2019 Winter Release

Weiterführende VerwaltungsmöglichkeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Folgende zusätzliche Verwaltungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung.

Benutzer anonymisierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aufgrund von rechtlichen Bestimmungen kann es notwendig sein, Benutzer zu anonymisieren. Anonymisieren bedeutet, dass der Benutzer im Organisationskontext in allen Verknüpfungen durch einen speziellen, für die Anonymisierung bereitgestellten Benutzer ersetzt wird. Eine derartige Verknüpfung ist zum Beispiel der im Feld Erzeugt von hinterlegte Benutzer bei einem beliebigen Objekt.

Das Anonymisieren umfasst auch gesicherte Versionen und Auditlog-Einträge. Abgeschlossene Dokumente und Dokumente mit Aufbewahrungsfrist sind jedoch von der Anonymisierung ausgenommen.

Mitgliedschaft beenden

Wenn Sie die Mitgliedschaft eines von Ihnen verwalteten Benutzers beenden, können Sie festlegen, ob der Benutzer deaktiviert werden soll. Beim Deaktivieren werden alle personenbezogenen Daten ausgenommen Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse unwiderruflich gelöscht.

Anonymisieren durch einen Compliance-Manager

Die Compliance-Manager werden über die Organisationsrollen festgelegt. Wenn die Mitgliedschaft eines Benutzers beendet wird, werden die Compliance-Manager per E-Mail informiert. Die Compliance-Manager können den ausgetretenen Benutzer sofort anonymisieren oder eine Erinnerung für einen bestimmten Zeitpunkt definieren. Da die Anonymisierung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, werden die Compliance-Manager über den Ausgang per E-Mail informiert.

Benutzer, die nicht mehr Mitglied der Organisation sind, können jederzeit über den Kontextmenübefehl „Benutzer anonymisieren“ anonymisiert werden. Der Kontextmenübefehl kann auch auf der Organisation ausgeführt werden, um insbesondere Benutzer anonymisieren zu können, die zum Beispiel durch Zusammenarbeit in Teamrooms im Kontext der Organisation gearbeitet haben, aber nie Mitglieder waren.

Löschanfrage durch einen Benutzer

Geht bei Fabasoft eine Löschanfrage durch einen Benutzer ein, werden die Compliance-Manager der betroffenen Organisationen über die Löschanfrage informiert und zum Anonymisieren aufgefordert.

Löschen des Benutzers

Nachdem ein Benutzer in allen betroffenen Organisationen vollständig anonymisiert wurde, wird dieser automatisch gelöscht.

Alle Teamrooms auflösenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Achtung

Bevor Sie diesen Anwendungsfall ausführen, stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie Ihre Daten nicht mehr benötigen. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Als Eigentümer bzw. Miteigentümer haben Sie die Möglichkeit alle Teamrooms (inkl. App-Rooms und App-Konfigurationen) Ihrer Organisation aufzulösen und die enthaltenen Daten unwiderruflich zu löschen. Zusätzlich werden alle Objekte der Organisation mit dem Sicherheitskontext „ACL für Objekte ohne Teamroom“ gelöscht.

Zur Durchführung dieses Anwendungsfalls steht Ihnen auf Ihrer Organisation der Kontextmenübefehl „Erweitert“ > „Alle Teamrooms auflösen“ zur Verfügung.

Neuigkeiten anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Damit die Nachvollziehbarkeit bei der Organisationsverwaltung gewährleistet ist, werden die entsprechenden Änderungen mitprotokolliert (z. B. Mitglied hinzugefügt oder Organisationsrolle zugewiesen). Um die Ereignisse anzuzeigen, navigieren Sie in Ihre Organisation und führen Sie die Aktion „Neuigkeiten anzeigen“ aus.

Über die Zeitreise gelangen Sie zu den Versionen, die bei den Änderungen erstellt wurden.

Teamroom-Nutzung anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können sich einen detaillierteren Überblick über die Benutzer Ihrer Organisations-Teamrooms verschaffen. Die Auswertung kann auf Mitglieder eines Teams, einer externen Organisation oder auf ein einzelnes (externes) Mitglied eingeschränkt werden.

  1. Navigieren Sie zu der gewünschten Organisation, externen Organisation zum Team oder zu einem (externen) Mitglied.
  2. Führen Sie den Kontextmenübefehl „Teamroom-Nutzung anzeigen“ aus.

Alle Benutzer, die in Ihren Organisations-Teamrooms berechtigt sind, werden aufgelistet. Über die Schaltfläche „Mehr Details“ erhalten Sie mehr Informationen zu dem Benutzer, wie die Editionen und Apps des Benutzers. Als Eigentümer/Miteigentümer sehen Sie zusätzlich die Teamrooms der Organisation, in denen der Benutzer Rechte besitzt. Sie können die Daten als CSV-Datei herunterladen.

Datenschutzeinstellungen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Einstellungen bzgl. Datenschutz für Ihre Organisation festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu Ihrer Organisation.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü der Organisation auf „Eigenschaften“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Datenschutz“.
  4. Geben Sie Ihre Daten ein.
    • Vorname und Nachname
      Definiert den Namen der Person, die bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten benachrichtigt werden soll.
    • Benachrichtigungsadresse
      Legt die Postadresse bzw. E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung fest.
    • URL für datenschutzrechtliche Informationen
      Der angegebene Link zu Ihren datenschutzrechtlichen Informationen wird im Registrierungsformular angezeigt.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Vertrauenswürdige Netzwerke festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vertrauenswürdige Netzwerke werden z.B. bei der Validierung von cookiebasierten Benutzersitzungen verwendet. Im Zuge der Authentisierung wird zur Identifikation der Benutzersitzung ein Cookie ausgestellt. Dieses Cookie ist aus Sicherheitsgründen an den aktuellen Arbeitsplatz des Benutzers gebunden. Der Arbeitsplatz wird durch die IPv4-Adresse der Netzwerkverbindung identifiziert. Die Benutzersitzung wird ungültig, sobald sich die IPv4-Adresse ändert. In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass die IPv4-Adresse trotz gleichbleibenden Arbeitsplatz wechselt (z. B. wenn mehrere Proxies beteiligt sind oder die IPv4-Adresse des Arbeitsplatzes neu vergeben wird). In diesem Fall wird auch die Benutzersitzung ungültig und der Benutzer muss sich neu anmelden.

Durch die Definition sicherer Adressbereiche bleibt eine Benutzersitzung jedoch auch bei geänderter IPv4-Adresse gültig, sofern die neue IPv4-Adresse in dem konfigurierten Bereich liegt.

Um die vertrauenswürdigen Netzwerke festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu Ihrer Organisation.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü der Organisation auf „Eigenschaften“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Netzwerk“.
  4. Geben Sie Ihre IPv4-Adressen bzw. Adressbereiche ein.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Branding für die Organisation festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Branding ermöglicht Ihnen personalisierte Teamrooms zu erstellen. Ist ein Branding bei einer Organisation hinterlegt, werden die Teamrooms mit diesem Branding vorinitialisiert. Das Branding ist sichtbar, wenn das Werkzeug „Branding“ eingeblendet ist.

Um das Branding für Ihre Organisation festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in Ihre Organisation.
  2. Öffnen Sie das Werkzeug „Branding“.
  3. Aktivieren sie gegebenenfalls das Branding.
  4. Klicken Sie unterhalb des Textes auf „Bearbeiten“.
  5. Definieren Sie das Logo, den Titel und eine Kurzbeschreibung.
    Hinweis: Sie können die Beschreibung über den eingeblendeten HTML-Editor formatieren.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis: Benutzer die über alle Rechte in einem Teamroom verfügen, können über das Werkzeug „Branding“ das Logo, einen Titel und eine formatierte Kurzbeschreibung für den jeweiligen Teamroom ändern.

E-Mail-KommunikationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Übersicht über alle im Zuge von Organisations-Anwendungsfällen (Einladungen, Austritte usw.) versendeten E-Mails, werden Ihnen in den Eigenschaften der Organisation auf der Registerkarte „E-Mail-Kommunikation“ die entsprechenden E-Mails angezeigt.