2019 Winter Release

OrganisationsmitgliederPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Benutzern den Zugriff auf die Fabasoft Private Cloud zu ermöglichen, müssen diese als Organisationsmitglieder zur Organisation hinzugefügt werden.

Die Administration von Mitgliedern, externen Mitgliedern, Teams, Organisationseinheiten und externen Organisationen folgt einem einheitlichen Schema. Dadurch finden Sie sich in allen Bereichen der Mitgliederverwaltung rasch zurecht.

Listen in der Mitgliederverwaltung

  • Listen bieten eine einfache Möglichkeit Operationen auf mehreren Benutzern gleichzeitig durchzuführen.
  • Sie können Benutzer ausschneiden, kopieren bzw. einfügen und damit die Organisationsstrukturen effizient festlegen. Somit ist es zum Beispiel möglich, mit Strg + X die markierten Benutzer aus einem Team zu entfernen.
  • Die Eigenschaften von Benutzern, Organisationseinheiten, externen Organisationen bzw. Teams können im Allgemeinen auch über die Spaltenbearbeitung (F2-Taste bzw. Strg + C und Strg + V) effizient geändert werden.

Mitglieder importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe des CSV-Imports können auch sehr viele Mitglieder komfortabel angelegt werden.

  1. Klicken Sie im Dashboard der Organisation auf Mitglieder, um die Mitgliederverwaltung zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Mitglieder importieren“.
  3. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zu der CSV-Datei ein, die die Mitglieder definiert.
    Hinweis: Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.
  4. Klicken Sie auf „Import starten“.
  5. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Die importierten Mitglieder werden in der Mitglieder-Liste abgelegt. Bei einem erneuten Import, werden bereits bestehende Mitglieder aktualisiert. Die eindeutige Identifizierung der Mitglieder erfolgt über die E-Mail-Adresse.

Über die Aktion „Mitglieder einladen“ können Sie eine Einladungs-E-Mail an die importierten Mitglieder senden (siehe Kapitel „Mitglieder einladen“).

Datenstruktur der CSV-Datei

CSV-Spalte

Beschreibung

EMail

E-Mail-Adresse für die Anmeldung (eindeutig; erforderlich)

CN

Common Name (wird für die Anmeldung mit Client-Zertifikat benötigt und muss mit dem CN des Client-Zertifikats des jeweiligen Benutzers übereinstimmen)

PinPhone

Telefonnummer, an die die SMS-PIN gesendet wird (wenn nichts angegeben wurde, wird die E-Mail-Adresse für die Anmeldung verwendet)

PinEMail

E-Mail-Adresse, an die die E-Mail-PIN gesendet wird (wenn nichts angegeben wurde, wird die E-Mail-Adresse für die Anmeldung verwendet)

PinRadiusID

Benutzerkennung im RADIUS-Server (wenn RADIUS entsprechend konfiguriert ist, kann hier die Benutzerkennung gemäß Ihrer Server-Konfiguration angegeben werden)

PinOrder

Versandart für Zwei-Faktor-Authentifizierung

  • MPO_SMSFIRST (SMS)
  • MPO_EMAILFIRST (E-Mail)
  • MPO_RADIUSFIRST (Verwende RADIUS-Server)

FirstName

Vorname (erforderlich)

MiddleInitial

weitere Vornamen

Surname

Nachname (erforderlich)

Title

Titel

PostTitle

nachgestellter Titel

Sex

Geschlecht (mögliche Werte: SEX_FEMALE und SEX_MALE)

Salutation

Anrede

Birthday

Geburtsdatum (Format: yyyy-mm-dd)

Street

Adressen (Straße)

PostOfficeBox

Adressen (Postfach)

ZipCode

Adressen (Postleitzahl)

City

Adressen (Ort)

State

Adressen (Bundesland)

Country

Adressen (Land)

Phone

Telefonnummern (geschäftlich)

Fax

Telefonnummern (Fax)

Mobile

Telefonnummern (mobil)

PrivatePhone

Telefonnummern (privat)

Function

Funktion in der Organisation

TeamKey

Importkennung des Teams (wenn kein Team mit der Importkennung gefunden wird, wird ein neues erzeugt, sonst wird gegebenenfalls der Name aktualisiert)

TeamName

Name des Teams

AdminTeamKey

Team-Administrator (mögliche Werte: Importkennungen der zu administrierenden Teams getrennt durch „|“)

Website

Website

Language

Sprache (Schreibweise entsprechend der Sprache z. B. Español; die möglichen Werte finden Sie in der CSV-Vorlage oder in den „Grundeinstellungen“ unter Sprache; alternativ können Sprachkennungen gemäß ISO 639-1 verwendet werden)

Edition

Edition (mögliche Werte: Fabasoft Cloud ID bzw. Referenz der Edition)

Apps

Apps (mögliche Werte: Fabasoft Cloud ID bzw. vollständige Referenz der Apps getrennt durch „|“)

InvalidAuthMethods

Deaktivierte Authentifizierungsmethoden (möglicher Wert: AuthenticationMethodUsernamePassword)

MainLocation

Hauptlokation (mögliche Werte: at, de, ch; nicht verfügbar in der Fabasoft Private Cloud)

InvitationSent

Eingeladen (mögliche Werte: true, false)

ManageHome

Home-Bereich verwalten (mögliche Werte: true, false)

CreateTeamrooms

Teamrooms erzeugen – alle Lokationen (mögliche Werte: true, false)

CreateTeamrooms-LocationAustria

Teamrooms erzeugen – Lokation Österreich (mögliche Werte: true, false; nicht verfügbar in der Fabasoft Private Cloud)

CreateTeamrooms-LocationGermany

Teamrooms erzeugen – Lokation Deutschland (mögliche Werte: true, false; nicht verfügbar in der Fabasoft Private Cloud)

CreateTeamrooms-LocationSwitzerland

Teamrooms erzeugen – Lokation Schweiz (mögliche Werte: true, false; nicht verfügbar in der Fabasoft Private Cloud)

TransferTeamrooms

Teamrooms übertragen (mögliche Werte: true, false)

grpolicysearchaudit

Suchordner für Audit-Logs erzeugen (mögliche Werte: true, false)

grpolicyaddmembers

Mitglieder zur Organisation hinzufügen (mögliche Werte: true, false)

grpolicyremovemembers

Mitglieder von der Organisation entfernen (mögliche Werte: true, false)

grorgstructmanagers

Aufbauorganisation verwalten (mögliche Werte: true, false)

grorgunitmanagers

Teams verwalten (mögliche Werte: true, false)

grpolicyaddexternal

Externe Mitglieder zur Organisation hinzufügen (mögliche Werte: true, false)

grextorgmanagers

Externe Organisationen verwalten (mögliche Werte: true, false)

grpolicydigitalsignature

Dokumente digital signieren (mögliche Werte: true, false)

grpolicyopenonlineex

Office-Dokumente in Microsoft Office Online bearbeiten (mögliche Werte: true, false)

grpolicyreadonworkspace

Inhalte am Arbeitsplatz öffnen bzw. herunterladen (mögliche Werte: true, false)

ImageName

Foto (Name des Bilds, das zugeordnet werden soll)

ImageTeamrooms

Fabasoft Cloud ID des Teamrooms, indem die Bilder abgelegt sind

OverrideKeys

CSV-Spalten von zu überschreibenden Eigenschaften getrennt durch Beistriche (ansonsten werden leere Werte ignoriert und bei Listen die Werte hinzugefügt)

Für Adressen, Telefonnummern und Organisationsrichtlinien müssen folgende Schlüssel für die zusammengehörigen CSV-Spalten verwendet werden: address, telephone, policies (für die Adressen, Telefonnummern gilt: das Überschreiben gilt nur innerhalb der jeweilige Art, z. B. Fax; für die Richtlinien gilt: leere Zelle entspricht false)

Hinweis: Um mehrere Adressen zu hinterlegen oder Mitglieder mehreren Teams zuzuordnen, können in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse (EMail) angegeben werden.

Mitglieder hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Zusätzlich zum CSV-Import können Mitglieder auch einzeln angelegt und administriert werden.

  1. Klicken Sie im Dashboard der Organisation auf Mitglieder, um die Mitgliederverwaltung zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Mitglieder hinzufügen“.
  3. Geben Sie im Feld Benutzer die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
  4. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf einen bestehenden Benutzer, um diesen als Mitglied hinzuzufügen. Falls noch kein Benutzer mit der eingegebenen E-Mail-Adresse existiert, klicken Sie auf „Neuen Benutzer einladen“, um einen neuen Benutzer zu erzeugen.
  5. Um mehrere Mitglieder gleichzeitig hinzuzufügen, wiederholen Sie Schritt 3 und 4.
  6. Wählen Sie gegebenenfalls Teams bzw. Organisationseinheiten aus, denen die Benutzer zugeordnet werden sollen.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
  8. Ordnen Sie Benutzern ohne Edition eine Edition und Apps zu und klicken Sie auf „Zuordnen“. Dieser Schritt entfällt, wenn alle angegebenen Benutzer bereits über eine Edition verfügen.
  9. Klicken Sie auf „Einladen“, um pro Mitglied eine E-Mail mit einem Link zum initialen Festlegen des Passworts zu senden. Klicken Sie auf „Später einladen“, um die Einladung später zu versenden (siehe Kapitel „Mitglieder einladen“).

Die hinzugefügten Mitglieder können über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ noch weiter bearbeitet werden.

Mitglieder einladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie einen CSV-Import durchgeführt haben bzw. manuell hinzugefügte Mitglieder noch nicht direkt beim Hinzufügen eingeladen haben, können Sie dies über die Aktion „Mitglieder einladen“ nachholen.

Um Mitglieder einzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie in der Organisation auf die Aktion „Mitglieder einladen“. Die Aktion ist nur sichtbar, wenn noch einzuladende Mitglieder vorhanden sind.
  2. Legen Sie die Empfänger fest. Zur einfachen Auswahl der Empfänger, können folgende Empfängergruppen ausgewählt werden: Nicht eingeladene Mitglieder, Nicht registrierte Mitglieder und Mitglieder mit offener Bestätigung.
  3. Die Felder Betreff und Nachricht sind bereits vorbefüllt. Nehmen Sie gegebenenfalls entsprechende Anpassungen vor.
  4. Klicken Sie auf „Einladen“.

Es wird eine E-Mail mit einem Link zum initialen Festlegen des Passworts an die Mitglieder versendet.

StatusinformationenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Statusinformationen der Benutzer zu überprüfen, navigieren Sie in der Organisation in die Mitgliederliste. Die Statusinformationen sind standardmäßig als Spalten eingeblendet.

  • Status
    Benutzer können Eigentümer, Mitglied bzw. externes Mitglied der Organisation sein. Falls der Status durch den Benutzer bestätigt werden muss und die Bestätigung noch ausständig ist, wird der Status „Bestätigung erforderlich“ angezeigt.
  • Eingeladen
    Zeigt, ob der Benutzer per E-Mail eingeladen wurde. Der Wert kann auch manuell auf „Ja“ geändert werden, wenn der Benutzer zum Beispiel im „Mitglieder einladen“-Dialog nicht mehr berücksichtigt werden soll.
  • Registriert
    Zeigt, ob der Benutzer registriert ist und sich somit in der Fabasoft Private Cloud anmelden kann.

Hinweis: Benutzer, die eine Einladung abgelehnt haben bzw. deren Mitgliedschaft beendet wurde, werden in der Organisation in der Mitgliederverwaltung unter „Austritte“ angezeigt.

Mitgliedschaft ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Externe Mitglieder können in Mitglieder umgewandelt werden und umgekehrt.

Um die Mitgliedschaft eines Benutzers zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Dashboard der Organisation auf Mitglieder.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Mitglied bzw. externen Mitglied.
  3. Führen Sie den Kontextmenübefehl „Mitgliedschaft ändern“ aus.
  4. Wählen Sie gegebenenfalls externe Organisationen, Teams bzw. Organisationseinheiten aus, denen der Benutzer zugeordnet werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitgliedschaft ändern“.
  5. Wenn ein Mitglied administrative Rechte in der Organisation hat, müssen Sie den Verlust der administrativen Rechte bestätigen.

Beim Ändern der Mitgliedschaft wird ein Mitglied aus allen Teams und Organisationseinheiten entfernt und ein externes Mitglied wird aus allen externen Organisationen entfernt.

Mitgliedschaft beendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet wird, werden auch aus allen Planstellen, Teams und aus den Teamrooms der Organisation entfernt. Beim Entfernen eines Mitglieds kann ein Nachfolger festgelegt werden, der stattdessen in den Planstellen, Teams und Teamrooms der Organisation eingetragen wird.

Um die Mitgliedschaft eines Benutzers zu beenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Mitglied.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Mitglieds auf „Mitgliedschaft beenden“.
  3. Legen Sie fest, ob das Mitglied per E-Mail informiert werden soll und der Benutzer deaktiviert werden soll. Geben Sie gegebenenfalls einen Nachfolger an.
    Hinweis: Der Benutzer kann nur deaktiviert werden, wenn dieser von Ihrer Organisation verwaltet wird. Wenn der Benutzer in keiner weiteren Organisation Mitglied ist, wird dieser immer deaktiviert.
  4. Klicken Sie auf „Mitgliedschaft beenden“, um den Ausschluss zu bestätigen.

Ausgeschlossene Mitglieder werden in der Organisation in der Mitgliederverwaltung unter „Austritte“ angezeigt. Hier können Sie auch den Verarbeitungsstatus des Austritts einsehen.

Hinweis:

  • Benutzer, die über alle Rechte in den Organisations-Teamrooms verfügen und Mitglieder dieser Organisation sind, werden per E-Mail informiert. Falls der entfernte Benutzer das einzige Teammitglied mit allen Rechten auf einem Teamroom ist und kein Nachfolger definiert wurde, so wird der Eigentümer der Organisation bei diesem Teamroom mit allen Rechten eingetragen.
  • Das Austragen des Benutzers und Eintragen des Nachfolgers bei einem Teamroom wird asynchron durchgeführt und kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
  • Beim Beenden einer Mitgliedschaft in externen Organisationen, Organisationseinheiten bzw. Teams werden die Benutzer mit allen Rechten ebenfalls per E-Mail informiert, wenn der Teamroom auf die betroffene externe Organisation, Organisationseinheit bzw. auf das betroffene Team eingeschränkt wurde.
  • Für Teamrooms anderer Organisationen gilt:
    • Wird die Mitgliedschaft des Benutzers in seiner Hauptorganisation beendet, werden auch Benutzer mit allen Rechten in Teamrooms anderer Organisationen über den Austritt und gegebenenfalls über den Nachfolger benachrichtigt. Die Zugriffsrechte können von einem Benutzer mit allen Rechten manuell angepasst werden.
    • Wird die Mitgliedschaft des Benutzers in einer seiner Nicht-Hauptorganisationen beendet, werden nur Teamrooms behandelt, die auf die betroffene Organisation eingeschränkt wurden.

Teams verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Teams dienen zur informellen Strukturierung von Organisationsmitgliedern, externen Mitgliedern und Mitgliedern anderer Organisationen. Sie können zum Beispiel in Teamrooms dazu verwendet werden, um das gesamte Team zu berechtigen.

Um ein Team zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Dashboard der Organisation auf Mitglieder und dann auf Teams.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Team erzeugen“.
  3. Vergeben Sie einen Namen. Im Feld Teammitglieder festlegen können Sie Benutzer zum Team hinzufügen.
  4. Klicken Sie auf „Erzeugen“.

Hinweis:

  • Für Teams können Sie Standard-Teamrooms festlegen (siehe Kapitel „Standard-Teamrooms“).
  • Als Organisationsadministrator können Sie Benutzer festlegen, die Teams verwalten dürfen (Organisations-Dashboard > „Erweiterte Einstellungen“ > „Richtlinien festlegen“ > Registerkarte „Aktionen“ > Teams verwalten).
  • Als Organisationsadministrator können Sie Team-Administratoren festlegen (über die Aktion „Administratoren festlegen“ im jeweiligen Team). Team-Administratoren können folgende Aktionen durchführen: Mitglieder hinzufügen und entfernen, Prozesse und Formulare für das Team freigeben.

Authentifizierung und zweiten Faktor festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Anmeldung kann über Benutzername und Passwort oder Client-Zertifikate erfolgen.

Für die Zwei-Faktor-Authentifizierung steht Mobile PIN (SMS), E-Mail-PIN und Einmalpasswort über RADIUS-Server zur Verfügung. Mobile PIN (SMS) muss extra erworben werden.

Um die Einstellungen für einen Benutzer zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das gewünschte Mitglied und klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
  2. Auf der Registerkarte „Konto“ können Sie die Einstellungen zur Authentifizierung und zum zweiten Faktor vornehmen.
    • Primäre E-Mail-Adresse
      Mit dieser E-Mail-Adresse kann sich der Benutzer anmelden. Benachrichtigungen werden ebenfalls an diese E-Mail-Adresse gesendet.
    • Common Name (CN)
      Legt den Common Namen des jeweiligen Benutzerzertifikats fest (Zertifizierungsstellen müssen bei der Organisation hinterlegt sein).
    • Benutzerkennung am RADIUS-Server
      Definiert die Verknüpfung des Benutzers mit dem RADIUS-Server (ein RADIUS-Server muss bei der Organisation konfiguriert sein).
    • Versandart für Mobile PIN
      Legt den primären zweiten Faktor für den Benutzer fest. Abhängig davon muss entweder eine Mobiltelefonnummer, eine RADIUS-Benutzerkennung oder eine E-Mail in den folgenden Feldern hinterlegt sein. Sind mehrere Felder befüllt, kann der Benutzer bei der Anmeldung eine alternative Methode zum erneuten Versenden auswählen.
    • Mobiltelefonnummer für Mobile PIN
      An diese Telefonnummer wird die PIN gesendet.
    • E-Mail-Adresse für Mobile PIN
      An diese E-Mail-Adresse wird die PIN gesendet.
    • Deaktivierte Authentifizierungsmethoden
      Um zu verhindern, dass sich der Benutzer mit bestimmten Authentifizierungsmethoden anmeldet, können hier die nicht erlaubten Authentifizierungsmethoden festgelegt werden. Bevor Sie Authentifizierungsmethoden deaktivieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den Benutzer nicht aussperren.
  3. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Änderungen zu speichern.

Hinweis:

  • Nur Administratoren bzw. Eigentümer der primären Organisation des Benutzers können diese Eigenschaften ändern. Die primäre Organisation finden Sie in den Eigenschaften des Benutzers auf der Registerkarte „Benutzer“ im Feld Organisation.
  • Die Einstellungen können auch mittels CSV-Import festgelegt werden.
  • Damit sich Benutzer ohne sich zu registrieren direkt mit SAML 2.0 anmelden können, müssen Sie auf der Organisation den Kontextmenübefehl „Mitglieder für SAML 2.0 registrieren“ ausführen. Der Kontextmenübefehl wird nur angezeigt, wenn nicht registrierte Mitglieder mit Status „Mitglied“ vorhanden sind und die Organisation für die Verwendung von SAML 2.0 konfiguriert wurde.

Kontoaktivitäten der Mitglieder anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um sich die Kontoaktivitäten der Mitglieder anzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zur gewünschten Organisation, externen Organisation, zum Team oder zu einem (externen) Mitglied.
  2. Führen Sie den Kontextmenübefehl „Kontoaktivitäten anzeigen“ bzw. „Erweitert“ > „Kontoaktivitäten anzeigen“ aus.
  3. Die Kontoaktivitäten des Mitglieds werden angezeigt und können über die Schaltfläche „Kontoaktivitäten als CSV-Datei exportieren“ heruntergeladen werden.
  4. Klicken Sie auf „Schließen“.

Hinweis:

  • Nur von Ihnen verwaltete (externe) Mitglieder werden angezeigt.
  • Bei Mitgliedern, die sich noch nie angemeldet haben, werden in der CSV-Datei die Spalten mit „N/A“ befüllt.

Externe Mitglieder verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mitarbeiter von Kunden-, Lieferanten- bzw. Partner-Firmen können Sie als externe Mitglieder zu Ihrer Organisation hinzufügen. Um die organisationsübergreifenden Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen, stehen externe Organisationen zur Verfügung, um externe Mitglieder aufgrund ihrer Firmenzugehörigkeit zusammenzufassen und verwalten zu können.

Um externe Mitglieder zu verwalten, gehen Sie folgenderweise vor:

  1. Klicken Sie im Dashboard der Organisation auf Mitglieder, um die Mitgliederverwaltung zu öffnen.
  2. Unter Externe Mitglieder können Sie externe Mitglieder importieren, hinzufügen bzw. die Mitgliedschaft beenden.
  3. Unter Externe Organisationen können Sie externe Organisationen anlegen, um die externen Mitglieder logisch zu strukturieren.

Hinweis:

  • Beim Import von externen Mitgliedern (CSV-Spalten siehe Kapitel „Mitglieder importieren“) stehen folgende zwei zusätzlich CSV-Spalten im Vergleich zum Import von Mitgliedern zur Verfügung: ExtOrganizationKey (Importkennung einer externen Organisation) und ExtOrganizationName (Name der externen Organisation). Zusätzlich gelten nur die Organisationsrichtlinien grpolicyopenonlineex und grpolicyreadonworkspace für externe Mitglieder. AdminTeamKey steht ebenfalls für externe Mitglieder nicht zur Verfügung.
  • Externe Mitglieder verbrauchen wie Mitglieder Lizenzen.
  • Externen Mitgliedern können wie Mitgliedern Editionen und Apps zugeordnet werden.
  • Externe Mitglieder können keine der Organisation zugeordneten Teamrooms erzeugen.
  • Nur Administratoren bzw. Eigentümer der primären Organisation des Benutzers können die Benutzerdaten ändern. Die primäre Organisation finden Sie in den Eigenschaften des Benutzers auf der Registerkarte „Benutzer“ im Feld Organisation.
  • Die standardmäßig angelegte externe Organisation „Alle externen Mitglieder“ enthält stets alle externen Mitglieder, unabhängig davon, ob die Mitglieder auch anderen externen Organisationen zugeordnet sind.
  • Als Administrator können Sie Benutzer festlegen, die externe Organisationen verwalten dürfen (Organisations-Dashboard > „Erweiterte Einstellungen“ > „Richtlinien festlegen“ > Registerkarte „Aktionen“ > Externe Organisationen verwalten).

Aufbauorganisation verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Aufbauorganisation dient zur hierarchischen Abbildung von Organisationseinheiten und Planstellen Ihrer Organisation. Die Aufbauorganisation finden Sie in Ihrer Organisation unter „Mitglieder“ > „Aufbauorganisation“.

  • Organisationseinheit
    Eine Organisationseinheit fasst eine oder mehrere Planstellen zusammen und kann untergeordnete Organisationseinheiten enthalten. Die Hierarchie von Organisationseinheiten definiert sich einerseits durch die Baumstruktur in der Aufbauorganisation und andererseits durch die zugewiesenen Hierarchie-Ebenen (z. B. Segment, Bereich, Team).
  • Planstelle
    Mit Planstellen bilden Sie die einzelnen Positionen in Ihrer Organisation und die Zuordnung zu Organisationseinheiten ab. Der Planstelle kann ein konkreter Benutzer zugeordnet werden.
    Es gibt zwei Planstellen-Typen: Leiter/-in und Mitarbeiter/-in. Diese Information kann im Workflow für Genehmigungen verwendet werden (z. B. Urlaubsantrag eines Mitarbeiters wird dem Leiter der jeweiligen Organisationseinheit zugewiesen).

Organisationsadministratoren bzw. Benutzer, die über die Organisationsrichtlinie „Aufbauorganisation verwalten“ berechtigt wurden, sind zuständig für die Pflege der Organisationseinheiten und Planstellen (z. B. Zuordnung eines Benutzers zu einer Planstelle).

Hierarchie-Ebenen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie sich in der Aufbauorganisation befinden, können Sie über die Aktion „Einstellungen“ die Hierarchie-Ebenen festlegen. Standardmäßig sind folgende Hierarchie-Ebenen vordefiniert:

  • Management Board (Ebene 01)
  • Segment (Ebene 02)
  • Bereich (Ebene 03)
  • Team (Ebene 04)

Über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ können Sie den Namen und die Ebene anpassen. Neue Hierarchie-Ebenen erhalten Sie über den Hintergrund-Kontextmenübefehl „Neu“.

Hinweis: Organisationseinheiten können nur Organisationseinheiten mit größerem Ebenen-Wert enthalten (z. B. in Organisationseinheiten der Ebene 02 können sich nur Organisationseinheiten ab Ebene 03 befinden).

Organisationseinheiten erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie sich in der Aufbauorganisation befinden, können Sie über die Aktion „Organisationseinheit erzeugen“ Organisationseinheiten anlegen. Navigieren Sie in bereits erzeugte Organisationseinheiten, um untergeordnete Organisationseinheiten zu erzeugen.

Sie können folgende Werte festlegen:

  • Name
    Definiert den Namen der Organisationseinheit.
  • Stabsstelle
    Ist eine Organisationseinheit nicht Teil der linearen Hierarchie, kann sie als Stabsstelle gekennzeichnet werden.
  • Hierarchie-Ebene
    Definiert die Hierarchie-Ebene der Organisationseinheit. Es werden nur Ebenen angezeigt, die einen höheren Wert aufweisen, als die bei der übergeordneten Organisationseinheit definierte Ebene.
    Hinweis: Die verfügbaren Ebenen können Sie in den Einstellungen der Aufbauorganisation festlegen.
  • Beschreibung
    Definiert die Beschreibung der Organisationseinheit.
  • Importkennung
    Wird die Aufbauorganisation extern verwaltet und importiert, kann eine Importkennung für die Organisationseinheit festgelegt werden. Damit wird eine Aktualisierung der Organisationseinheit durch einen Import ermöglicht.
  • Mitglieder mit der Rolle „Leiter/-in“
    Geben Sie die Leiter der Organisationseinheit an. Die entsprechenden Planstellen werden automatisch erzeugt.
  • Mitglieder mit der Rolle „Mitarbeiter/-in“
    Geben Sie die Mitarbeiter der Organisationseinheit an. Die entsprechenden Planstellen werden automatisch erzeugt.

Hinweis: Über den Kontextmenübefehl „In Aufbauorganisation verschieben“ können Sie Teams in Organisationseinheiten umwandeln.

Planstellen erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie sich in der Aufbauorganisation in einer Organisationseinheit befinden, können Sie über die Aktion „Planstelle erzeugen“ eine Planstelle zugehörig zur jeweiligen Organisationseinheit anlegen.

Sie können folgende Werte festlegen:

  • Typ
    Legt fest, ob es sich um eine Mitarbeiter- oder Leiter-Planstelle handelt.
  • Stabsstelle
    Ist eine Planstelle nicht Teil der linearen Hierarchie, kann sie als Stabsstelle gekennzeichnet werden.
  • Organisationseinheit
    Die Planstelle ist der angezeigten Organisationseinheit zugeordnet.
  • Benutzer
    Legt den der Planstelle zugeordneten Mitarbeiter fest.
  • Primäre Planstelle
    Wenn ein Mitarbeiter mehreren Planstellen zugeordnet ist, kann eine Planstelle als primär markiert werden. Für die Auswertung des Vorgesetzten wird die primäre Planstelle herangezogen (z. B. im Workflow-Kontext).
  • Name
    Definiert den Namen der Planstelle.

Hinweis: Bei Verwendung der Fabasoft Personalakte stehen weitere Felder zur Verfügung.

Aufbauorganisation importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie sich in der Aufbauorganisation befinden, können Sie über die Aktion „Aufbauorganisation importieren“ die Aufbauorganisation mithilfe einer CSV-Datei importieren bzw. aktualisieren. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt. Mithilfe der Option Vollständiger Abgleich der Aufbauorganisation können Sie festlegen, ob existierende Planstellen und Organisationseinheiten, die nicht in der CSV-Datei vorhanden sind, gelöscht werden sollen.

Bei den CSV-Spalten handelt es sich im Allgemeinen um Freitextfelder vom Typ Zeichenkette. Mithilfe der Importkennung können Objekte aktualisiert werden. Folgende CSV-Spalten sind verfügbar:

CSV-Spalte

Feld

Möglicher Wert

Key

Importkennung

Zeichenkette

Type

-

Zeichenkette (OrganizationalUnit, OrganizationalPosition)

ParentKey

-

Zeichenkette (Importkennung der übergeordneten Organisationseinheit; leer auf oberster Ebene)

Name

Name

Zeichenkette

Level

Hierarchie-Ebene

Zeichenkette (Importkennung der Hierarchie-Ebene; nur bei Organisationseinheiten)

StaffUnit

Stabsstelle

Zeichenkette (TRUE, FALSE; nur bei Organisationseinheiten)

UnitDescription

Beschreibung

Zeichenkette (nur bei Organisationseinheiten)

PositionType

Typ

Zeichenkette (HeadPos, StaffPos; nur bei Planstellen)

PrimaryPosition

Primäre Planstelle

Zeichenkette (TRUE, FALSE)

User

Benutzer

Zeichenkette (E-Mail-Adresse; nur bei Planstellen)

Hinweis: Wenn die Fabasoft Personalakte lizenziert ist, können Sie weitere Metadaten importieren.