Asset-Ablagen

Asset-Ablagen dienen zur strukturierten Verwaltung der digitalen Inhalte und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“).

Sie können Ihre Inhalte direkt in der Ablage auf oberster Ebene ablegen oder mit weiteren Asset-Ablagen bzw. Ordnern eine weitere Strukturierung vornehmen (Kontextmenübefehl „Neu“).

Hinweis:

• Das in einer Asset-Ablage definierte Team gilt nur für diese Asset-Ablage. Darin enthaltene Asset-Ablagen definieren ihren eigenen Rechtekontext.
• Beim Erzeugen eines Ordners können direkt Begriffe vergeben werden. Dabei werden Begriffe des übergeordneten Ordners vorgeschlagen.
• Sind in der Digital-Asset-Management-Konfiguration Felder als Muss-Felder definiert, kann über den Kontextmenübefehl „Ungültige Assets anzeigen“ der Asset-Ablage eine Übersicht über Assets mit fehlenden Werten in Muss-Feldern generiert werden.

Einstellungen

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

• Name
  Der Name der Ablage.
• Betreff
  Die Beschreibung der Ablage.
• Benachrichtigung aktivieren
  Legt für den aktuellen Benutzer fest, ob Benachrichtigungen versendet werden.
• Verknüpfungen im Teamroom einschränken
  Definiert welche Art von Verknüpfungen in der Ablage abgelegt werden dürfen. Sie können die erlaubten Verknüpfungen auf Objekte, die der Organisation zugeordnet sind bzw. auf Objekte, die der Ablage zugeordnet sind, einschränken. Somit kann zum Beispiel verhindert werden, dass Verknüpfungen abgelegt werden, auf die die Mitglieder der Ablage keinen Zugriff haben.
• Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Endgerät einschränken
  Ermöglicht die Teammitglieder einzuschränken, die Inhalte am Endgerät öffnen bzw. herunterladen dürfen.
• Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder hinzufügen
  Legt fest, ob alle Teammitglieder Benutzer zum Team hinzufügen dürfen oder nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“.
  Mitglieder mit Änderungsrechten dürfen anderen Mitgliedern Änderungsrechte bzw. Leserechte gewähren oder entziehen. Mitglieder mit Leserechten dürfen anderen Mitgliedern Leserechte gewähren oder entziehen.
• Teammitglieder einschränken
  Legt die Organisationen, Organisationseinheiten, Teams und externe Organisationen fest, deren Mitglieder zur Ablage hinzugefügt werden dürfen. Falls die Liste keine Einträge enthält, können Mitglieder uneingeschränkt hinzugefügt werden.
• Hauptadministrator
  Legt den Benutzer fest, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten erhält, die die Ablage betreffen. Ansonsten erhalten alle Ablagen-Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
• Support-Team
  Das Support-Team übernimmt die organisationsinterne Verwaltung von Support-Anfragen im entsprechenden Kontext.

Registerkarte „Vertrags-/Lizenzdokumente“

• Vertrags-/Lizenzdokumente
  Die hinterlegten Dokumente können bei den Assets referenziert werden.

Registerkarte „Standardwerte“

• Standard-Thesaurus für neue Begriffe
  Wird ein Standard-Thesaurus angegeben, können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden.
• Standard-Kategorien
  Beim Erzeugen eines Objekts wird die angegebene Kategorie entsprechend der definierten Objektklasse zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.
• Standard-Prozesse
  Beim Erzeugen eines Objekts wird der angegebene Prozess entsprechend der definierten Objektklasse bzw. Kategorie zugeordnet. Im Feld Anwenden auf kann festgelegt werden, ob die Einstellung für Instanzen, Vorlagen oder beides gilt.
• Zusätzliche Standard-Hintergrundaufgaben
  Beim Erzeugen eines Objekts werden die angegebenen Hintergrundaufgaben zugeordnet.

Hinweis: Die Standard-Eigenschaften überschreiben bzw. erweitern die Festlegungen in der Konfiguration.

Registerkarte „Inhaltseinstellungen“

• Kommentare erlauben
  Legt fest, ob PDF-Annotierungen auf Dokumenten angebracht werden können.
• Öffentliche Links erlauben
  Legt fest, ob öffentliche Links publiziert werden dürfen.
• Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generieren
  Legt fest, ein Deckblatt für PDF-Übersichten von Dokumenten generiert wird.
• Wasserzeichen verwenden
  Legt fest, ob Dokumente automatisch in geschützte PDF-Dokumente mit einem definierbaren Wasserzeichen konvertiert werden.

Hinweis: Die Inhaltseinstellungen überschreiben die Festlegungen in der Konfiguration.

Registerkarte „Vorlagen“

Zeigt die über die Ablage bereitgestellten Vorlagen. Im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“) werden die Vorlagen entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt.

Registerkarte „Textbausteine“

Zeigt die über die Ablage bereitgestellten Textbausteine, die in Word-Dokumenten eingefügt werden können.

Registerkarte „Prozesse“

Zeigt die über die Ablage bereitgestellten Prozesse.

Registerkarte „Voreinstellungen“

Zeigt die über die Ablage bereitgestellten Voreinstellungen (Ansichtseinstellungen, Suchmuster, Zeitspannen).