Dokumente einer Personalakte werden in Personalaktenregistern strukturiert abgelegt.
Für das Ablegen von Dokumenten in einer Personalakte stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
Hinweis: Dokumente können nur in Personalaktenregistern abgelegt werden und nicht direkt in der Personalakte. Sie können dennoch ein Dokument auf oberster Ebene erstellen, da beim impliziten Registrieren des Dokuments ein Personalaktenregister ausgewählt werden muss.
Jedem Dokument ist ein Bearbeitungsstatus zugewiesen:
Hinweis: Beim Scannen bzw. Hochladen von Dokumenten wird standardmäßig der Status „Abgeschlossen“ vergeben. Wenn der Status „In Bearbeitung“ vergeben werden soll, müssen Sie die Markierung im Feld Dokument abschließen entfernen.
Statusübergänge:
Status neu Status alt | In Bearbeitung | Abgeschlossen | Storniert |
In Bearbeitung | nein | ja | ja |
Abgeschlossen | nein | nein | ja |
Storniert | ja (durch Wiederherstellen des alten Status) | ja (durch Wiederherstellen des alten Status) | nein |
Ein Personalaktendokument kann mehrere Dokumente (auch unterschiedlichen Typs) zusammenfassen. Ein Dokument im Personalaktendokument kann als Hauptdokument definiert werden. Beim Bearbeiten eines Personalaktendokuments wird das Hauptdokument geöffnet. Die weiteren Dokumente können Sie über die Eigenschaften des Personalaktendokuments (Registerkarte „Personalaktendokument > Dokumente) bearbeiten
Abhängig vom Anwendungsfall können Sie im Personalaktenumfeld sowohl Dokumente (z. B. Microsoft Word-Dokument) als auch Personalaktendokumente verwenden.
Um ein Dokument zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Das Dokument wird im Personalaktenregister abgelegt und kann über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet werden.
Um ein Dokument zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Hinweis: Metadaten der Personalakte können als aktualisierbare Felder in zugeordneten Word-Dokumenten eingefügt werden. Die Schaltfläche „Eigenschaft“ steht in Microsoft Word auf der Registerkarte „Einfügen“ zur Verfügung (das Fabasoft Cloud COM-Add-in muss aktiviert sein).
Um ein Dokument direkt am Endgerät zu scannen und zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Dokumente in Papierform können eingescannt und automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt über den Barcode, der im Scan-Dialog angegeben werden muss.
Um ein Dokument für einen Scan vorzuerfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Es wird sofort ein leeres Dokument erstellt. Sobald das Dokument gescannt wurde, wird der Inhalt in dieses Dokument übernommen. In der Personalaktenablage finden Sie im Feld „Scan-Warteschlange“ die Dokumente, die noch gescannt werden müssen.
Hinweis:
Um ein Dokument hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Dokumente, die immer wieder erneuert werden müssen, können mit einer Gültigkeit versehen werden.
Um die Gültigkeit eines Dokuments festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Hinweis: Falls ein Dokument noch nicht gültig oder abgelaufen ist, wird dies mit einem roten Rufzeichen kenntlich gemacht.
Auf Dokumenten können manuelle Unterschriften wie zum Beispiel „Genehmigen“ oder „Zur Kenntnis“ angebracht werden.
Um ein Dokument zu unterschreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:
Hinweis: Die Unterschriften können auch in den Metadaten des Dokuments (Registerkarte „Unterschriften“) eingesehen werden. Die Registerkarte ist nur sichtbar, wenn mindestens eine Unterschrift vorhanden ist.
Wenn ein Mindbreeze InSpire Service für die automatische Klassifizierung zur Verfügung steht, werden, wenn möglich, Metadaten aus dem Dokument extrahiert und das Registrierungsformular wird mit diesen Daten vorbefüllt.
Die Klassifizierung und Registrierung eines noch nicht klassifizierten und registrierten Dokuments kann entweder über den Kontextmenübefehl „Klassifizieren und registrieren“ erfolgen oder durch direktes Ablegen in einer Personalakte oder einem Personalaktenregister.
Hinweis: Die Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn das Mindbreeze InSpire Service entsprechend konfiguriert ist.
Um ein Dokument zu klassifizieren und zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Dokumente, die zu keiner Personalakte registriert sind, können über den Kontextmenübefehl „Registrieren als Personalaktendokument“ registriert werden. Alternativ kann das Dokument auch direkt in einer Personalakte oder in einem Personalaktenregister abgelegt werden.
Um ein Dokument zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Dokumente, die zu einer falschen Personalakte bzw. zu einem falschen Personalaktenregister registriert sind, können umregistriert werden.
Um ein Dokument umzuregistrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Das Dokument wird aus dem aktuellen Personalaktenregister entfernt und im neuen Personalaktenregister abgelegt.
Ein Dokument in einer Personalakte kann nicht sofort gelöscht, sondern muss zuerst storniert werden.
Um ein Dokument zu stornieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Hinweis:
Ein Dokument mit Status „In Bearbeitung“ bzw. „Abgeschlossen“ kann durch ein anderes Dokument ersetzt werden. Das ersetzende Dokument kann auch ein anderes Format haben (z. B. kann ein Word-Dokument durch ein PDF-Dokument ersetzt werden).
Um ein Dokument zu ersetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Dokumente die sich bereits im System befinden, können über eine CSV-Datei zu Personalakten registriert werden. Diese Methode bietet sich bei vielen Dokumenten als effiziente Möglichkeit an.
Um Dokumente automatisiert zu Personalakten zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Die Dokumente werden in den entsprechenden Personalaktenregistern abgelegt.
Verfügbare CSV-Spalten:
CSV-Spalte | Feld | Möglicher Wert |
PersNum | Personalnummer der Personalakte | Zeichenkette |
FileShelfId | Personalaktenablage | Fabasoft Cloud ID bzw. Importkennung (muss angegeben werden, wenn der Import nicht im Kontext einer Personalaktenablage durchgeführt wird) |
Folder | Importkennung des Ordners, in dem das Dokument abgelegt werden soll | Zeichenkette |
Teamroom | Fabasoft Cloud ID des Teamrooms, der die Quelldokumente enthält | Fabasoft Cloud ID eines Teamrooms |
Document | Importkennung bzw. Name des Dokuments, das der Personalakte zugeordnet werden soll | Zeichenkette |
DocumentName | Name des Dokuments (optional, wenn der Name geändert werden soll) | Zeichenkette |
Category | Importkennung der Kategorie, die dem Dokument zugeordnet werden soll | Zeichenkette |
ValidFrom | Gültig ab des Dokuments | Datum |
ValidTo | Gültig bis des Dokuments | Datum |
State | Bearbeitungsstatus des Dokuments | Zeichenkette (StateInProgress, StateClosed) |
Hinweis: Die Fabasoft Cloud ID finden Sie in den Eigenschaften des jeweiligen Objekts auf der Registerkarte „Allgemein“. Mithilfe der Importkennung können Objekte aktualisiert und anderen Objekten zugeordnet werden.
Falls Dokumenten ein benutzerdefiniertes Formular zugewiesen ist, können diese Eigenschaften ebenfalls importiert werden (als Spaltenbezeichnung dient der Programmiername der jeweiligen Eigenschaft).
Beim Hochladen von PDF-Dokumenten können über die Stichwörter des Dokuments bereits Metadaten vorbefüllt werden.
Format: FSC:persnum;fileshelfid;folder;category;validfrom;validto;state;
Beispiel: