum Beispiel Datei-Tags, wie sie unter Apple macOS zur Verfügung gestellt werden, werden nicht synchronisiert und gehen verloren.

Konfiguration im WebclientPermanenter Link zu dieser Überschrift

Welche Elemente auf welchen Arbeitsplätzen aktuell gehalten werden sollen, kann auch im Fabasoft Private Cloud Webclient eingesehen werden.

  1. Öffnen Sie Ihren Fabasoft Private Cloud Webclient.
  2. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Ihren Benutzernamen und dann auf „Synchronisierung“.
  3. Für jeden Arbeitsplatz auf dem Sie Elemente aktuell halten wird eine Konfigurationszeile angezeigt.
    • Arbeitsplatz
      In diesem Feld stehen alle Computer zur Verfügung, mit denen Sie sich mit der Fabasoft Private Cloud verbunden haben. Somit kann pro Arbeitsplatz (z. B. beruflich und privat) unabhängig voneinander bestimmt werden, welche Elemente synchronisiert werden
    • Enthaltene Objekte
      In diesem Feld werden die Objekte, die synchronisiert werden sollen, eingetragen. Diese Festlegung wird nur ausgewertet, wenn sich das Objekt direkt auf oberster Ebene am Schreibtisch befindet.
      Hinweis: Wird ein Ordner synchronisiert, werden automatisch alle untergeordneten Elemente synchronisiert.
    • Ausgenommen Objekte
      Objekte, die sich in einem synchronisierten Ordner befinden, werden nicht synchronisiert, wenn sie in diesem Feld eingetragen sind.
      Hinweis: Elemente, die sich in ausgenommenen Ordnern befinden, werden ebenfalls nicht synchronisiert.

Integration in Microsoft WordPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Integration in Microsoft Word bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten.

Hinweis: Stellen Sie gegebenenfalls sicher, dass die COM-Add-ins „Fabasoft Cloud“ und „Fabasoft Cloud Word Extension“ in Microsoft Word aktiv sind (Registerkarte „Datei“ > „Optionen“ > „Add-ins“).

Schaltflächen

Sie können direkt von Microsoft Word aus, Aktionen in der Fabasoft Private Cloud durchführen. Dazu steht Ihnen die Registerkarte „Fabasoft Cloud“ zur Verfügung, die abhängig vom Kontext die entsprechenden Aktionen anbietet.

  • Öffnen
    Sie können ein Dokument in der Fabasoft Private Cloud auswählen und in Microsoft Word öffnen.
  • Hochladen
    Wenn das aktuelle Dokument nicht über die Fabasoft Private Cloud geöffnet wurde, kann dieses in die Fabasoft Private Cloud hochgeladen werden. Sie können einen Speicherort in der Fabasoft Private Cloud auswählen und die Bearbeitung direkt fortsetzen, ohne das Dokument schließen zu müssen.
    Hinweis: Die Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn das Dokument über eine Datei geöffnet wurde. Nicht gespeicherte Änderungen werden in die Fabasoft Private Cloud übernommen, das Originaldokument wird nicht verändert.
  • Link kopieren
    Sie können einen Link auf das Dokument in der Fabasoft Private Cloud in die Zwischenablage einfügen.
  • Öffentlichen Link erstellen
    Sie können einen öffentlichen Link auf das Dokument erstellen. Benutzer können auf öffentliche Links lesend zugreifen, ohne sich in der Fabasoft Private Cloud anzumelden.
  • Link versenden
    Sie können einen E-Mail-Entwurf mit einem Link auf das Dokument in der Fabasoft Private Cloud erstellen.
  • Umbenennen
    Sie können den Namen des Dokuments in der Fabasoft Private Cloud ändern.
  • Version freigeben
    Sie können eine Version des Dokuments in der Fabasoft Private Cloud erstellen und als Freigabestand bereitstellen.
    Hinweis: Nicht gespeicherte Änderungen werden automatisch gespeichert, bevor die Version erstellt wird.
  • Eigenschaften
    Sie können die Eigenschaften des Dokuments in der Fabasoft Private Cloud bearbeiten.
  • Im Web anzeigen
    Zeigt das Dokument im Fabasoft Private Cloud Webclient.
  • DocProperties einfügen
    Sie können ausgewählte Eigenschaftswerte als aktualisierbare DocProperties einfügen.
  • Feld einfügen
    Sie können ausgewählte Eigenschaftswerte als aktualisierbare Felder einfügen. Wenn Sie den Wert eines bearbeitbaren Felds im Word-Dokument ändern, wird der geänderte Wert in die Eigenschaft übernommen.

Hinweis: In Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel stehen Ihnen auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die „Öffnen“- und „Hochladen“-Schaltflächen zur Verfügung.

Felder

Folgende Eigenschaftsarten sind im Word-Dokument als Feld bearbeitbar:

  • Ganzzahl
  • Zeichenkette (auch mehrzeilig)
  • Datum
  • Datum und Zeit
  • Boolesche Eigenschaft
  • Aufzählung

Die weiteren Eigenschaftsarten werden als nur lesbare Felder dargestellt.

Hinweis:

  • Beim Speichern des Inhalts werden in der PDF-Ansicht die Felder automatisch aktualisiert, unabhängig davon ob die PDF-Ansicht am Server oder am Client generiert wird.
  • Auf der Registerkarte „Inhalt“ des Word-Dokuments können Sie in der Eigenschaft PDF-Inhalt bei Datenänderung aktualisieren festlegen, ob auch bei Änderungen der Metadaten die PDF-Ansicht am Server neu generiert wird. Somit werden Felder, die sich auf die Metadaten des Dokuments beziehen, mit aktualisierten Werten dargestellt.

Benutzerdefinierte Eigenschaften als Felder

Wenn Sie bei einem Word-Dokument ein benutzerdefiniertes Formular hinterlegen, können Sie die von Ihnen definierten Eigenschaften als Felder im Word-Dokument einfügen.

Integration in Microsoft OutlookPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Integration in Microsoft Outlook bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten.

Hinweis: Die Gruppe „Fabasoft Cloud“ steht nur zur Verfügung, wenn das Add-in „Fabasoft Cloud Outlook Extension“ („Datei“ > „Optionen“ > „Add-ins“) aktiviert ist.

Cloud-Bereich einblenden

Auf der Registerkarte „Start“ können Sie in der Gruppe „Fabasoft Cloud“ über die Schaltfläche „Home“ bzw. „Arbeitsvorrat“ einen eigenen Aufgabenbereich in Microsoft Outlook einblenden. Somit haben Sie direkten Zugang zu Ihrem Fabasoft Cloud Home-Bereich bzw. Arbeitsvorrat.

E-Mail hochladen

Auf der Registerkarte „Start“ können Sie in der Gruppe „Fabasoft Cloud“ über die Schaltfläche „E-Mail hochladen“ die markierten E-Mails in einen Teamroom bzw. Ordner hochladen. Alternativ steht der Kontextmenübefehl „Fabasoft Cloud“ > „E-Mail hochladen“ zur Verfügung.

Hinweis: Bei der Auswahl des Ordners können Sie über die Schaltfläche „Ordner wählen“ auch einen neuen Teamroom bzw. Ordner erzeugen.

Anhänge in Links umwandeln

Beim Erstellen einer E-Mail können Sie Anhänge direkt in die Fabasoft Private Cloud hochladen und durch Links ersetzen. Dazu steht auf der Registerkarte „Nachricht“ die Schaltfläche „Anhänge in Links umwandeln“ zur Verfügung.

Um Anhänge in Links umzuwandeln, gehen Sie folgendermaßen vor.

  1. Erstellen Sie eine E-Mail mit Anhängen.
  2. Platzieren Sie den Cursor an die Position, an der die Links eingefügt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhänge in Links umwandeln“.
  4. Wählen Sie im Feld Ordner einen Teamroom oder Ordner aus, in dem die Anhänge abgelegt werden sollen.
    Alternativ können Sie über die Schaltfläche „Ordner wählen“ über eine Baumdarstellung zum gewünschten Ordner navigieren bzw. einen neuen Ordner oder Teamroom erzeugen. Die E-Mail-Empfänger werden beim neu erzeugten Teamroom mit Leserechten hinzugefügt (kann noch manuell angepasst werden).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Link einfügen“, wenn Sie Links für Cloud-Benutzer einfügen möchten.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als öffentlichen Link einfügen“, wenn Sie Links einfügen möchten, die keine Authentifizierung in der Fabasoft Private Cloud erfordern. Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn der Teamroom das erzeugen öffentlicher Links erlaubt.

Die Anhänge werden in die Fabasoft Private Cloud hochgeladen und die Links werden in der E-Mail eingefügt.

Zugriff prüfen

Beim Erstellen einer E-Mail steht Ihnen in der Gruppe „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Zugriff prüfen“ zur Verfügung. Dadurch können Sie überprüfen, ob die angeführten Empfänger Zugriff auf die in der E-Mail verlinkten Cloud-Objekte haben. Über die Schaltfläche „Jetzt prüfen“ können Sie manuell die Überprüfung durchführen. Aktivieren Sie die Option „Immer beim Senden prüfen“, um die Überprüfung automatisiert durchzuführen.