2020 Fall Release

CustomizingPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch modellbasiertes Customizing können Sie die Fabasoft Cloud an Ihre Bedürfnisse anpassen (nur Enterprise und höher).

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die Ihnen zur Verfügung stehenden Anpassungsmöglichkeiten. Alle Optionen werden in den folgenden Kapiteln ausführlich beschrieben.

  • Vorlagen
    Nahezu alle Objekte und insbesondere Dokumente können als Vorlagen definiert werden. Auf diese Weise können neue Objekte oder Dokumente, die auf einer Vorlage basieren, erstellt werden.
  • Textbausteine
    Sie können Textbausteine verwenden, um vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumente einzufügen.
  • Formulare
    Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können den Objekten Felder zur Speicherung anwendungsspezifischer Daten hinzugefügt werden. Um Logik oder spezifische Verhaltensweisen auf die Felder anzuwenden, können Fabasoft app.ducx Ausdrücke verwendet werden.
  • Kategorien
    Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.
  • Prozesse
    Prozesse können individuell definiert werden und spiegeln Ihre Geschäfts- und Organisationsstruktur wider. BPMN-Prozessdiagramme werden zum Definieren von ausführbaren Geschäftsprozessen verwendet. Neben den vordefinierten BPMN-Prozessen können bei Bedarf auch Ad-hoc-Prozesse gestartet werden.
  • Ansichtseinstellungen
    Vordefinierte Anzeigeeinstellungen können für Benutzer bereitgestellt werden, die spezielle Ansichten auf Listen benötigen.
  • Suchformulare
    Vordefinierte Suchformulare können Benutzern zur Verfügung gestellt werden, die einen Überblick über die aktuell vorhandenen Objekte auf der Grundlage definierter Suchkriterien benötigen.

AllgemeinPermanenter Link zu dieser Überschrift

Damit Customizing-Objekte verwendet werden können, müssen einerseits die Benutzer im entsprechenden Room berechtigt sein und andererseits müssen die Customizing-Objekte abhängig vom Kontext zur Verwendung freigegeben sein.

Customizing-Ebenen

Die Verwaltung von Customizing-Objekten erfolgt auf verschiedenen Ebenen:

  • Organisation
    Organisationsweite Anpassungen erfolgen über das Dashboard „Vorlagen und Voreinstellungen“ mithilfe von Sammlungen. Nähere Informationen finden Sie in den folgenden Kapiteln.
    Hinweis: Organisationsweite BPMN-Prozessdiagramme, Formulare und Kategorien stehen standardmäßig im App-Kontext nicht zur Verfügung. Wenn diese Customizing-Objekte im App-Kontext zur Verfügung stehen sollen, müssen diese explizit in der App-Konfiguration oder im App-Room als Verknüpfung referenziert werden.
  • App
    In Apps, wie zum Beispiel im Kontaktmanagement, können in der App-Konfiguration Anpassungen vorgenommen werden, die nur innerhalb des App-Konfigurations-Kontexts gültig sind.
  • Room
    In Rooms (z. B. App-Rooms oder Teamrooms) können Anpassungen vorgenommen werden, die nur innerhalb des Room-Kontexts gültig sind.
  • Persönlich
    Persönliche Anpassungen können nur vom Benutzer selbst verwendet werden. Auf der persönlichen Ebene können folgende Customizing-Objekte verwaltet werden: Vorlagen, Ad-hoc-Prozessvorlagen, Ansichtseinstellungen und Suchmuster.

Freigabe

Damit Customizing-Objekte verwendet werden können, müssen diese abhängig vom Kontext zur Verwendung freigegeben werden.

Regeln

  • Customizing-Objekte müssen freigegeben werden, wenn diese einer Customizing-Sammlung oder einer App-Konfiguration zugeordnet sind.
  • Formulare und BPMN-Prozessdiagramme müssen ebenfalls freigegeben werden, wenn diese einem Room zugeordnet sind.
  • Persönliche Customizing-Objekte müssen nicht freigegeben werden.

Aktionen bzw. Kontextmenübefehle

Die Aktionen stehen Administratoren und Bearbeitern einer Customizing-Sammlung (Organisations-Ebene) bzw. App-Administratoren (App-Ebene) zur Verfügung.

  • Zur Verwendung freigeben
    Über die Aktion „Zur Verwendung freigeben“ können Sie einen Freigabestand erstellen
  • Erneut freigeben
    Änderungen können mithilfe der Aktion „Erneut freigeben“ freigegeben werden.
  • Freigabe deaktivieren
    Über die Aktion „Freigabe deaktivieren“ können Sie die Freigabe wieder aufheben.

Freigabeprozess

In App-Konfigurationen bzw. Customizing-Sammlungen können Sie in den Einstellungen auf der Registerkarte „Standardwerte“ im Feld Freigabeprozess für Vorlagen und Voreinstellungen einen Freigabeprozess festlegen. Freigabeprozesse müssen die Aktivität „Zur Verwendung freigeben“ enthalten.

Wenn ein Freigabeprozess definiert ist, werden folgende Aktionen bzw. Kontextmenübefehle angeboten:

  • Freigabeprozess starten
    Startet den definierten Freigabeprozess.
  • Laufenden Freigabeprozess öffnen
    Öffnet den noch nicht abgeschlossenen Freigabeprozess.
  • Freigabeprozess erneut starten
    Startet den Freigabeprozess erneut (wird erst angezeigt, wenn der laufende Freigabeprozess abgeschlossen ist).

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Customizing.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Customizing-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Vorlagensammlungen
    Zeigt die Vorlagensammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
  • Textbausteinsammlungen
    Zeigt die Textbausteinsammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
  • Formular- und Kategoriensammlungen
    Zeigt die Formular- und Kategoriensammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
  • Prozesssammlungen
    Zeigt die Prozesssammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
  • Voreinstellungssammlungen
    Zeigt die Voreinstellungssammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
  • Persönliche Vorlagen
    Zeigt die Vorlagen, die Sie für sich selbst erstellt haben.
  • Persönliche Prozesse
    Zeigt die Ad-hoc-Prozessvorlagen, die Sie für sich selbst erstellt haben.
  • Persönliche Voreinstellungen
    Zeigt die Voreinstellungen (Ansichtseinstellungen, Suchmuster), die Sie für sich selbst erstellt haben.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Vorlagensammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlagensammlung erzeugen“ können Sie als App-Administrator neue Vorlagensammlungen anlegen.
  • Textbausteinsammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbausteinsammlung erzeugen“ können Sie als App-Administrator neue Textbausteinsammlungen anlegen.
  • Formular- und Kategoriesammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Formular- und Kategoriesammlung erzeugen“ können Sie als App-Administrator neue Formular- und Kategoriesammlungen anlegen.
  • Prozesssammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Prozesssammlung erzeugen“ können Sie als App-Administrator neue Prozesssammlungen anlegen.
  • Voreinstellungssammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Voreinstellungssammlung erzeugen“ können Sie als App-Administrator neue Voreinstellungssammlungen anlegen.
  • Zur Konfiguration wechseln
    Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die zum Dashboard zugehörige Konfiguration anzeigen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Customizing-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Vorlagensammlungen, Textbausteinsammlungen, weitere Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.

Bereiche

Die Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Vorlagensammlungen
    Zeigt die verfügbaren Vorlagensammlungen.
  • Vorlagenkategorien
    Zeigt die verfügbaren Vorlagenkategorien. Vorlagenkategorien dienen zur Gruppierung der Vorlagen im Erzeugen-Dialog.
  • Textbausteinsammlungen
    Zeigt die verfügbaren Textbausteinsammlungen.
  • Textbausteinkategorien
    Zeigt die verfügbaren Textbausteinkategorien. Textbausteinkategorien dienen zur hierarchischen Darstellung von Textbausteinen beim Einfügen in ein Word-Dokument.
  • Formular- und Kategoriensammlungen
    Zeigt die verfügbaren Formular- und Kategoriensammlungen.
  • Prozesssammlungen
    Zeigt die verfügbaren Prozesssammlungen.
  • Voreinstellungssammlungen
    Zeigt die verfügbaren Voreinstellungssammlungen.
  • Formulare und Kategorien
    Zeigt die verfügbaren Formulare und Kategorien.
  • Prozesse
    Zeigt die verfügbaren benutzerdefinierten Prozesse.
  • Thesauri
    Zeigt die verfügbaren Thesauri, die eine Verschlagwortung ermöglichen.
  • Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben
    Zeigt fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben an (nur sichtbar, wenn mindestens eine fehlgeschlagene Hintergrundaufgabe vorhanden ist). Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Nächste Ausführung festlegen“, „Link versenden“ und „Löschen“.

Hinweis: Um Objekte von einem anderen Kontext ablegen zu können, müssen Sie in den Einstellungen der Konfiguration das Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken entsprechend anpassen.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Vorlagensammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlagensammlung erzeugen“ können Sie eine neue Vorlagensammlung definieren.
  • Vorlagenkategorie erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlagenkategorie erzeugen“ können Sie eine neue Vorlagenkategorie definieren.
  • Textbausteinsammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbausteinsammlung erzeugen“ können Sie eine neue Textbausteinsammlung definieren.
  • Textbausteinkategorie erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbausteinkategorie erzeugen“ können Sie eine neue Textbausteinkategorie definieren.
  • Formular- und Kategoriesammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Formular- und Kategoriesammlung erzeugen“ können Sie neue Formular- und Kategoriesammlungen anlegen.
  • Prozesssammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Prozesssammlung erzeugen“ können Sie neue Prozesssammlungen anlegen.
  • Voreinstellungssammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Voreinstellungssammlung erzeugen“ können Sie neue Voreinstellungssammlungen anlegen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.

Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen finden Sie im Kapitel „Konfigurationen“.

VorlagensammlungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vorlagensammlungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Vorlagensammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Einstellungen

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Vorlagenkategorien
    Im Erzeugen-Dialog werden die in der Vorlagensammlung enthaltenen Vorlagen unter den angegebenen Vorlagenkategorien angezeigt.

Weitere Registerkarten

  • Die weiteren Einstellungen finden Sie im Kapitel „Ablagen“.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Vorlage erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlage erzeugen“ können Sie ein beliebiges Objekt als neue Vorlage definieren.
  • Hochladen
    Mithilfe der Aktion „Hochladen“ können Sie eine Vorlage aus einer Datei erstellen.
  • Vorlagenordner erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlagenordner erzeugen“ können Sie einen Ordner zur Strukturierung der Vorlagen erzeugen. Die Ordner haben keinen Einfluss auf die Darstellung im Erzeugen-Dialog.

Hinweis: Alternativ können Sie auf einem bestehenden Objekt den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Zu Vorlagen hinzufügen“ ausführen, um eine Kopie des Objekts als Vorlage im Customizing zu definieren.

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Die Organisationseigentümer erhalten standardmäßig alle Rechte.
  • Administrator
    Administratoren können Vorlagen verwenden, erzeugen, bearbeiten und löschen.
  • Bearbeiter
    Bearbeiter können Vorlagen verwenden, erzeugen und bearbeiten.
  • Nutzer
    Nutzer können Vorlagen verwenden.

Vorlagen definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Passen Sie dazu die Metadaten bzw. Inhalte der Objekte entsprechend an.

Zusätzlich können Sie auf der Registerkarte „Vorlage“ des Objekts zusätzliche Einstellungen treffen, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind.

  • Vorlagenkategorien
    Im Erzeugen-Dialog wird die Vorlage unter den angegebenen Vorlagenkategorien angezeigt zusätzlich zu den auf der Vorlagensammlung definieren Vorlagenkategorien.
  • Vorlagensprache
    Über die Sprache der Vorlage können Textbausteine in der entsprechenden Sprache ermittelt werden.
  • Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen müssen aus der Vorlage übernommen werden
    Legt fest, ob der Benutzer beim Instanziieren der Vorlage auswählen kann, ob die Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen (Teammitglieder) übernommen werden sollen. Diese Einstellung ist nur bei Rooms verfügbar.
  • Kategorie
    Die Kategorie wird in das aus der Vorlage erzeugte Objekt übernommen.
    Hinweis: Listen können gegebenenfalls programmatisch nur Objekte mit bestimmten Kategorien erlauben. Somit kann die Kategorie auch einschränken, wo die Vorlage verwendbar ist.
  • Enthalten in
    Legt die Art der Ordner fest, in denen die Vorlage verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie des Ordners erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss der Ordner eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Akten
    Legt die Art der Akten fest, in denen die Vorlage verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie der Akte erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss die Akte eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Verfügbare Felder (Kategorie)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Kategorie im Word-Dokument zur Verfügung stehen.
  • Verfügbare Felder (Enthalten in)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Enthalten in im Word-Dokument zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Verfügbare Felder (Akten)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Akten im Word-Dokument zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Feld einfügen“. Im Untermenü finden Sie entsprechend Ihrer Festlegungen die verfügbaren Felder.

Textbaustein-Platzhalter

In Word-Vorlagen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden, die beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt werden. Dazu steht in Microsoft Word auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ der Befehl „Text einfügen“ > „Textbaustein-Platzhalter“ zur Verfügung. Der Platzhalter wird als Hyperlink auf den Textbaustein dargestellt. Somit kann der Text über die Vorlage einfach eingesehen werden.

Bei einem Textbaustein werden auf der Registerkarte „Vorlagen“ alle Vorlagen angezeigt, in denen der Textbaustein verwendet wird.

Wenn eine Vorlage (zum Beispiel eine Akte) mehrere Word-Dokumente enthält, werden beim Instanziieren die Textbaustein-Platzhalter in allen Word-Dokumenten berücksichtigt.

Vorlagen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“ in einem Teamroom) werden die Vorlagen entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt. Vorlagen ohne Vorlagenkategorie werden unter „Sonstige“ angezeigt. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt, die Sie unabhängig von der Vorlage weiterbearbeiten können.

TextbausteinsammlungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Textbausteinsammlungen dienen zur Verwaltung von Textbausteinen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Textbausteinsammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Mit Textbausteinen können Sie vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumenten einfügen.

Einstellungen

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Textbausteinkategorien
    Legt fest, in welchen Kategorien die Textbausteine beim Einfügen in ein Dokument gefunden werden können.

Weitere Registerkarten

  • Die weiteren Einstellungen finden Sie im Kapitel „Ablagen“.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Textbaustein erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbaustein erzeugen“ können Sie einen neuen Textbaustein definieren.
  • Hochladen
    Mithilfe der Aktion „Hochladen“ können Sie einen Textbaustein aus einer Datei erstellen.
  • Textbausteinordner erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbausteinordner erzeugen“ können Sie einen Ordner zur Strukturierung der Textbausteine erzeugen.

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Die Organisationseigentümer erhalten standardmäßig alle Rechte.
  • Administrator
    Administratoren können Textbausteine verwenden, erzeugen, bearbeiten und löschen.
  • Bearbeiter
    Bearbeiter können Textbausteine verwenden, erzeugen und bearbeiten.
  • Nutzer
    Nutzer können Textbausteine verwenden.

Textbausteine definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:

  • Statischer Textbaustein (Text)
    Ermöglicht das Erfassen von nicht formatiertem Text.
  • Statischer Textbaustein (Word)
    Ermöglicht das Erfassen von formatiertem Text als Word-Dokument.

Metadaten

Folgende Metadaten können zusätzlich definiert werden:

Registerkarte „Statischer Textbaustein“

  • Name
    Die Bezeichnung des Textbausteins.
  • Textbausteinkategorien
    Der Textbaustein wird beim Einfügen in ein Word-Dokument unter den angegebenen Kategorien angeboten.
  • Textbausteinsprache
    Legt die Sprache des Textbausteins fest. Beim Einfügen von Textbausteinen in Word-Vorlagen werden nur Textbausteine angezeigt, die der Sprache der Vorlage entsprechen bzw. keine Sprache aufweisen.

Registerkarte „Verwendbarkeit“

  • Aktuelles Dokument
    Legt die Kategorien und Objektklassen von Dokumenten fest, in denen der Textbaustein verwendet werden kann.
  • Enthalten in
    Legt die Art der Ordner fest, in denen das Dokument liegen kann, in dem der Textbaustein verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie des Ordners erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss der Ordner eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Akten
    Legt die Art der Akten fest, in denen das Dokument liegen kann, in dem der Textbaustein verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie der Akte erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss die Akte eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Verfügbare Felder (Aktuelles Dokument)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Aktuelles Dokument im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen.
  • Verfügbare Felder (Enthalten in)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Enthalten in im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Verfügbare Felder (Akte)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Akten im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Weitere Einschränkungen
    Der Textbaustein kann nur verwendet werden, wenn der definierte Ausdruck true ergibt. Somit lässt sich zum Beispiel auch realisieren, dass in bestimmten Instanzen Textbaustein-Platzhalter entfernt werden, anstatt dass der entsprechende Text eingefügt wird.

Textbausteine verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Text einfügen“. Klicken Sie im Untermenü auf „Textbaustein unformatiert“ bzw. „Textbaustein formatiert“. Im folgenden Dialog können Sie aus den Textbausteinen, auf die Sie Zugriff haben, einen auswählen und im Word-Dokument einfügen.

Formular- und KategoriesammlungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Formular- und Kategoriesammlungen dienen zur Verwaltung von benutzerdefinierten Formularen und Kategorien und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Formular- und Kategoriesammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen finden Sie im Kapitel „Ablagen“.

Aktionen

Folgende Aktion können Sie durchführen:

  • Kategorie erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Kategorie erzeugen“ können Sie eine Kategorie erzeugen.
  • Formular erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Formular erzeugen“ können Sie ein benutzerdefiniertes Formular erzeugen.

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Die Organisationseigentümer erhalten standardmäßig alle Rechte.
  • Administrator
    Administratoren können Formulare und Kategorien verwenden, erzeugen, bearbeiten und löschen.
  • Bearbeiter
    Bearbeiter können Formulare und Kategorien verwenden, erzeugen und bearbeiten.
  • Nutzer
    Nutzer können Formulare und Kategorien verwenden.

Formulare und Kategorien definieren und verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können den Objekten Felder zur Speicherung anwendungsspezifischer Daten hinzugefügt werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Nähere Informationen finden Sie in den Kapiteln „Formulare“ und „Kategorien“.

ProzesssammlungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Prozesssammlungen dienen zur Verwaltung von Ad-hoc-Prozessvorlagen und BPMN-Prozessdiagrammen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Prozesssammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen finden Sie im Kapitel „Ablagen“.

Aktionen

Folgende Aktion können Sie durchführen:

  • Prozess erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Prozess erzeugen“ können Sie eine Ad-hoc-Prozessvorlage oder ein BPMN-Prozessdiagramm definieren.

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Die Organisationseigentümer erhalten standardmäßig alle Rechte.
  • Administrator
    Administratoren können Prozesse verwenden, erzeugen, bearbeiten und löschen.
  • Bearbeiter
    Bearbeiter können Prozesse verwenden, erzeugen und bearbeiten.
  • Nutzer
    Nutzer können Prozesse verwenden.

Prozesse definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es gibt zwei Arten von Prozessvorlagen:

  • Ad-hoc-Prozessvorlage
  • BPMN-Prozessdiagramm

Ad-hoc-Prozessvorlage

Um eine Ad-hoc-Prozessvorlage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Prozesssammlung.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Prozess erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „Ad-hoc-Prozessvorlage“ aus.
  3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü der Ad-hoc-Prozessvorlage auf „Öffnen“.
  5. Geben Sie die Aktivität und den Teilnehmer für die erste Aufgabe im Prozess ein. Nähere Informationen zu den Auswahlmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „Aktivitäten und Teilnehmer“.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie keine weitere Aktivität hinzufügen möchten.
    Andernfalls klicken Sie auf „Übernehmen“. Sie können weitere Aktivitäten hinzufügen, indem Sie jeweils eine Aktivität und Teilnehmer auswählen und erneut „Übernehmen“ klicken. Die letzte Aktivität mit definiertem Teilnehmer wird berücksichtigt, auch wenn Sie nicht „Übernehmen“ klicken.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.
  8. Klicken Sie im Kontextmenü der Ad-hoc-Prozessvorlage auf „Zur Verwendung freigeben“.

BPMN-Prozessdiagramm

Um ein BPMN-Prozessdiagramm zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Prozesssammlung.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Prozess erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „BPMN-Prozessdiagramm“ aus.
  3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü des BPMN-Prozessdiagramms auf „Öffnen“.
  5. Modellieren Sie den gewünschten Prozess. Nähere Informationen zum Arbeiten mit dem BPMN-Editor finden Sie im Kapitel „Mit dem BPMN-Editor arbeiten“.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü des BPMN-Prozessdiagramms auf „Zur Verwendung freigeben“.

Prozesse verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die definierten Prozesse werden bei der Verwendung von Prozessen zur Auswahl angeboten (z. B. „Extras“ > „Neuen Prozess starten“).

VoreinstellungssammlungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Voreinstellungssammlungen dienen zur Verwaltung von Voreinstellungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Voreinstellungssammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen finden Sie im Kapitel „Ablagen“.

Aktionen

Folgende Aktion können Sie durchführen:

  • Voreinstellungen erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Voreinstellungen erzeugen“ können Sie ein Suchmuster definieren.

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Die Organisationseigentümer erhalten standardmäßig alle Rechte.
  • Administrator
    Administratoren können Voreinstellungen verwenden, erzeugen, bearbeiten und löschen.
  • Bearbeiter
    Bearbeiter können Voreinstellungen verwenden, erzeugen und bearbeiten.
  • Nutzer
    Nutzer können Voreinstellungen verwenden.

Voreinstellungen definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es gibt zwei Arten von Voreinstellungen:

  • Ansichtseinstellungen
  • Suchmuster

Ansichtseinstellungen

Ansichtseinstellungen können direkt in einer Liste über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ > „Speichern“ definiert werden (der Speicherort kann dabei ausgewählt werden).

Suchmuster

Um ein Suchmuster zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in die gewünschte Voreinstellungssammlung.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Voreinstellung erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „Suchmuster“ aus.
  3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Legen Sie fest wonach Sie suchen möchten und klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Legen Sie die Suchkriterien fest.
  6. Klicken Sie auf „Abfrage speichern“.
  7. Klicken Sie im Kontextmenü des Suchmusters auf „Zur Verwendung freigeben“.

Voreinstellungen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Ansichtseinstellungen können Sie in Listen über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ > „Laden“ anwenden. Sie können auch Ansichtseinstellungen speichern (der Speicherort kann dabei ausgewählt werden).

Suchmuster können bei einer Suche ausgewählt werden (z. B. in einem Suchordner).

Persönliche Vorlagen, Prozesse und VoreinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen in den Bereichen „Persönliche Vorlagen“, „Persönliche Prozesse“ und „Persönliche Voreinstellungen“ definieren.