2020 Winter Release

BewerbermanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Bewerbermanagement ermöglicht ein effizientes, digitales Management von Bewerbungen. Dafür stehen Bewerberakten, Stellenausschreibungen, Bewerbungen, ein Talent-Pool und entsprechende Aktivitäten zur Verfügung, die über den Workflow abgearbeitet werden können.

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Bewerbermanager steht Ihnen das Bewerbermanagement-Dashboard zur Verfügung, das sich in folgende Bereiche gliedert:

  • Aktuelle Bewerbungen
    Zeigt die laufenden Bewerbungen der Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  • Aktuelle Bewerberakten
    Zeigt neu erzeugte Bewerberakten bzw. Bewerberakten zu denen es mindestens eine laufende Bewerbung gibt.
  • Talent-Pool
    Zeigt die zum Talent-Pool hinzugefügten Bewerberakten der Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  • Stellenausschreibungen
    Zeigt die Stellenausschreibungen der Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  • Bewerberaktenablagen
    Zeigt die Bewerberaktenablagen, in den die Bewerberakten verwaltet werden.

Hinweis: Die zuständigen Personalverantwortlichen erhalten über das Dashboard „Personalakteneinsicht“ Zugriff auf ihre betroffenen Stellenausschreibungen und Bewerbungen.

BewerberaktenablagePermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Bewerberaktenablage basiert auf einer Personalakten-Konfiguration, kann aber die darin getroffenen Einstellungen gegebenenfalls überschreiben. Die Bewerberaktenablage dient zur Verwaltung der Bewerberakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Bewerberaktenablagen können nur vom Personalakten-Administrator erzeugt werden.

Bereiche

Die Ablage gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Aktuelle Bewerbungen
    Zeigt die laufenden Bewerbungen der Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  • Aktuelle Bewerberakten
    Zeigt neu erzeugte Bewerberakten bzw. Bewerberakten zu denen es mindestens eine laufende Bewerbung gibt.
  • Talent-Pool
    Zeigt die zum Talent-Pool hinzugefügten Bewerberakten der Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  • Stellenausschreibungen
    Zeigt die Stellenausschreibungen der Ablagen, in denen Sie berechtigt sind.
  • Abgeschlossene Bewerberakten
    Zeigt die abgeschlossenen Bewerberakten.

Einstellungen

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Standard-Kategorie für Bewerberakten
    Bewerberakten ohne Zusage zum Talent-Pool erhalten die angegebene Kategorie. Somit kann zum Beispiel die Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Die Einstellung in der Konfiguration wird überschrieben.
  • Standard-Kategorie für Bewerberakten im Talent-Pool
    Bewerberakten mit Zusage zum Talent-Pool erhalten die angegebene Kategorie. Somit kann zum Beispiel die Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Die Einstellung in der Konfiguration wird überschrieben.

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Benutzer mit allen Rechten können Benutzer berechtigen, Bewerbungen, Bewerberakten und Stellenausschreibungen verwalten und Einstellungen der Ablage bearbeiten.
  • Bewerbermanager
    Bewerbermanager können Bewerbungen, Bewerberakten und Stellenausschreibungen verwalten.

Bewerberakten verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Navigieren Sie als Bewerbermanager im Bewerbermanagement-Dashboard in die aktuellen Bewerberakten.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Mithilfe der Aktion „Bewerberakte erzeugen“ können Sie eine Bewerberakte erzeugen. Dabei könne Sie Stamm- und Kontaktdaten erfassen.
  • Über den Kontextmenübefehl „Erweitert“ > „Zuordnung ändern“ können Sie die Bewerberakte einer anderen Ablage zuordnen.
  • Über den Kontextmenübefehl „Erweitert“ > „Zusammenführen“ können Sie die Bewerberakte mit einer anderen zusammenführen.
  • Mithilfe der Aktion „Bewerbung erzeugen“ können Sie eine neue Bewerbung der Bewerberakte zuordnen.
  • Bewerberakten können nur gelöscht werden, wenn keine laufende Bewerbung zugeordnet ist.

In der Bewerberaktenablage steht der Bereich „Abgeschlossene Bewerberakten“ zur Verfügung. Hier finden Sie die Bewerberakten mit keiner offenen Bewerbung.

Stellenausschreibungen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Navigieren Sie als Bewerbermanager im Bewerbermanagement-Dashboard in die Stellenausschreibungen.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Mithilfe der Aktion „Stellenausschreibung erzeugen“ können Sie eine Stellenausschreibung erzeugen. Dabei müssen Sie den zuständigen Personalverantwortlichen festlegen. Wird dieser nachträglich geändert, gilt die Änderung nicht für bereits bestehende Bewerbungen basierend auf der Stellenausschreibung.
  • Den Status der Stellenausschreibung („In Bearbeitung“, „Veröffentlicht“, „Abgeschlossen“) können Sie über die Eigenschaften der Stellenausschreibung definieren.
  • Stellenausschreibungen können nur gelöscht werden, wenn alle zugeordneten Bewerbungen bereits gelöscht wurden.

Bewerbungen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Navigieren Sie als Bewerbermanager im Bewerbermanagement-Dashboard in die aktuellen Bewerbungen.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Mithilfe der Aktion „Bewerbung erzeugen“ können Sie eine Bewerbung erzeugen. Dabei müssen Sie eine Bewerberakte, eine Stellenausschreibung und den zuständigen Personalverantwortlichen festlegen.
  • Mithilfe der Aktion „Zur Bewerberakte wechseln“ können Sie zur zugeordneten Bewerberakte wechseln.
  • Mithilfe der Aktion „Temporäre Einsicht gewähren“ können Sie eine Einsicht festlegen.

Talent-Pool verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Talent-Pool werden abgeschlossene Bewerberakten abgelegt, bei denen die Option Zusage für Talent-Pool ausgewählt wurde. Somit können Bewerber, für die aktuell keine Stelle zur Verfügung steht, evident gehalten werden.

PersonalakteneinsichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Personalverantwortlichen bekommen über die Personalakteneinsicht Zugriff auf die Bewerbungen und Stellenausschreibungen, die sie betreffen.

Folgende Bereiche stehen zur Verfügung:

  • Aktuelle Bewerbungen
    Zeigt alle offenen Bewerbungen des Personalverantwortlichen (inkl. temporäre Einsicht und wenn im Feld Weitere Personalverantwortliche hinterlegt).
  • Stellenausschreibungen
    Zeigt alle Stellenausschreibungen, in denen der Personalverantwortliche als zuständiger Personalverantwortlicher eingetragen ist.

Website-IntegrationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bewerbungen können auch automatisch, anhand der in einem HTML-Formular eingegebenen Daten, erzeugt werden.

Dazu muss in der Personalakten-Konfiguration auf der Registerkarte „Bewerbermanagement“ die Option Website-Integration aktivieren aktiviert sein.

Auf Ihrer Homepage können Sie ein entsprechendes HTML-Formular für Bewerbungen zur Verfügung stellen.

Beispiel

<!doctype html>

<html lang="en">

  <head>

    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8" />

    <title>Job Application</title>

  </head>

  <body>

    <form name="createobjectform" action="https://at.cloud.fabasoft.com/fsc/createobject" method="post" accept-charset="UTF-8" enctype="multipart/form-data">

      <input name="redirect" value="https://www.example.com/result.html" type="hidden">

      <input name="errorredirect" value="https://www.example.com/err.html" type="hidden">

      <input name="objectclass" value="FSCPERSONNELFILE@1.1001:ApplicantFile" type="hidden">

      <input name="inbox" value="COO.w.x.y.z" type="hidden">

      <input name="jobadvertisement" value="COO.w.x.y.z" type="hidden">

      <label for="userfirstname">First Name</label>

      <input id="userfirstname" name="userfirstname" value="" type="text">

      <br/>

      <label for="usersurname">Surname</label>

      <input id="usersurname" name="usersurname" value="" type="text">

      <br/>

      <label for="telephone">Telephone</label>

      <input id="telephone" name="telephone" value="" type="text">

      <br/>

      <label for="emailinformation">E-Mail</label>

      <input id="emailinformation" name="emailinformation" value="" type="text">

      <br/><br/>

      <input id="afusetalentpool" name="afusetalentpool" value="true" type="checkbox">

      <label for="afusetalentpool">Talent Pool</label>

      <br/><br/>

      <label for="location1">Location</label><br/>

      <input id="location1" name="location" value="COO.w.x.y.z" type="checkbox"> Linz<br/>

      <input id="location2" name="location" value="COO.w.x.y.z" type="checkbox"> Wien<br/>

      <input id="location3" name="location" value="COO.w.x.y.z" type="checkbox"> Bern<br/>

      <br/>

      <input name="attachmentattrdef" value="FSCPERSONNELFILE@1.1001:afdocuments" type="hidden">

      <input name="attachmentkeys" value="attachment1_COO.w.x.y.z,attachment2" type="hidden">

      <label for="attachment1">Cover Letter</label>

      <input id="attachment1" name="attachment1_COO.w.x.y.z" type="file">

      <br/>

      <label for="attachment2">CV</label>

      <input id="attachment2" name="attachment2" type="file">

      <br/><br/>

      <input value="Send" type="submit">

      <input type="reset">

    </form>

  </body>

</html>

Im obigen Beispiel müssen die Fabasoft Cloud IDs durch Ihre konkreten Werte ersetzt werden.

  • inbox
    Die Fabasoft Cloud ID der Bewerberaktenablage.
  • jobadvertisement
    Die Fabasoft Cloud ID der Stellenausschreibung.
  • location (optional)
    Die Fabasoft Cloud IDs der Lokationen
  • attachment (optional)
    Wenn beim Name-Attribut einer Datei die Fabasoft Cloud ID einer Kategorie mit Unterstrich hinzugefügt wird, wird dem Dokument die Kategorie zugewiesen.

Nähere Informationen für das Erstellen des HTML-Formulars finden Sie hier:

https://help.cloud.fabasoft.com/index.php?topic=doc/Benutzerhilfe-Fabasoft-Cloud-ger/fortgeschrittene-anwendungsfaelle.htm#formular-posteingang

BewerbermanagementprozessPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Bewerbermanagementprozess beginnt mit dem Erzeugen einer Bewerbung bzw. mit dem Erhalt einer Bewerbung über einen Eingangsordner.

Ein einfacher Ablauf eines Bewerbermanagementprozesses kann folgendermaßen aussehen:

  1. Nach dem Erzeugen einer Bewerbung erhält der Bewerbermanager die Aktivität „Bewerbung prüfen“ und führt den Arbeitsschritt „Weiterleiten an Personalverantwortlichen“ aus.
  2. Der Personalverantwortliche erhält die Aktivität „Bewerbung bearbeiten“ und führt den Arbeitsschritt „Bewerber einladen“ aus. Dabei können Termine vorgeschlagen werden.
  3. Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Termin vereinbaren“ und führt den Arbeitsschritt „Termineinladung senden“ aus. Über den Arbeitsschritt „Rückmeldung an Personalverantwortlichen“ kann der vereinbarte Termin kommuniziert werden.
  4. Der Personalverantwortliche erhält die Aktivität „Termin vereinbart“ und führt den Arbeitsschritt „Zur Kenntnis genommen“ aus. Der Workflow läuft erst am Tag des Termins weiter.
  5. Der Personalverantwortliche erhält am Tag der Bewerbung die Aktivität „Bewerbungsgespräch durchführen“ und führt den Arbeitsschritt „Zusagen“ aus.
  6. Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Bewerber zusagen“ und führt die Arbeitsschritte „Zusage versenden“ und „Erledigt“ aus.

Aktivitäten und Arbeitsschritte im Detail

  • Bewerbung prüfen
    • Öffnen
    • Eingangsbestätigung senden
      Öffnet eine E-Mail.
    • Bewerberaktenzuordnung prüfen
      Muss ausgeführt werden, wenn ein mögliches Duplikat gefunden wurde.
    • Bewerberakte bearbeiten
      Ermöglicht das Ergänzen von Stammdaten.
    • Weiterleiten an Personalverantwortlichen
      Der Personalverantwortliche erhält die Aktivität „Bewerbung bearbeiten“.
    • Zurückgezogen
      Schließt die Bewerbung ab.
    • Verwerfen
      Schließt die Bewerbung ab.
  • Bewerbung bearbeiten
    • Öffnen
    • Bewerbung weiterleiten
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Bewerbung weiterleiten“.
    • Weitere Informationen erforderlich
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Weitere Informationen erforderlich“.
    • Bewerber einladen
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Termin vereinbaren“.
    • Zurückgezogen
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Bewerbung zurückgezogen“.
    • Absagen
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Bewerber absagen“.
  • Bewerbung weiterleiten
    • Öffnen
    • E-Mail an Bewerber senden
      Gegebenenfalls kann beim Bewerber nachgefragt werden, ob die Daten einem anderen Personalverantwortlichen weitergeleitet werden dürfen.
    • Weiterleiten an Personalverantwortlichen
      Ein anderer Personalverantwortlicher kann ausgewählt werden.
    • Zurückgezogen
      Schließt die Bewerbung ab.
  • Weitere Informationen erforderlich
    • Öffnen
    • E-Mail an Bewerber senden
      Beim Bewerber können weitere Informationen eingeholt werden.
    • Information eingeholt
      Die Information kann weitergeleitet werden und der Personalverantwortliche erhält die Aktivität „Bewerbung bearbeiten“.
    • Zurückgezogen
      Der Personalverantwortliche erhält die Aktivität „Bewerbung zurückgezogen“.
  • Bewerber absagen
    • Öffnen
    • Absage an Bewerber senden
      Der Bewerbermanager kann eine Absage-E-Mail versenden.
    • Erledigt
      Schließt die Bewerbung ab.
    • Weiterleiten an Personalverantwortlichen
      Die Bewerbung kann an einen anderen Personalverantwortlichen weitergeleitet werden.
    • Zurückgezogen
      Schließt die Bewerbung ab.
  • Termin vereinbaren
    • Öffnen
    • Termineinladung senden
      Der Bewerbermanager kann anhand der Vorschläge des Personalverantwortlichen einen Termin per E-Mail an den Bewerber senden.
    • Rückmeldung an Personalverantwortlichen
      Wurde ein Termin vereinbart erhält der Personalverantwortliche die Aktivität „Termin vereinbart“. Wurde kein Termin vereinbart erhält der Personalverantwortliche die Aktivität „Bewerbung bearbeiten“.
    • Zurückgezogen
      Der Personalverantwortliche erhält die Aktivität „Bewerbung zurückgezogen“.
  • Termin vereinbart
    • Öffnen
    • Zur Kenntnis genommen
      Der Personalverantwortliche nimmt den vereinbarten Termin zur Kenntnis. Der Workflow läuft am Tag des Termins weiter.
    • Zurückgezogen
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Bewerbung zurückgezogen“.
    • Absagen
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Bewerber absagen“.
  • Bewerbungsgespräch durchführen
    • Öffnen
    • Weiteres Gespräch erforderlich
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Termin vereinbaren“.
    • Zurückgezogen
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Bewerbung zurückgezogen“.
    • Zusagen
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Bewerber zusagen“.
    • Absagen
      Der Bewerbermanager erhält die Aktivität „Bewerber absagen“.
  • Bewerber zusagen
    • Öffnen
    • Zusage versenden
      Der Bewerbermanager kann eine Zusage-E-Mail versenden.
    • Zusage weiterleiten
      Der Bewerbermanager kann weitere Benutzer über die Zusage informieren. Diese erhalten die Aktivität „Bewerber zugesagt“.
    • Erledigt
      Schließt die Bewerbung ab.
    • Zurückgezogen
      Der Personalverantwortliche erhält die Aktivität „Bewerbung zurückgezogen“.
  • Bewerber zugesagt
    • Öffnen
    • Dokumente in Personalakte übernehmen
      Benutzer, die Personalakten verwalten dürfen, können die Bewerberakte als Personalakte übernehmen (neu und bestehend).
    • Zur Kenntnis nehmen
      Schließt die Bewerbung ab.
  • Bewerbung zurückgezogen
    • Öffnen
    • Zur Kenntnis genommen
      Schließt die Bewerbung ab.