Personalaktenablage

Die Personalaktenablage dient zur Verwaltung Ihrer Personalakten. Wenn Sie über „Alle Rechte“ verfügen, können Sie die Personalaktenablage administrieren (siehe Kapitel „Personalaktenablage“). Die Endanwender-Anwendungsfälle finden Sie in diesem Kapitel.

Dashboard

Das Dashboard der Personalaktenablage gliedert sich in folgende Bereiche:

• Personalakten
  Zeigt die aktiven bzw. inaktiven Personalakten der Personalaktenablage. Aktiv bedeutet, dass ein aufrechtes Arbeitsverhältnis vorliegt. Inaktiv bedeutet, dass das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt (vorerfasste Personalakten) oder das Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt.
• Inkonsistente Personalakten
  Zeigt inkonsistente Personalakten falls eine Konsistenzprüfung konfiguriert wurde.
• Aktive Mitarbeiter
  Zeigt die Anzahl der aktiven Mitarbeiter in den letzten zwölf Monaten.
• Eingetretene/Ausgetretene Mitarbeiter
  Zeigt die Anzahl der eingetretenen und ausgetretenen Mitarbeiter in den letzten zwölf Monaten.
• Fluktuation
  Zeigt die Fluktuation der Mitarbeiter in den letzten zwölf Monaten (Schlüter-Formel).
• Jahrestage
  Zeigt die Mitarbeiter deren Jahrestage kurz bevorstehen.
• Geburtstage
  Zeigt die Mitarbeiter deren Geburtstage kurz bevorstehen.
• Scan-Warteschlange (nur sichtbar, wenn mindestens ein vorerfasstes Dokument existiert)
  Zeigt die vorerfassten Dokumente, in die noch kein gescannter Inhalt hochgeladen wurde.
  Hinweis: Ihr Systemadministrator muss die Scansoftware entsprechend konfigurieren, damit die gescannten Dokumente über ein Webservice in das System importiert werden.
• Berichte
  Zeigt die generierten PDF-Berichte der Personalaktenablage.
• Abgeschlossene Personalakten
  Zeigt die abgeschlossenen Personalakten der Personalaktenablage. Abgeschlossene Personalakten können nicht mehr geändert werden.
• Stornierte Personalakten
  Zeigt die stornierten Personalakten der Personalaktenablage.
  Hinweis: Stornierte Personalakten können von Benutzern mit „Alle Rechte“ endgültig gelöscht werden, sofern keine Aufbewahrungsregeln verletzt werden.
• Thesauri
  Zeigt die Thesauri, in denen Begriffe für die Verschlagwortung von Dokumenten verwaltet werden können. Es muss mindestens ein Thesaurus in der Personalakten-Konfiguration oder Personalaktenablage angelegt werden, damit die Verschlagwortung genutzt werden kann. In den Einstellungen der Personalakten-Konfiguration bzw. Personalaktenablege wird der Standard-Thesaurus für neue Begriffe festgelegt. Somit können bei der Verschlagwortung direkt neue Begriffe erstellt werden. Wird kein Standard-Thesaurus angegeben, können nur die in den Thesauri vordefinierten Begriffe verwendet werden. Der Standard-Thesaurus der Personalaktenablage wird gegenüber dem Standard-Thesaurus der Personalakten-Konfiguration bevorzugt.

Hinweis: Die Statistiken stehen nur zur Verfügung, wenn in der Personalaktenablage Statistiken auswerten aktiviert ist. Die Daten werden standardmäßig einmal am Tag aktualisiert. Über den Personalaktenablagen-Kontextmenübefehl „Statistiken aktualisieren“ können die Daten manuell aktualisiert werden.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Personalakte erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Personalakte erzeugen“ können Sie neue Personalakten anlegen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Personalakte erzeugen“.
• Personalakten importieren
  Mithilfe der Aktion „Personalakten importieren“ können Sie Personalakten über eine CSV-Datei importieren bzw. aktualisieren. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Personalakten importieren“.
• Dokumente registrieren
  Mithilfe der Aktion „Dokumente registrieren“ können Sie Dokumente, die sich bereits im System befinden, über eine CSV-Datei automatisiert zu Personalakten registrieren. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Dokumente automatisiert “.
• Bericht erstellen
  Mithilfe der Aktion „Bericht erstellen“ können Sie PDF-Berichte über die Personalakten einer Personalaktenablage erstellen. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Bericht erstellen“.
• Einstellungen
  Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie die Einstellungen der Personalaktenablage ändern. Dafür benötigen Sie „Alle Rechte“. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Personalaktenablage“.
• Team
  Mithilfe der Aktion „Team“ können Sie Rechte auf der Personalaktenablage vergeben. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Team berechtigen (Personalaktenablage)“.