2020 Winter Release

Fabasoft Private Cloud 2019 Fall ReleasePermanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen in der Fabasoft Private Cloud 2019 Fall Release.

StellvertretungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Fabasoft Private Cloud bietet die Möglichkeit eine Workflow-Stellvertretung einzurichten. Die Stellvertreter erhalten im eingestellten Zeitraum alle Aktivitäten des Benutzers, den sie vertreten. Objekte, auf die der Stellvertreter keinen Zugriff hat, werden gefiltert.

Die Stellvertretung kann im Arbeitsvorrat über die Aktion „Stellvertreter festlegen“ definiert werden. Alternativ kann die Stellvertretung auch über „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Workflow“ > „Registerkarte „Stellvertreter“ definiert werden.

Für Stellvertreter werden die Aktivitäten im Arbeitsvorrat auf den Registerkarten „In Vertretung zu tun“ bzw. „In Vertretung suspendiert/auf Frist“ zur Verfügung gestellt.

Organisationsadministratoren können in den Eigenschaften der Mitglieder auf der Registerkarte „Stellvertreter“ ebenfalls eine Stellvertretung festlegen bzw. ändern. In den Richtlinien kann auf der Registerkarte „Workflow“ festgelegt werden, ob Mitglieder Stellvertreter selbst festlegen können.

In den Prozessstatistiken sind in einem eigenen Widget die Aktivitäten mit Teilnehmer ohne Zugriffsrechte zusammengefasst.

VorlagenmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Vorlagenmanagement ermöglicht Vorlagen- und Textbausteinsammlungen zu erstellen, darin Vorlagen und Textbausteine zu verwalten und diese Benutzern zur Verfügung zu stellen.

Dashboard

Das Vorlagenmanagement-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Vorlagenmanagement.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Vorlagenmanagement-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das Vorlagenmanagement-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Vorlagensammlungen
    Zeigt die Vorlagensammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
  • Persönliche Vorlagen
    Zeigt die Vorlagen, die Sie für sich selbst erstellt haben.
  • Textbausteinsammlungen
    Zeigt die Textbausteinsammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.

Konfiguration

In der Vorlagenmanagement-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Vorlagensammlungen, Textbausteinsammlungen, weitere Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.

Vorlagensammlungen

Vorlagensammlungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Vorlagensammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Persönliche Vorlagen

Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen im Bereich „Persönliche Vorlagen“ definieren.

Vorlagen definieren

Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Passen Sie dazu die Metadaten bzw. Inhalte der Objekte entsprechend an.

Zusätzlich können Sie auf der Registerkarte „Vorlage“ des Objekts zusätzliche Einstellungen treffen, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind.

Vorlagen verwenden

Im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“ in einem Teamroom) werden die Vorlagen entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt.

Vorlagen ohne Vorlagenkategorie werden unter „Sonstige“ angezeigt. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt, die Sie unabhängig von der Vorlage weiterbearbeiten können.

Textbausteinsammlungen

Textbausteinsammlungen dienen zur Verwaltung von Textbausteinen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Textbausteinsammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Mit Textbausteinen können Sie vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumenten einfügen.

Textbausteine definieren

Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:

  • Statischer Textbaustein (Text)
    Ermöglicht das Erfassen von nicht formatiertem Text.
  • Statischer Textbaustein (Word)
    Ermöglicht das Erfassen von formatiertem Text als Word-Dokument. Felder können ebenfalls definiert werden.

Textbausteine verwenden

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Text einfügen“. Klicken Sie im Untermenü auf „Textbaustein unformatiert“ bzw. „Textbaustein formatiert“. Im folgenden Dialog können Sie aus den Textbausteinen, auf die Sie Zugriff haben, einen Textbaustein auswählen und im Word-Dokument einfügen.

Textbaustein-Platzhalter

In Word-Vorlagen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden, die beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt werden. Dazu steht in Microsoft Word auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ der Befehl „Text einfügen“ > „Textbaustein-Platzhalter“ zur Verfügung. Der Platzhalter wird als Hyperlink auf den Textbaustein dargestellt. Somit kann der Text über die Vorlage einfach eingesehen werden.

Bei einem Textbaustein werden auf der Registerkarte „Vorlagen“ alle Vorlagen angezeigt, in denen der Textbaustein verwendet wird. Auf der Registerkarte „Verwendbarkeit“ können weitere Einschränkungen für die Verwendbarkeit des Textbausteins über eine app.ducx-Expression festgelegt werden. Somit lässt sich zum Beispiel realisieren, dass in bestimmten Instanzen Textbaustein-Platzhalter entfernt werden, anstatt dass der entsprechende Text eingefügt wird.

Wenn eine Vorlage (zum Beispiel eine Akte) mehrere Word-Dokumente enthält, werden beim Instanziieren die Textbaustein-Platzhalter in allen Word-Dokumenten berücksichtigt.

Change- und Release-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Change- und Release-Management ermöglicht Change-Prozesse zu erstellen und zu verwalten. Dadurch lassen sich Anpassungen an einer IT-Infrastruktur kontrolliert, effizient und unter Minimierung von Risiken durchführen.

Zusätzlich können Problem-Records verwaltet und über einen Problem-Management-Prozess abgearbeitet werden.

Hinweis: Das Change- und Release-Management ist nicht im Standard-Leistungsumfang der Fabasoft Private Cloud enthalten und muss gesondert erworben werden.

Ein typischer Change-Prozess umfasst folgende Aktivitäten:

  • Request for Change annehmen
  • Releaseplanung
  • Release vorbereiten
  • Release abnehmen
  • Ablaufplanung
  • Deployment
  • Release-Package-Review
  • Request for Change abschließen
  • Request for Change abgeschlossen

Ein typischer Problem-Management-Prozess umfasst folgende Aktivitäten:

  • Problem-Record bewerten
  • Problem-Record bearbeiten
  • Problem-Record-Review

Das Change- und Release-Management bietet zusätzlich IT-Asset-Ablagen.

  • IT-Asset-Ablagen ermöglichen die Verwaltung des an Mitarbeiter übergebenen Inventars und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Die Assets können über einen Workflow an Mitarbeiter übergeben bzw. von Mitarbeitern zurückgegeben werden.
  • Die Assets können in folgenden Ordnern erzeugt werden: Computer, Monitore, Mobile Geräte, SIM-Karten, Festnetztelefone, Drucker, Scanner, Tokens, Schlüssel, Zutrittskarten, Docking-Stations, Autos, Sonstiges und Arbeitsbereich.

Kopf- und TitelleistePermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Kopfleiste wurde die Wolkengrafik als Hintergrund für Ihr Organisationslogo entfernt. Wenn durch den Organisationsadministrator ein Logo aber keine Hintergrundfarbe definiert wurde, wird die Kopfleiste grau dargestellt, da die meisten Logos für einen hellen Hintergrund ausgelegt sind. Die Home-Schaltfläche befindet sich nun ganz rechts.

In der Titelleiste finden Sie die Breadcrumbs der aktuell geöffneten Hierarchie. Befinden Sie sich in einem Widget, werden weitere Widgets auf der gleichen Ebene als Registerkarten angezeigt.

Wenn Sie in den Arbeitsvorrat navigieren, gelangen Sie direkt in die Liste „Zu tun“. Wenn Sie im Breadcrumb auf „Arbeitsvorrat“ klicken, werden alle Widgets des Arbeitsvorrats angezeigt.

Eine E-Mail an Teammitglieder sendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen, können E-Mails direkt über Teamrooms an das Team versendet werden. Der Kontextmenübefehl „Versenden“ > „E-Mail an Teammitglieder senden“ steht bei Teamrooms und bei Objekten, die einem Teamroom zugeordnet sind, zur Verfügung. Bei Aufruf des Kontextmenübefehls auf Objekte, werden diese als Links zur E-Mail hinzugefügt.

Für die einfache Auswahl der Empfänger können diese über ihre Rolle im Teamroom und Filterkriterien ermittelt werden.

E-Mails automatisch hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können einen Ordner in Microsoft Outlook über den entsprechenden Kontextmenübefehl mit der Fabasoft Private Cloud verbinden. Dabei können Sie den Ablageort für die E-Mails in der Fabasoft Private Cloud festlegen.

E-Mails, die manuell oder über eine clientseitige Regel in dem Ordner abgelegt werden, werden in die Fabasoft Private Cloud importiert und in Microsoft Outlook in den Papierkorb verschoben.

Hinweis:

  • Die E-Mails müssen direkt im Ordner abgelegt werden und nicht im Hilfsunterordner mit der Verbindungsinformation.
  • Serverseitige Outlook-Regeln werden nicht unterstützt.

Metadaten in Microsoft ExcelPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Metadaten in einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt zur Verfügung zu haben, können die Werte ausgewählter Felder auf einem eigenen Arbeitsblatt eingefügt werden. Somit können die Werte in Ihren eigenen Arbeitsblättern referenziert werden.

Dazu können Sie auf der Registerkarte „Inhalt“ die Option Felder in Microsoft Excel verwenden aktivieren. Über die Schaltfläche „Felder festlegen“ können Sie die verfügbaren Felder und den Namen des Arbeitsblatts festlegen, auf dem die Werte der Felder eingebunden werden sollen.

WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Workflow bietet folgende Neuerungen:

  • Bei Aufgaben und Aktivitäten kann über das Feld Begonnene Aktivität bleibt in allen Arbeitsvorräten festgelegt werden, ob beim Beginnen der Aktivität die entsprechende Aktivität aus den Arbeitsvorräten der zusätzlich betroffenen Teilnehmer entfernt wird.
  • Bei Aufgaben und Aktivitäten kann über das Feld Ungültigen Teilnehmer überspringen festgelegt werden, ob die Aktivität bei einem ungültigen Teilnehmer (z. B. inaktiver Benutzer, fehlende Lizenz) übersprungen wird.
  • Bei Aufgaben und Aktivitäten kann über das Feld Aktivität nur anzeigen, wenn der Teilnehmer Zugriff auf das betroffene Objekt hat festgelegt werden, ob die Aktivität im Arbeitsvorrat nur angezeigt wird, wenn der Teilnehmer mindestens Leserechte auf das betroffene Objekt des Prozesses hat.
  • Bei allen Aktivitäten, bei denen der Arbeitsschritt Öffnen die zweiteilige Sicht öffnet, steht nun zusätzlich der Arbeitsschritt „Inhalt öffnen“ zur Verfügung. Somit kann das Dokument auch direkt im entsprechenden Drittprodukt geöffnet werden.
  • Die Aktivitäten „Zur Genehmigung weiterleiten“ (nur BPMN-Prozesse), „Abschließen“ und „Freigeben und abschließen“ stehen zusätzlich zur Verfügung zur Verfügung.
  • Die visuelle Darstellung von abgebrochenen Prozessen wurde verbessert. Somit ist der Status sofort ersichtlich.
  • Die Bemerkungen der Unterschriften werden im Kontext des Workflows durch entsprechende vordefinierte Spalteneinstellungen prominenter dargestellt.
  • Die Formulare für Aufgaben und Aktivitäten im BPMN-Prozesseditor wurden überarbeitet.
  • Wird eine Aktivität, die bereits erledigt wurde, zum Beispiel über einen Link in einer E-Mail geöffnet, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und das betroffene Objekt anstatt der Aktivität geöffnet.
  • Das Arbeiten mit Arbeitsschritten wird durch Symbole und verbesserte Statusbeschreibungen erleichtert:
    • Arbeitsschritt wurde noch nicht ausgeführt: keine Statusangabe
    • Arbeitsschritt wurde bereits ausgeführt: (wiederholen)
    • Arbeitsschritt konnte nur einmal ausgeführt werden: (ausgeführt)
    • Muss-Arbeitsschritt wurde noch nicht ausgeführt: (zu tun)
    • Arbeitsschritt ist noch nicht ausführbar: (nicht ausführbar)
    • Muss-Arbeitsschritt, der noch nicht ausführbar ist: (zu tun, nicht ausführbar)
  • Die Bezeichnungen von Aktivitäten und Arbeitsschritten wurden konsolidiert.
  • Bei Objekten, die sich im Arbeitsvorrat befinden, sind bei den Aktionen des Objekts auch die Arbeitsschritte verfügbar. Umgekehrt sind in den Aktionen der Aktivität auch die Standardaktionen des betroffenen Objekts verfügbar.
  • Wenn Sie im BPMN-Editor eigene Namen für Prozesselemente vergeben bzw. ändern, werden diese in der aktuellen Benutzersprache gespeichert. Für Benutzer mit anderen Spracheinstellungen können Sie auf der Registerkarte „Übersetzungen“ die übersetzten Namen hinterlegen. Somit wird im BPMN-Editor und auch im Arbeitsvorrat der Name entsprechend der Spracheinstellung des jeweiligen Benutzers angezeigt.
  • Der Dialog für Ad-hoc-Prozesse wurde überarbeitet. Im linken Bereich können Sie die Aktivität definieren und optional einen eigenen Anzeigenamen für die Aktivität festlegen. Im rechten Bereich können Sie die Teilnehmer definieren.
    Über die Schaltfläche „Termine anzeigen“ können Sie Termine für den Ad-hoc-Prozess festlegen.
    Im unteren Bereich finden Sie das Prozessdiagramm. Über die Schaltfläche „Übernehmen“ können Sie mehrere Aktivitäten festlegen. Die Position im Ablauf könne Sie über die Plus-Symbole bestimmen.
  • Im Workflow stehen zwei neue abstrakte Teilnehmer zur Verfügung: „Eigenschaft der Akte des Objekts“ und „Rolle über Eigenschaft der Akte des Objekts“. Der Teilnehmer kann somit auch über Eigenschaften der Akte des Objekts ermittelt werden.
  • Um nicht mehr relevante Prozesse leichter beenden zu können, steht beim jeweiligen Objekt auf der Registerkarte „Prozesse“ in der vollständigen Ansicht des Prozesses die Schaltfläche „Status ändern“ zur Verfügung. Somit können Sie den Status auf „In Ablauf“, „Suspendiert“, „Erledigt“ bzw. „Abgebrochen“ ändern.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • In Suchordnern steht die Aktion "Suchordner leeren“ zur Verfügung, die es ermöglich auch bei vielen Einträgen den Suchordner effizient zu entleeren.
  • In den Scrum-Dashboards wurden die Widgets „Aktuelle Stories“ und „Defects“ zu einem Widget „Aktuelle Stories und Defects“ zusammengefasst.
  • Beim Auflösen eines Teamrooms können optional auch alle untergeordneten Teamrooms aufgelöst werden.
  • Das Wiedervorlagen-Dashboard kann über CalDAV als Kalender zum Beispiel in Microsoft Outlook eingebunden werden. Die entsprechende CalDAV-URL finden Sie in den Eigenschaften des Dashboards.
  • Beim Übertragen von Teamrooms werden auch Kategorien von Objekten berücksichtigt, wenn diese im Quell- und Zielsystem existieren und über eine eindeutige Importkennung identifizierbar sind.
  • Für Teamrooms steht der neue Zugriffsschutz „Erweitert über Kategorie“ zur Verfügung:
    Das festgelegte Team darf auf den Teamroom und seine Inhalte zugreifen. Der Zugriff auf einzelne Objekte kann über die Kategorie zusätzlich gewährt werden.
    Hinweis: Kategorien können in den erweiterten Einstellungen der Cloud-Organisation festgelegt werden. Auf der Registerkarte „Berechtigungen“ der Kategorie können Sie die Zugriffsrechte vergeben. Wenn die Kategorie einem Objekt zugewiesen wird, werden die definierten Berechtigungen berücksichtigt.
  • Der Kontextmenübefehl „In neuem Fenster öffnen“ öffnet abhängig von den Webbrowser-Einstellungen eine neue Webbrowser-Registerkarte oder ein Webbrowser-Fenster (die UI-Elemente des Webbrowsers werden nicht ausgeblendet).
  • Ein geöffneter Eigenschaftseditor kann über die Schaltfläche „In neuem Fenster öffnen“ in ein neues Fenster verschoben werden. Somit können Sie im zuvor verdeckten Hintergrund weiterarbeiten.
  • Beim Kopieren einer Datentabelle werden die in der Liste enthaltenen Objekte verlinkt. Somit kann leicht zu den Objekten navigiert werden.

Die Baumdarstellung zeigt keine auf Home ausgeblendeten Widgets. Beim Navigieren in ein Widget wird initial nur das entsprechende Widget aufgeklappt dargestellt.

In Aggregatslisten wird eine Zeilennummerierung angezeigt.

Der barrierefreie Zugang wurde in vielen Aspekten (WAI-ARIA-Tags, Darstellung) verbessert.

In benutzerdefinierten Formularen können zusätzlich Sprache, Systemsprache und Land als erlaubte Standardobjekte für Objekteigenschaften ausgewählt werden.

Objekte können auch in „Container mit Benutzerdaten“ (benutzerdefiniertes Formular) registriert werden.

  • Bei Formularen können Einstellungen bzgl. Aufbewahrung direkt am Formular getroffen werden. Die Registerkarte „Aufbewahrung“ von Kategorien wurde ebenfalls überarbeitet.

PDF-Annotierungen sind über die Suche auffindbar.

Im Digital-Asset-Management können Bildeigenschaften (Exif, IPTC, XMP) über die Aktion „Bildeigenschaften bearbeiten“ verändert werden. Die bearbeitbaren Eigenschaften werden in der DAM-Konfiguration festgelegt.

Metadaten (z. B. der Betreff) von E-Mails (MSG) in verschlüsselten Teamrooms können am Client extrahiert und somit im Objekt gespeichert werden.

Ein schnellerer Synchronisierungsstart wurde durch die Reduzierung der notwendigen Prüfungen erreicht.

  • Beim gemeinsamen Bearbeiten der Eigenschaften von mehreren Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „Sicherheit“ die Berechtigungen anpassen. Somit können Sie die Zugriffsrechte auch von vielen Teamrooms effizient festlegen.
  • Team-Administratoren können direkt beim Hinzufügen von neuen Benutzern zu einem Teamroom ein Team auswählen.
  • Im Optionen-Dialog des Fabasoft Cloud Clients können Sie über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ alle lokalen Einstellungen des Kontos löschen (inkl. Cloud Ordner).
    Wenn Sie im folgenden Dialog auf „vollständig zurücksetzen“ klicken, können Sie alle Konten und Verzeichnisse ohne Prüfung auf lokale Änderungen zurücksetzen. Lokale Änderungen gehen dabei verloren.
  • Bei Videos kann auf der Registerkarte „Inhalt“ im Feld Vorschaubild generieren bei Sekunde festgelegt werden, bei welcher Sekunde das Vorschaubild generiert wird.
  • Bei Downloadformaten von Bildern können zusätzlich DPI festgelegt werden.
  • Wenn Sie in Microsoft Office den Kontext ändern (Domäne und Benutzerkonto) wird ebenfalls im Fabasoft Cloud Client der Kontext geändert und umgekehrt.
  • Das Feld Leseberechtigte Teammitglieder für alle Mitglieder sichtbar eines Teamrooms legt fest, ob alle Teammitglieder die leseberechtigten Mitglieder des Teams sehen dürfen. Wird die Einstellung deaktiviert, sind die leseberechtigten Teammitglieder nur für Mitglieder mit „Allen Rechten“ sichtbar. Beachten Sie, dass durch das Deaktivieren dieser Einstellung auch weitere Anwendungsfälle eingeschränkt werden:
    • Nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“ steht die Aktion „Team“ zur Verfügung und können Prozesse starten.
    • Neuigkeiten können für Teammitglieder, die nicht das Team sehen dürfen, generell deaktiviert werden. Ansonsten werden nur Neuigkeiten angezeigt, die keine Rückschlüsse auf Teammitglieder mit Leserechten zulassen.
    • Teammitglieder mit Leserechten können keine Anmerkungen, Unterschriften, Prozesse verwenden und keine Newsfeeds kommentieren.
    • Teammitglieder mit Leserechten können nicht als Teilnehmer in Prozessen ausgewählt werden.
    • Teammitglieder mit Leserechten können keine öffentlichen Links erstellen.

OrganisationsverwaltungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Organisation.

Standardeinstellungen für „Home“Permanenter Link zu dieser Überschrift

In den Richtlinien Ihrer Organisation können Sie die Standardeinstellungen für „Home“ für Ihre Organisationsmitglieder festlegen.

Somit können Sie bestimmen welche Elemente auf Home verfügbar sind. Zusätzlich können Sie die Größe und Reihenfolge der Elemente definieren.

Konfiguration eines eigenen SMTP-ServersPermanenter Link zu dieser Überschrift

In den erweiterten Einstellungen Ihrer Organisation können Sie über die Aktion „SMTP-Einstellungen festlegen“ einen eigenen SMTP-Server für E-Mails, die über die Fabasoft Private Cloud versendet werden, festlegen. Stellen Sie sicher, dass der definierte SMTP-Server für den Versand von E-Mails für die Domänen der angegebenen Absender-E-Mail-Adressen offiziell berechtigt ist (Sender Policy Framework).

Berichte für ungenutzte TeamroomsPermanenter Link zu dieser Überschrift

In den erweiterten Einstellungen Ihrer Organisation, im Bereich Berichte für ungenutzte Teamrooms können Sie über die Schaltfläche „Bericht erzeugen“ ungenutzte Teamrooms ermitteln. Teamrooms gelten als ungenutzt, wenn sie vor der festgelegten Zeitspanne erzeugt und zuletzt geändert wurden und seitdem kein Zugriff stattgefunden hat. Die Zugriffe werden auf Basis des Audit-Logs ermittelt.

Anhand des Berichts können Teamroom-Administratoren per E-Mail dazu aufgefordert, die ungenutzten Teamrooms zu prüfen und gegebenenfalls alte, nicht mehr benötigte Daten zu löschen.

Anonymisieren durch einen Compliance-ManagerPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aufgrund von rechtlichen Bestimmungen kann es notwendig sein, Benutzer zu anonymisieren. Anonymisieren bedeutet, dass der Benutzer im Organisationskontext in allen Verknüpfungen durch einen speziellen, für die Anonymisierung bereitgestellten Benutzer ersetzt wird. Eine derartige Verknüpfung ist zum Beispiel der im Feld Erzeugt von hinterlegte Benutzer bei einem beliebigen Objekt.

Die Compliance-Manager werden über die Organisationsrollen festgelegt. Wenn die Mitgliedschaft eines Benutzers beendet wird, werden die Compliance-Manager per E-Mail informiert. Die Compliance-Manager können den ausgetretenen Benutzer sofort anonymisieren, die Verknüpfungen mit dem Benutzer ermitteln oder eine Erinnerung für einen bestimmten Zeitpunkt definieren. Da die Anonymisierung bzw. das Ermitteln der Verknüpfungen eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, werden die Compliance-Manager über den Ausgang per E-Mail informiert.

Nach dem Ermitteln der Verknüpfungen können Compliance-Manager bei vorhandenen Zugriffsrechten die Verknüpfungen anzeigen bzw. die betroffenen Teamroom-Administratoren auffordern, die Verknüpfungen zu überprüfen. Über die Schaltfläche „Geprüft“ können die Teamrooms als geprüft markiert werden. Dabei muss angegeben werden, ob die Verknüpfungen nach Meinung der Teamroom-Administratoren anonymisiert werden dürfen. Nachdem die Meinungen eingeholt wurden, kann der Compliance-Manager den Benutzer gegebenenfalls anonymisieren.

Standard-Sicherheitseinstellungen für neue TeamroomsPermanenter Link zu dieser Überschrift

In den Richtlinien Ihrer Organisation können Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Teamrooms Ihrer Organisation festlegen.