2018 Spring Release

Skills-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Skills-Management ermöglicht das Verwalten von Stellen- und Rollenbeschreibungen und die Zuordnung von erforderlichen Qualifikationen. Bei Personalakten können erworbene Qualifikationen und Rollenbeschreibungen hinterlegt werden. Über die Aufbauorganisation werden Personalakten mit Planstellen verknüpft. Die Planstellen verweisen auf Stellenbeschreibungen.

Aus den erforderlichen Qualifikationen und den erworbenen Qualifikationen können fehlende Qualifikationen ermittelt werden. Als weitere Funktionalität steht die Möglichkeit zur Verfügung, Stellenüberprüfungen durchzuführen.

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Skills-Manager steht Ihnen das Skills-Management-Dashboard zur Verfügung, das sich in folgende Bereiche gliedert:

  • Stellenbeschreibungen
    Zeigt die Stellenbeschreibungen für die Organisation.
  • Rollenbeschreibungen
    Zeigt die Rollenbeschreibungen für die Organisation.
  • Qualifikationen
    Zeigt die Qualifikationen, die Stellen- und Rollenbeschreibungen sowie Planstellen als erforderliche Qualifikationen zugeordnet werden können. Die Qualifikationen können auch zu Personalakten als erworbene Qualifikationen zugeordnet werden.
  • Stellenüberprüfungen
    Zeigt Überprüfungsvorgänge von Stellenbeschreibungen, Aufgaben, Befugnisse und Qualifikationen für die Planstellen durch Personalverantwortliche.
  • Aufbauorganisation
    Zeigt die Aufbauorganisation für die Organisation.
  • Personalaktenablagen
    Zeigt die Personalaktenablagen, in den die Personalakten verwaltet werden.

Daten importierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie sich im Skills-Management-Dashboard befinden, können Sie über die Aktion „Daten importieren“ die Beschreibungen und Qualifikationen mithilfe einer CSV-Datei importieren bzw. aktualisieren. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.

Bei den CSV-Spalten handelt es sich im Allgemeinen um Freitextfelder vom Typ Zeichenkette. Mithilfe der Importkennung können Objekte aktualisiert werden. Folgende CSV-Spalten sind verfügbar:

CSV-Spalte

Feld

Möglicher Wert

Id

Importkennung

Zeichenkette

Class

-

Zeichenkette (Objektklasse; Qualification, JobDescription, RoleDescription)

Name

Name

Zeichenkette

Description

Beschreibung

Zeichenkette

RatingScale

Bewertungsskala

Zeichenkette (Importkennung der Bewertungsskala; nur bei Qualifikationen)

TasksPermissions

Aufgaben und Befugnisse

Zeichenkette (nur bei Stellen- und Rollenbeschreibungen)

ReqQualification

Qualifikation (Teil von Erforderliche Qualifikationen)

Zeichenkette (Importkennung der Qualifikation; nur bei Stellen- und Rollenbeschreibungen)

ReqQualificationLevel

Grad (Teil von Erforderliche Qualifikationen)

Zeichenkette (Importkennung des Skala-Werts der Qualifikation; nur bei Stellen- und Rollenbeschreibungen)

Um Felder mit mehreren Zeilen (z. B. Erforderliche Qualifikationen) zu befüllen,  können in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit derselben Id angegeben werden.

Qualifikationen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Navigieren Sie als Skills-Manager im Skills-Management-Dashboard in die Qualifikationen.

Bewertungsskalen bearbeiten

Bewertungsskalen dienen zur Quantifizierung von Qualifikationen (z. B. Nicht bestanden/Bestanden). Mithilfe der Aktion „Bewertungsskalen bearbeiten“ können Sie die vordefinierten Bewertungsskalen ändern, ergänzen oder löschen.

Die Werte einer Bewertungsskala bestehen aus einem Namen und einem Erfüllungsgrad in Prozent (z. B. Nicht bestanden 0 %, Bestanden 100 %).

Qualifikation erzeugen

Mithilfe der Aktion „Qualifikation erzeugen“ können Sie Qualifikationen definieren, die Stellen- und Rollenbeschreibungen sowie Planstellen zugeordnet werden können.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Name
    Der Name der Qualifikation.
  • Beschreibung
    Eine detailliertere Beschreibung der Qualifikation.
  • Bewertungsskala
    Definiert die für die Qualifikation adäquate Bewertungsskala.
  • Importkennung
    Werden Qualifikationen extern verwaltet, kann hier eine eindeutige ID für die Identifikation beim Import festgelegt werden.

Stellenbeschreibungen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit einer Stellenbeschreibung wird festgelegt, welche Aufgaben und Befugnisse ein Mitarbeiter hat. Zusätzlich wird definiert, welche Qualifikationen für die Stelle notwendig sind.

Navigieren Sie als Skills-Manager im Skills-Management-Dashboard in die Stellenbeschreibungen.

Stellenbeschreibung erzeugen

Mithilfe der Aktion „Stellenbeschreibung erzeugen“ können Sie eine Stellenbeschreibung definieren.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Name
    Der Name der Stellenbeschreibung.
  • Beschreibung
    Eine detailliertere Beschreibung der Stellenbeschreibung.
  • Aufgaben und Befugnisse
    Definiert die Aufgaben und Befugnisse eines Mitarbeiters mit dieser Stelle.
  • Erforderliche Qualifikationen
    Definiert die notwendigen Qualifikationen für die Stelle. Für die Qualifikationen kann festgelegt werden, welcher Erfüllungsgrad mindestens notwendig ist.
  • Importkennung
    Werden Stellenbeschreibungen extern verwaltet, kann hier eine eindeutige ID für die Identifikation beim Import festgelegt werden.

Rollenbeschreibungen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit einer Rollenbeschreibung wird festgelegt, welche Aufgaben und Befugnisse ein Mitarbeiter unabhängig von der Stelle hat (z. B. Ersthelfer). Zusätzlich wird definiert, welche Qualifikationen für die Rolle notwendig sind.

Navigieren Sie als Skills-Manager im Skills-Management-Dashboard in die Rollenbeschreibungen.

Rollenbeschreibung erzeugen

Mithilfe der Aktion „Rollenbeschreibung erzeugen“ können Sie eine Rollenbeschreibung definieren.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Name
    Der Name der Rollenbeschreibung.
  • Beschreibung
    Eine detailliertere Beschreibung der Rollenbeschreibung.
  • Aufgaben und Befugnisse
    Definiert die Aufgaben und Befugnisse eines Mitarbeiters mit dieser Rolle.
  • Erforderliche Qualifikationen
    Definiert die notwendigen Qualifikationen für die Rolle. Für die Qualifikationen kann festgelegt werden, welcher Erfüllungsgrad mindestens notwendig ist.
  • Importkennung
    Werden Rollenbeschreibungen extern verwaltet, kann hier eine eindeutige ID für die Identifikation beim Import festgelegt werden.

Aufbauorganisation verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Aufbauorganisation (Organisationseinheiten und Planstellen) kann von Organisationsadministratoren oder von Organisationsmitgliedern, die über die Richtlinie “Aufbauorganisation verwalten“ berechtigt wurden, verwaltet werden. Dies betrifft zum Beispiel die Zuordnung von Benutzern zu Planstellen. Nähere Information finden Sie in der Administrationshilfe Fabasoft Cloud im Kapitel „Aufbauorganisation verwalten“.

Information über Änderungen

Wenn Sie sich in der Aufbauorganisation befinden, können Sie über die Aktion „Einstellungen“ die Benutzer festlegen, die über Änderungen in der Aufbauorganisation per Workflow informiert werden sollen. Dadurch können Skills-Manger zum Beispiel Stellenbeschreibungen und zusätzliche Qualifikationen von gelöschten Planstellen anderen Planstellen zuweisen.

Einsicht

Die Einsicht für Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte kann aus der Aufbauorganisation übernommen werden. Legen Sie dies in den Feldern Permanente Einsicht für Mitarbeiter bzw. Permanente Einsicht für Personalverantwortliche in der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablage fest. Die entsprechenden Felder bei der Personalakte werden nur mehr lesend angezeigt.

Zusätzlich muss ein Benutzer bzw. ein Team festgelegt werden, das Aktivitäten bzgl. personalaktenrelevanter Änderungen erhalten soll. Dies ist notwendig, da die Aufbauorganisation von Benutzern verwaltet werden kann, die nicht über Berechtigungen in der Personalakte verfügen. Über die Aktivitäten „Einsicht für Mitarbeiter prüfen“ bzw. „Einsicht für Personalverantwortliche prüfen“ können die Änderungen übernommen werden.

Zuordnungen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nachdem die Qualifikationen, Stellenbeschreibungen, Rollenbeschreibungen und die Aufbauorganisation definiert wurden, können die einzelnen Elemente miteinander in Beziehung gesetzt werden.

Personalakte einer Planstelle zuordnen

Als Personalakten-Benutzer sind Sie berechtigt Planstellen mit Personalakten zu verknüpfen. Navigieren Sie dazu in Ihrem Personalakten-Dashboard in die Aufbauorganisation. In den Eigenschaften der gewünschten Planstelle können Sie im Feld Personalakte die entsprechende Personalakte zuordnen. Zusätzlich können Sie die Felder Vollzeitäquivalent der Planstelle (in Prozent), Firma und Standort ändern.

Stellenbeschreibungen einer Planstelle zuordnen

Als Skills-Manager sind Sie berechtigt die Stellenbeschreibungen und die zusätzlich erforderlichen Qualifikationen der Planstelle zuzuordnen. Navigieren Sie dazu in Ihrem Skills-Management-Dashboard bzw. Personalakten-Dashboard in die Aufbauorganisation. In den Eigenschaften der gewünschten Planstelle können Sie in den entsprechenden Feldern die Stellenbeschreibungen und zusätzlichen Qualifikationen hinterlegen.

Erworbene Qualifikationen und Rollenbeschreibungen einer Personalakte zuordnen

Als Skills-Manager sind Sie berechtigt in Personalakten die erworbenen Qualifikationen zu hinterlegen.

Navigieren Sie in Ihrem Skills-Management-Dashboard zu der entsprechenden Personalakte. Öffnen Sie die Eigenschaften der Personalakte. Auf der Registerkarte „Qualifikationen“ können Sie die erworbenen Qualifikationen hinterlegen.

Fehlende Qualifikationen anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nachdem die Zuordnungen durchgeführt wurden, können aufgrund der Differenz zwischen den Ist-Qualifikationen (definiert in den Personalakten) und den Soll-Qualifikationen (definiert in den Planstellen) die fehlenden Qualifikationen für die einzelnen Mitarbeiter ermittelt werden.

Navigieren Sie dazu als Skills-Manager in das Skills-Management-Dashboard und führen Sie die Aktion „Fehlende Qualifikationen anzeigen“ aus. Wenn Sie sich in einer Organisationseinheit befinden, werden nur die Planstellen berücksichtigt, die direkt bzw. indirekt untergeordnet sind. Es wird eine Übersicht über die fehlenden Qualifikationen angezeigt und kann als CSV-Datei exportiert werden.

Stellenüberprüfungen durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Stellenbeschreibungen müssen hinsichtlich Aufgaben, Befugnisse und Qualifikationen regelmäßig von den Skills-Managern in Zusammenarbeit mit den Personalverantwortlichen überprüft werden.

Skills-Manager: Stellenüberprüfung starten

Navigieren Sie als Skills-Manager im Skills-Management-Dashboard in die Stellenüberprüfungen.

Die Aktion „Stellenüberprüfung starten“ ermöglicht für eine Organisationseinheit die Stellenüberprüfung der untergeordneten Planstellen durch den Personalverantwortlichen zu initiieren. Sie haben die Möglichkeit ein Datum für die Erledigung zu definieren und ob die untergeordneten Organisationseinheiten ebenfalls berücksichtigt werden sollen. Die Leiter der Organisationseinheiten erhalten entsprechende Aktivitäten zur Überprüfung im Arbeitsvorrat.

Leiter: Aktivität „Stellenbeschreibung überprüfen“

Die Leiter der Organisationseinheiten erhalten die Aktivität „Stellenbeschreibung überprüfen“ pro zugeordneter Planstelle. Mit dem Arbeitsschritt „Überprüfen“ können die aktuellen Beschreibungen gesichtet werden. Falls Änderungen notwendig sind, wählen Sie im Feld Überarbeitung den Eintrag „Erforderlich“ aus und erfassen Sie Anmerkungen. Andernfalls wählen Sie „Nicht erforderlich“ aus. Mit dem Arbeitsschritt „Erledigt“ beenden Sie die Überprüfung.

Skills-Manager: Stellenüberprüfungen

Im Skills-Management-Dashboard werden unter Stellenüberprüfungen die bisherigen Stellenüberprüfungen mit Status aufgelistet.

Status:

  • In Bearbeitung
    Aktivität ist in Bearbeitung durch den Leiter.
  • Überarbeitung erforderlich
    Der Leiter hat die Überprüfung abgeschlossen und wünscht eine Überarbeitung.
  • Abgeschlossen
    Der Leiter hat die Überprüfung abgeschlossen und wünscht keine Überarbeitung.

Falls eine Überarbeitung erforderlich ist, navigieren Sie in die entsprechende Stellenüberprüfung:

  • Um die Planstelle zu verändern, führen Sie den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ auf der Planstelle aus.
  • Um eine Stellenbeschreibung zu verändern, führen Sie den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ auf einer Stellenbeschreibung aus.
  • Zu den Rollenbeschreibungen gelangen Sie über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ auf der Personalakte (Registerkarte „Stellen- und Rollenbeschreibungen“).

Nach erfolgter Überarbeitung können Sie mit der Aktion „Abschließen“ die Stellenüberprüfung abschließen bzw. mit der Aktion „Zur Überprüfung senden“ eine weitere Kontrolle veranlassen.