2019 Winter Release

Fabasoft Private Cloud 2019 Winter ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Private Cloud 2019 Winter Release.

Der neue Home-BereichPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der neu gestaltete Home-Bereich bietet Ihnen einen besseren Überblick und vielfältige Anpassungsmöglichkeiten.

Das Dashboard-Konzept ermöglicht Ihnen Widgets ein- bzw. auszublenden, deren Größe zu verändern und diese zu verschieben.

Folgende Widgets stehen Ihnen initial zur Verfügung:

  • Persönliche Ablage
    In Ihrer persönlichen Ablage, können Sie die für Sie wichtigen Teamrooms ablegen. Die Ablage entspricht im Wesentlichen dem bisherigen Home.
  • Organisationsablage
    Enthält alle Standard-Teamrooms Ihrer Organisationen, in denen Sie berechtigt wurden.
  • Mit mir geteilte Teamrooms
    Enthält alle Teamrooms, bei denen Sie als Teammitglied berechtigt sind. Ausgenommen davon sind Teamrooms, die Sie selbst erzeugt haben. Die Liste wird zur besseren Übersicht nach Jahren und Monaten strukturiert. Über die Aktion „In meiner Ablage einordnen“ können Sie die gewünschten Teamrooms zum Beispiel in Ihrer persönlichen Ablage, in den Favoriten oder direkt auf Home ablegen.
    Hinweis: Das Übernehmen der entsprechenden bestehenden Teamrooms in dieses Widget erfolgt automatisch, kann jedoch nach dem Update einige Zeit in Anspruch nehmen.
  • Favoriten
    Die Favoriten ermöglichen den schnellen Zugriff auf immer wieder benötigte Objekte.
  • Arbeitsvorrat
    Zeigt Ihren Arbeitsvorrat.
  • Verlauf
    Enthält die zuletzt verwendeten Objekte und zuletzt versendeten E-Mails.
  • Weitere Dashboards
    Apps, die eigene Dashboards anbieten, werden ebenfalls direkt auf Home angezeigt.

Home-Bereich individuell anpassen

Für die individuelle Anpassung Ihres Home-Bereichs stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Widgets ein- bzw. ausblenden
    Über das Menü „Ansicht“ können Sie Widgets ein- bzw. ausblenden (wenn Ihre Organisationsrichtlinie dies erlaubt).
  • Widgets verschieben bzw. die Größe ändern
    Sie können Widgets per Drag-and-drop oder über das Kontextmenü verschieben. Im Kontextmenü des Widgets können Sie zusätzlich die Größe festlegen.
  • Objekte auf Home ablegen
    Zusätzlich zu den Widgets können Sie auch wichtige Objekte zum Beispiel mittels Kopieren und Einfügen direkt auf Home ablegen (wenn Ihre Organisationsrichtlinie dies erlaubt).
  • In den Grundeinstellungen unter Bedienungshilfen können Sie im Feld Hintergrundbilder in Dashboards und Home anzeigen festlegen, ob Hintergrundbilder angezeigt werden sollen.

Schnellzugriff

Über die Schaltfläche „Schnellzugriff“ ganz rechts in der Kopfleiste können Sie die Home-Dashboard-Ansicht öffnen und durch einen Klick auf das jeweilige Element in dieses navigieren.

Tastenkombinationen

Die Elemente auf Home können abhängig vom Webbrowser mit folgenden Tastenkombinationen direkt ausgewählt werden. Bei mehreren Elementen mit gleichem Anfangsbuchstaben ist das Verhalten vom Webbrowser abhängig (Navigation in ein Element bzw. Selektion eines Elements).

Microsoft Windows

  • Microsoft Internet Explorer: Alt + Anfangsbuchstabe
  • Microsoft Edge: Alt + Anfangsbuchstabe
  • Google Chrome; Alt + Anfangsbuchstabe
  • Mozilla Firefox: Alt + Umschalttaste + Anfangsbuchstabe

Apple macOS

  • Apple Safari: Strg + Alt + Anfangsbuchstabe
  • Google Chrome: Strg + Alt + Anfangsbuchstabe
  • Mozilla Firefox: Strg + Alt + Anfangsbuchstabe

Linux

  • Mozilla Firefox: Alt + Umschalttaste + Anfangsbuchstabe

Kontaktsynchronisation mit Microsoft OutlookPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Kontakte, die Sie in der Fabasoft Private Cloud verwalten, mit Microsoft Outlook synchronisieren. Im Kontextmenü des Fabasoft Private Cloud Benachrichtigungssymbols steht dazu der Befehl „Cloud Adressbuch öffnen“ zur Verfügung. Wenn Sie noch kein Passwort für Anwendungen vergeben haben, können Sie direkt eines generieren. Ihre Adressbuchliste wird in Microsoft Outlook unter „Kontakte“ hinzugefügt und automatisch synchron gehalten. Über den Kontextmenübefehl „Synchronisieren“ des Fabasoft Private Cloud Benachrichtigungssymbols, können Sie die Synchronisierung auch manuell durchführen.

Wenn Sie das Kontaktmanagement nutzen, können Sie über den Kontextmenübefehl „Zur Adressbuchliste hinzufügen“ Kontakträume und Adresslisten in die Adressbuchliste aufnehmen. Somit stehen auch diese Kontakte in Microsoft Outlook zur Verfügung.

Hinweis:

  • Ihre Adressbuchliste finden Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Adressbuch“. Hier können Sie Ihre Kontakte verwalten und weitere Adressbücher anlegen.
  • Kontakte können von der Fabasoft Private Cloud nach Microsoft Outlook synchronisiert werden jedoch nicht umgekehrt. Die Kontakte stehen in Microsoft Outlook lesend zur Verfügung.

Digital-Asset-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Digital-Asset-Management bietet folgende neue Möglichkeiten:

  • Der Fabasoft Cloud Client bietet für Adobe Illustrator CC, Adobe InDesign CC und Adobe Photoshop CC eine Erweiterung, um direkt auf das Digital-Asset-Management der Fabasoft Private Cloud zugreifen zu können. Somit können Sie direkt aus dem Adobe-Produkt heraus nach Bildern in Ihren DAM-Ablagen suchen und diese per Drag-and-drop in Ihrem Dokument einbetten.
  • Lizenziert ab bzw. Lizenziert bis können auch als Muss-Felder definiert werden. Das gelbe Warndreieck bei einem Asset bedeutet, dass nicht alle Muss-Felder bzgl. Lizenzierung einen Wert enthalten.
  • Für Asset-Ablagen kann wie für Teamrooms eine Beschreibung erfasst werden.
  • Wenn Sie Assets über einen Eingangsordner registrieren, können Sie über die Aktion „Eigenschaftswert festlegen“ in der Eigenschaft Bevorzugte Zielablage für die Registrierung die gewünschte Zielablage hinterlegen. Dadurch wird beim Registrieren nicht die zuletzt verwendete Ablage vorgeschlagen, sondern die in der Eigenschaft hinterlegte.
  • Assets, die bereits einer Asset-Ablage zugeordnet sind, können über den Kontextmenübefehl „Umregistrieren“ zu einer anderen Asset-Ablage umregistriert werden.
  • Die Konfiguration wurde um das Feld Begriffe beim Registrieren von Digital Assets automatisch erzeugen erweitert. Somit können Sie festlegen, ob für Schlagwörter, die bei Bildern hinterlegt sind, automatisch Begriffe erzeugt werden, wenn diese noch nicht vorhanden sind.
    Hinweis: Neue Digital Assets registrieren muss aktiviert sein.
  • Doppelte Begriffe können über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Begriff zusammenführen“ zusammengeführt werden. Der zu ersetzende Begriff wird auch in allen Verwendungsstellen ersetzt.
  • Bei registrierten Assets wird das Feld Registriert von angezeigt, das den Benutzer enthält, der die letztaktuelle Registrierung durchgeführt hat.
  • In den Eigenschaften einer Asset-Ablage können auf der Registerkarte „Vertrags-/Lizenzdokumente“ entsprechende Dokumente hinterlegt werden. Diese können bei den Assets referenziert werden.
  • In den Lizenzinformationen von Digital Assets stehen nun folgende zusätzliche Felder zur Verfügung: E-Mail-Adresse und Adresse.
  • Beim Registrieren eines Digital Assets kann auch ein Betreff eingegeben werden.
  • Im Digital Asset Management wurde die Konvertierung von Vektorgrafiken (z. B. EPS, SVG) in Pixelgrafiken (z. B. PNG) verbessert. Beispielsweise ist ein hochskalieren bei Vektorgrafiken möglich.
  • In Digital-Asset-Ablagen können nun auch Suchordner abgelegt werden.
  • Beim Erzeugen eines Ordners können direkt Begriffe vergeben werden. Dabei werden Begriffe des übergeordneten Ordners vorgeschlagen.
  • In der DAM-Konfiguration kann festgelegt werden, ob die angezeigten Digital-Asset-Felder bzw. Lizenzierungsfelder Muss-Felder sind.
  • Neben den Lizenzarten, bei denen der Lizenztext pro Asset manuell angepasst werden kann, können nun auch Lizenzarten definiert werden, die keine Änderung am Lizenztext erlauben.

KontaktmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Kontaktmanagement bietet folgende neue Möglichkeiten:

  • Wenn einer Kontaktperson, Organisation bzw. einem Benutzer über ein benutzerdefiniertes Formular eine Word-Dokument zugeordnet wird, können im Word-Dokument Felder wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse usw. hinzugefügt werden.
  • Für Kontakträume kann wie für Teamrooms eine Beschreibung erfasst werden.

WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Workflow bietet folgende neue Möglichkeiten:

  • Wenn ein BPMN-Prozess auf die Kategorie eines benutzerdefinierten Basisformulars eingeschränkt ist, kann der Prozess auch für die vom Basisformular abgeleiteten Formulare verwendet werden.
  • Im BPMN-Prozesseditor kann bei Aufgaben im Feld Ausdruck beim Erledigen der Aktivität eine app.ducx-Expression hinterlegt werden, die beim Erledigen der Aktivität ausgeführt wird.
  • Mithilfe der Aktivität „Ausdruck im Hintergrund ausführen“ kann eine app.ducx-Expression im Hintergrund ausgeführt werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die Hintergrundaufgabe durchgeführt wurde.
  • Über ein Bedingungs-Zwischenereignis kann eine Warteaktion realisiert werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die Bedingung (app.ducx-Expression) erfüllt wurde. Über das Prüfungsintervall wird festgelegt, wie oft die Bedingung geprüft wird.
  • Der Eingangsordner bietet zwei neue Aktionen und eine Erweiterung für die Aktion „Zuordnen (asynchron)“:
    • Benutzerdefinierten Ausdruck ausführen
      Ermöglicht eine app.ducx-Expression zu definieren, die ausgeführt wird.
    • E-Mail-Anhänge herauslösen (asynchron)
      Aus einer E-Mail werden die Anhänge herausgelöst und als eigene Objekte für die weitere Verarbeitung im Eingangsordner abgelegt. Die E-Mail kann dabei behalten, verschoben oder gelöscht werden.
    • Zuordnen (asynchron)
      Nach dem Zuordnen kann ein vorhandener Prozess am Objekt oder der Akte des Objekts fortgeführt werden. Dazu können Sie Aktivitäten festlegen, die automatisch fortgeführt werden.
  • Als Bedingung einer Eingangsordner-Regel kann eine app.ducx-Expression hinterlegt werden.

ProzessverlaufPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe des Workflows können Benutzer über Prozesse in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden. Prozesse bestehen aus einzelne Aktivitäten, die im Arbeitsvorrat abgearbeitet werden können.

Um den Prozessverlauf einfach nachverfolgen zu können, steht bei Objekten, auf denen mindestens ein Prozess gestartet wurde, die Registerkarte „Prozesse“ zur Verfügung. Pro Prozess wird eine Übersicht über die bereits ausgeführten Aktivitäten und die aktuelle Aktivität angezeigt.

Klicken Sie auf den Prozessnamen, um den vollständigen Prozess mit eventuell vorhandenen Schleifen und Bedingungen anzuzeigen. Über fett dargestellte Linien wird der bereits durchgeführte Prozesslauf gekennzeichnet. Dabei nicht durchlaufene Pfade werden mit gestrichelten Linien visualisiert.

Über das Kontextmenü der Prozesselemente, können Sie die jeweils erlaubten Befehle ausführen. Zum Beispiel können Sie, wenn Sie über entsprechende Rechte verfügen, den betroffenen Teilnehmer einer noch nicht ausgeführten Aktivität über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ ändern.

Auskunft zu personenbezogenen DatenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können einen Auszug generieren, der ausschließlich Ihre in der Benutzerverwaltung der Fabasoft Private Cloud gespeicherten personenbezogenen Daten (Kontaktdaten) enthält. Bitte beachten Sie, dass Fabasoft Private Cloud Organisationen ihre Daten selbst verwalten (Benutzerdaten) und darin weitere personenbezogene Daten vorkommen können. Personenbezogene Daten in Benutzerdaten können in dieser Auskunft nicht angeführt werden.

Klicken Sie dazu im Kontomenü (Ihr Benutzername) auf „Meine Kontaktdaten“. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Datenschutz“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Auskunft zu personenbezogenen Daten generieren“.

Vorschaubilder in verschlüsselten TeamroomsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für Microsoft Office Dokumente und PDF-Dokumente in verschlüsselten Teamrooms können Vorschaubilder angezeigt werden, wenn in den Optionen des Fabasoft Cloud Clients auf der Registerkarte „Inhalte“ im Feld Verschlüsselte Dokumente die entsprechenden Optionen aktiviert sind. Zusätzlich muss Microsoft Office am Client installiert sein. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist auch für die Vorschaubilder gewährleistet.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Formulare, Kategorien, Prozesse und Eingangsordner können nur für Objekte der gleichen Organisation verwendet werden.
  • Das Kontomenü (Ihr Benutzername) wurde neu strukturiert. In den Untermenüs „Erweiterte Einstellungen“ und „Status“ finden Sie die weniger oft benötigten Befehle.
  • Objekte, die anderen Teamrooms zugeordnet sind, können auch als Teamroom-Vorlagen verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder in den anderen Teamrooms berechtigt sind, damit diese die Vorlagen verwenden können.
  • E-Mails können direkt aus IBM Notes per Drag-and-drop in der Fabasoft Private Cloud abgelegt werden. Alternativ kann der Menübefehl „Aktionen“ > „E-Mail hochladen (Fabasoft Cloud)“ verwendet werden. Diese Funktionalität steht nur bei Verwendung des Fabasoft Cloud Enterprise Clients zur Verfügung.
  • BPMN-Bedingungs-Expressions werden mit NOCHECK ausgewertet. Dadurch werden Auswertungsfehler vermieden, dass Eigenschaften nicht der Objektklasse zugeordnet sind.
  • In Suchordnern kann nach Papierkorb (Teamroom) gesucht werden, um auch eine große Anzahl an Papierkörben effizient entleeren zu können.
  • Die E-Mails, die aus Sicherheitsgründen versendet werden, wenn sich Ihre Anmeldeinformationen ändern, wurden überarbeitet. Es geht klar hervor, ob die Änderungen von Ihnen selbst, von einem Organisationsadministrator oder von jemand anders durchgeführt wurden.
  • Bei Teamrooms kann auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ im Feld Kommentare erlauben festgelegt werden, ob Annotierungen auf PDF-Dokumenten des Teamrooms angebracht werden können.
  • Für Scrum-Stories steht zusätzlich das Feld Business-Value zur Verfügung.
  • Rooms mit Benutzerdaten können direkt auf Home abgelegt werden und auch als Standard-Teamrooms definiert werden.
  • Die Richtlinie Inhalte am Arbeitsplatz öffnen bzw. herunterladen wird auch vom Fabasoft Cloud Client berücksichtigt.

Hinweis Google Chrome ab Version 69Permanenter Link zu dieser Überschrift

Google Chrome 69 entfernt standardmäßig Tabs aus dem Arbeitsspeicher, wenn nur noch wenig Arbeitsspeicher frei ist. Wenn Sie auf einen aus dem Speicher entfernten Tab klicken, wird die Seite neu geladen.

Dies hat bei der Fabasoft Private Cloud zur Folge, dass noch nicht gespeicherte Daten verloren gehen. Es kann auch vorkommen, dass Objekte für 8 Minuten gesperrt bleiben.

Um dieses Verhalten zu deaktivieren, geben Sie in der Adresszeile chrome://flags/#automatic-tab-discarding ein und wählen Sie „Disabled“ aus. Starten Sie Google Chrome neu.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

Anpassungen „Home“Permanenter Link zu dieser Überschrift

  • Die Richtlinie „Home-Bereich verwalten“ bezieht sich nun auf das Home-Dashboard. Mitglieder, die den Home-Bereich verwalten dürfen, können Widgets ein- bzw. ausblenden und Objekte auf Home ablegen bzw. entfernen. Unabhängig von der Richtlinie können Mitglieder immer Widgets verschieben und die Größe ändern.
  • Die Ablage „Standard-Teamrooms“ wurde in „Organisationsablage“ umbenannt. Beim Erzeugen von Standard-Teamrooms können Sie in einem Schritt auch das Team festlegen.
  • Über die Aktion „Logo festlegen“ in den erweiterten Einstellungen Ihrer Organisation können Sie ein Hintergrundbild für „Home“ definieren. In den Richtlinien der Organisation kann auf der Registerkarte „Bedienungshilfen“ zentral verwaltet werden, ob das Hintergrundbild angezeigt wird.

RichtlinienPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Richtlinien bieten folgende neue Möglichkeiten.

Neue Richtlinien

Folgende neue Richtlinien stehen auf der Registerkarte „Aktionen“ zur Verfügung:

  • Formulare und Kategorien bearbeiten
    Legt die Mitglieder fest, die Formulare und Kategorien erzeugen, bearbeiten und freigeben dürfen.
  • BPMN-Prozessdiagramme bearbeiten
    Legt die Mitglieder fest, die BPMN-Prozessdiagramme erzeugen, bearbeiten und freigeben dürfen.
  • Eingangsordner-Regeln verwalten
    Legt die Mitglieder fest, die Regeln für Eingangsordner erzeugen und bearbeiten dürfen.

Hinweis: Da in obigen Anwendungsfällen auch eingeschränkte app.ducx-Expressions hinterlegt werden können und somit programmatische Änderungen möglich sind, sollten nur ausgewählte Mitglieder berechtigt werden.

Änderungen bei den Richtlinien

  • Die auf der Registerkarte „Aktionen“ definierten Richtlinien, gelten nun auch für Organisations-Eigentümer und -Administratoren.
  • Die Richtlinien bzgl. Mitgliederverwaltung werden auf einer eigenen Registerkarte „Mitgliederverwaltung“ angezeigt.
  • Über die neue Richtlinie Mitglieder von der Organisation entfernen können Mitglieder definiert werden, die Mitgliedschaften von Mitgliedern beenden dürfen.
  • Über die neue Richtlinie Externe Mitglieder von der Organisation entfernen können Mitglieder definiert werden, die Mitgliedschaften von externen Mitgliedern beenden dürfen.
  • Die Richtlinie „Teamrooms erzeugen“ kann nun für alle Lokationen bzw. für jede Lokation einzeln festgelegt werden.
  • Die Registerkarte „Team“ wurde entfernt. Die Richtlinien befinden sich nun auf der Registerkarte „Inhalt“.

Standardeinstellungen für Mitglieder

Sie haben nun die Möglichkeit die Grundeinstellungen, Benachrichtigungs- und Workflow-Einstellungen Ihrer Mitglieder zentral zu verwalten. Sie können dazu in den Richtlinien Standardwerte definieren und festlegen, ob diese von den Mitgliedern verändert werden dürfen. Über die Schaltfläche „Standardeinstellungen übernehmen“ können Sie die von Fabasoft vordefinierten Einstellungen wiederherstellen. In den Eigenschaften einzelner Mitglieder können Sie die Einstellungen auch individuell festlegen.

Folgende Registerkarten stehen dafür in den Richtlinien zur Verfügung:

  • Grundeinstellungen
  • Bedienungshilfen
  • Benachrichtigungen
  • Workflow

Hinweis:

  • Wenn sich die Organisation ändert von der ein Benutzer verwaltet wird, werden die Standardeinstellungen der neuen Organisation für den Benutzer übernommen.
  • Änderungen an den Standardeinstellungen wirken sich nur auf neue und nicht auf bestehende Mitglieder aus.
    Um geänderte Standardeinstellungen übernehmen zu können, steht der Kontextmenübefehl „Organisationseinstellungen übernehmen“ bei Benutzern, Teams, Organisationseinheiten, externen Organisationen und Organisationen zur Verfügung.

Benutzer anonymisierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aufgrund von rechtlichen Bestimmungen kann es notwendig sein, Benutzer zu anonymisieren. Anonymisieren bedeutet, dass der Benutzer im Organisationskontext in allen Verknüpfungen durch einen speziellen, für die Anonymisierung bereitgestellten Benutzer ersetzt wird. Eine derartige Verknüpfung ist zum Beispiel der im Feld Erzeugt von hinterlegte Benutzer bei einem beliebigen Objekt.

Das Anonymisieren umfasst auch gesicherte Versionen und Auditlog-Einträge. Abgeschlossene Dokumente und Dokumente mit Aufbewahrungsfrist sind jedoch von der Anonymisierung ausgenommen.

Mitgliedschaft beenden

Wenn Sie die Mitgliedschaft eines von Ihnen verwalteten Benutzers beenden, können Sie festlegen, ob der Benutzer deaktiviert werden soll. Beim Deaktivieren werden alle personenbezogenen Daten ausgenommen Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse unwiderruflich gelöscht.

Anonymisieren durch einen Compliance-Manager

Die Compliance-Manager werden über die Organisationsrollen festgelegt. Wenn die Mitgliedschaft eines Benutzers beendet wird, werden die Compliance-Manager per E-Mail informiert. Die Compliance-Manager können den ausgetretenen Benutzer sofort anonymisieren oder eine Erinnerung für einen bestimmten Zeitpunkt definieren. Da die Anonymisierung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, werden die Compliance-Manager über den Ausgang per E-Mail informiert.

Benutzer, die nicht mehr Mitglied der Organisation sind, können jederzeit über den Kontextmenübefehl „Benutzer anonymisieren“ anonymisiert werden. Der Kontextmenübefehl kann auch auf der Organisation ausgeführt werden, um insbesondere Benutzer anonymisieren zu können, die zum Beispiel durch Zusammenarbeit in Teamrooms im Kontext der Organisation gearbeitet haben, aber nie Mitglieder waren.

Löschen des Benutzers

Nachdem ein Benutzer in allen betroffenen Organisationen vollständig anonymisiert wurde, wird dieser automatisch gelöscht.

Vertrauenswürdige Netzwerke festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vertrauenswürdige Netzwerke werden z. B. bei der Validierung von cookiebasierten Benutzersitzungen verwendet. Im Zuge der Authentisierung wird zur Identifikation der Benutzersitzung ein Cookie ausgestellt. Dieses Cookie ist aus Sicherheitsgründen an den aktuellen Arbeitsplatz des Benutzers gebunden. Der Arbeitsplatz wird durch die IPv4-Adresse der Netzwerkverbindung identifiziert. Die Benutzersitzung wird ungültig, sobald sich die IPv4-Adresse ändert. In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass die IPv4-Adresse trotz gleichbleibenden Arbeitsplatz wechselt (z. B. wenn mehrere Proxies beteiligt sind oder die IPv4-Adresse des Arbeitsplatzes neu vergeben wird). In diesem Fall wird auch die Benutzersitzung ungültig und der Benutzer muss sich neu anmelden.

Durch die Definition sicherer Adressbereiche bleibt eine Benutzersitzung jedoch auch bei geänderter IPv4-Adresse gültig, sofern die neue IPv4-Adresse in dem konfigurierten Bereich liegt (Eigenschaften der Organisation > Registerkarte „Netzwerk“ > Vertrauenswürdige Netzwerke).

Team-AdministratorenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Organisationsadministrator können Sie Team-Administratoren festlegen (über die Aktion „Administratoren festlegen“ im jeweiligen Team). Team-Administratoren können folgende Aktionen durchführen: Mitglieder hinzufügen und entfernen, Prozesse und Formulare für das Team freigeben.

Team-Administratoren können auch beim CSV-Import von Mitgliedern festgelegt werden (AdminTeamKey).

MitgliederverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Mitgliederverwaltung in Ihrer Cloud-Organisation wurde vollständig überarbeitet und vereinfacht. Insbesondere bei Organisationen mit sehr vielen Mitgliedern profitieren Sie von den effizienteren Verwaltungsabläufen.

Einheitliche Administration

Die Administration von Mitgliedern, externen Mitgliedern, Teams, Organisationseinheiten und externen Organisationen folgt einem einheitlichen Schema. Dadurch finden Sie sich in allen Bereichen der Mitgliederverwaltung rasch zurecht.

Listen in der Mitgliederverwaltung

Listen bieten eine einfache Möglichkeit Operationen auf mehreren Benutzern gleichzeitig durchzuführen.

  • Die standardmäßig eingeblendeten Spalten wurden in allen Listen konsolidiert.
  • Sie können Benutzer ausschneiden, kopieren bzw. einfügen und damit die Organisationsstrukturen effizient festlegen. Somit ist es zum Beispiel möglich, mit Strg + X die markierten Benutzer aus einem Team zu entfernen.
  • Wenn Sie in ein Team oder eine externe Organisation navigieren, wird direkt die Liste der Mitglieder angezeigt. Die Standard-Teamrooms bzw. Austritte finden Sie nun in den Eigenschaften.

Kontextmenübefehle

Die Kontextmenübefehle bzgl. der Administration von Benutzern stehen nicht nur in der Organisationsverwaltung zur Verfügung, sondern in jeder Liste mit Benutzern (z. B. Team-Werkzeug eines Teamrooms). Somit können Sie ohne Umwege die gewünschten Änderungen vornehmen.

Aktionen

Die zur Verfügung stehenden Aktionen sind noch spezifischer an den jeweiligen Kontext angepasst.

Eigenschaften

Die Eigenschaften von Benutzern wurden thematisch neu gruppiert und bieten somit eine verbesserte Übersicht.

Mitglieder hinzufügen

Im Dialog „Mitglieder hinzufügen“ können bestehende Benutzer hinzugefügt bzw. neue Benutzer erzeugt werden. Die Zuordnung zu Teams bzw. Organisationseinheiten ist ebenfalls in einem Schritt möglich.

Neuen Benutzern können direkt eine Edition und zusätzliche Apps zugewiesen werden und der Versand einer Einladung ist ebenfalls möglich.

Statusinformationen

Die Benutzer weisen folgende Statusinformationen auf:

  • Status
    Benutzer können Eigentümer, Mitglied bzw. externes Mitglied der Organisation sein. Falls der Status durch den Benutzer bestätigt werden muss und die Bestätigung noch ausständig ist, wird der Status „Bestätigung erforderlich“ angezeigt.
  • Eingeladen
    Zeigt, ob der Benutzer per E-Mail eingeladen wurde. Der Wert kann auch manuell auf „Ja“ geändert werden, wenn der Benutzer zum Beispiel im „Mitglieder einladen“-Dialog nicht mehr berücksichtigt werden soll.
  • Registriert
    Zeigt, ob sich der Benutzer bereits registriert hat und sich somit in der Fabasoft Private Cloud anmelden kann.

Mitglieder einladen

Mitglieder können per E-Mail eingeladen werden. Folgende vordefinierte Empfängergruppen ermöglichen die effiziente Auswahl der Empfänger:

  • Nicht eingeladene Mitglieder
  • Nicht registrierte Mitglieder
  • Mitglieder mit offener Bestätigung

Mitgliedschaft beenden

Über den Kontextmenübefehl „Mitgliedschaft beenden“ können Sie die Mitgliedschaft auch für mehrere Mitglieder gemeinsam beenden und einen Nachfolger festlegen.

Externe Mitglieder

Im Dialog „Externe Mitglieder hinzufügen“ können bestehende Benutzer hinzugefügt bzw. neue Benutzer erzeugt werden. Die Zuordnung zu externen Organisationen bzw. Teams ist ebenfalls in einem Schritt möglich.

Der Import, das Einladen und das Beenden der externen Mitgliedschaft funktionieren analog zu den Anwendungsfällen für Mitglieder.

Teams

Wenn Sie ein Team erzeugen, können Sie in einem Schritt bestehende Benutzer hinzufügen bzw. neue Benutzer erzeugen. Wenn die E-Mail-Domäne des neuen Benutzers mit jener der Organisation übereinstimmt, wird dieser zu einem Organisationsmitglied oder andernfalls zu einem externen Mitglied. Das Zuweisen einer Edition und das Versenden einer Einladung ist ebenfalls möglich.

Aufbauorganisation

Der Dialog für das Erzeugen von Organisationseinheiten wurde überarbeitet. Es werden nur Hierarchie-Ebenen angezeigt, die im aktuellen Kontext verwendbar sind. Der Leiter und Mitglieder der Organisationseinheit können direkt definiert werden (auch neue Benutzer können erzeugt werden). Die entsprechenden Planstellen werden implizit angelegt.

LizenzverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ebenso wie die Mitgliederverwaltung wurde die Lizenzverwaltung insbesondere in Hinblick auf Organisationen mit sehr vielen Mitgliedern optimiert.

Dashboard

Das Dashboard „Lizenzverwaltung“ bietet einen Überblick über verfügbare bzw. verbrauchte Lizenzen und Speicherkontingente.

Editionen und Apps

Die in Ihrer Organisation verfügbaren Editionen und Apps werden als Liste dargestellt. Die Spalte Zuordnung zeigt die Art der Zuordnung an:

  • „Manuell (Standard-Edition)“ bzw. „Manuell (Standard-App)“
    Als Standard definierte Editionen bzw. Apps werden neuen Mitgliedern automatisch zugeordnet. Organisationsadministratoren können die Editionen bzw. Apps auch nachträglich zuordnen bzw. ändern.
  • Manuell
    Bei manueller Zuordnung muss die Edition bzw. App einem Mitglied explizit durch einen Organisationsadministrator zugeordnet werden.
  • Konfiguriert
    Diese Apps bieten verschiedenartige Einstellungsmöglichkeiten und Rollen und werden deshalb mittels einer separaten Konfiguration verwaltet. Eine Änderung der Zuordnungsart ist nicht möglich.
  • Gratis
    Gratis-Apps bieten folgende Zuordnungsarten:
    • Gratis (deaktiviert)
      Die App steht niemanden zur Verfügung.
    • Gratis (Standard-App)
      Die App wird neuen Mitgliedern automatisch zugeordnet.
    • Gratis (manuell)
      Die App muss explizit durch einen Organisationsadministrator zugeordnet werden.

Über die Kontextmenübefehle „Nicht als Standard verwenden“, „Als Standard verwenden“, „Aktivieren“ und „Deaktivieren“ können Sie die Art der Zuordnung ändern.

Navigieren Sie in die jeweilige Edition oder App, um die Liste der lizenzierten Mitglieder einzusehen. Über die Aktion „Mitglieder hinzufügen“ können Sie die Mitglieder festlegen, die über eine Lizenz verfügen sollen. Über den Kontextmenübefehl „Lizenz entfernen“ können Sie die Lizenz wieder entziehen.

Editionen und Apps zuordnen

Bei Mitgliedern können Sie über den Kontextmenübefehl „Editionen und Apps zuordnen“ die manuell zuordenbare Lizenzen festlegen. Wenn Sie mehrere Mitglieder markieren, können Sie die Zuordnung gemeinsam vornehmen.

Zusätzliche Daten erforderlichPermanenter Link zu dieser Überschrift

Falls bei Ihrer Cloud-Organisation nicht alle erforderlichen Daten hinterlegt sind, werden Sie im Welcome-Screen aufgefordert, die entsprechenden Daten zu ergänzen.

  • Rechnungsadresse
    In den Kontaktdaten der Organisation muss eine vollständige Rechnungsadresse angegeben sein.
  • Informationen betreffend Datenschutz
    Geben Sie eine Person an, die bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten benachrichtigt werden soll.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit in den Eigenschaften der Organisation auf der Registerkarte „Datenschutz“ eine URL für Datenschutzrechtliche Informationen zu hinterlegen. Diese URL wird am Registrierungsformular für eingeladene Benutzer angezeigt.

Automatischer Abgleich der AufbauorganisationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der automatische Abgleich der Aufbauorganisation bzw. ein automatischer Import von Organisationsmitgliedern kann mittels Eingangsordner und CSV-Datei erfolgen.

Erzeugen Sie dazu einen Eingangsordner und geben Sie in der Regel die Aktion „Daten importieren (asynchron)“ an. Wählen Sie das Ziel für den Import und die Art des Imports aus (z. B. Mitglieder oder Aufbauorganisation). Vorlagen für die CSV-Dateien können Sie über die jeweiligen manuellen Aktionen herunterladen (z. B. Aktion „Mitglieder importieren“ einer Organisation).

Die CSV-Dateien können regelmäßig beispielweise mittels WebDAV im Eingangsordner abgelegt werden.

Weitere NeuerungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Wenn Sie mehrere Organisationsmitglieder selektieren, können Sie über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften bearbeiten“ Änderungen für alle ausgewählten Mitglieder gemeinsam durchführen. Somit können Sie auch die Standardwerte für Grundeinstellungen, Benachrichtigungs- und Workflow-Einstellungen effizient für mehrere Mitglieder anpassen.
  • Wenn Sie die Mitgliedschaft eines externen Mitglieds beenden, wird dieses ebenfalls in der Liste „Austritte“ angezeigt.
  • Um insbesondere sehr viele neue Mitglieder hinzuzufügen, können Mitglieder über eine CSV-Datei importiert werden. Dabei können nun fast alle änderbaren Eigenschaften der Mitglieder über die CSV-Datei definiert werden (z. B. auch zugeteilte Editionen).
  • Die Eigenschaften von Benutzern, Organisationseinheiten, externen Organisationen bzw. Teams können im Allgemeinen auch über die Spaltenbearbeitung (F2-Taste bzw. Strg + C und Strg + V) effizient geändert werden.
  • Wenn die Organisationsmitgliedschaft eines Mitglieds beendet wird, werden betroffene Benutzer mit allen Rechten in Teamrooms und der Nachfolger per E-Mail informiert. Sowohl die E-Mails als auch die Anwendungen zum eventuell nötigen manuellen Anpassen der Zugriffsrechte wurden optimiert. Somit können auch sehr viele betroffene Teamrooms effizient behandelt werden.