2018 Spring Release

Leistungsumfang aus AnwendersichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Fabasoft Private Cloud stellt Ihnen die in den folgenden Kapiteln beschriebene Funktionalität für Endanwender zur Verfügung.

AllgemeinPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Fabasoft Private Cloud bietet verschiedene Arten der Anmeldung und des Zugriffs auf Ihre Daten.

Anwendungsfall

Beschreibung

Anmelden

Die Anmeldung kann über Benutzername und Passwort oder Client-Zertifikate erfolgen.

Für eine Zwei-Faktor-Authentifizierung steht Mobile PIN (SMS), E-Mail-PIN und Einmalpasswort über RADIUS-Server zur Verfügung.

Hinweis: Mobile PIN (SMS) ist nicht im Standard-Leistungsumfang enthalten und muss extra erworben werden.

Zugriffsmöglichkeiten

Der Zugriff ist über gängige Webbrowser, WebDAV und über eine eigene iOS bzw. Android App möglich.

Nähere Informationen finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Barrierefreiheit

Die Barrierefreiheit ist ein Grundkonzept der Fabasoft Private Cloud. Die Bedienung mit assistierenden Techniken wie Screenreadern oder Vergrößerungssoftware ist durchgängig möglich.

Nähere Informationen finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Sprachen

Die Benutzeroberfläche ist in 22 Sprachen verfügbar.

Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Kroatisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch.

BedienungskomfortPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Fabasoft Cloud Webclient bietet erstklassigen Bedienungskomfort, den Sie in sonstigen Webanwendungen häufig vermissen.

Anwendungsfall

Beschreibung

Responsive Design

Das Layout des Webclients passt sich an die Größenverhältnisse des Displays an.

Dokumente bearbeiten

Dokumente können direkt im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet und zurückgespeichert werden. Sie werden keinen Unterschied zum Arbeiten in einem Dateisystem bemerken.

Drag-and-drop

Innerhalb des Webclients dient Drag-and-drop zum Verschieben von Dokumenten und Ordnern.

Hochladen

Dateien und gesamte Ordnerstrukturen können bequem per Drag-and-drop, Strg + C und Strg + V oder über das Hochladen-Menü importiert werden.

Eine umfassende Aufstellung der Import-Möglichkeiten abhängig vom Webbrowser und der gewählten Methode finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Herunterladen

Dokumente lassen sich per Strg + C und Strg + V oder über das Herunterladen-Menü im Dateisystem speichern.

Ordnerstrukturen bzw. mehrere Dokumente werden als ZIP-Datei heruntergeladen.

Links versenden

Hyperlinks auf Ordner und Dokumente können über einen Menübefehl direkt in eine E-Mail eingefügt werden. Die Dokumente verbleiben in der Fabasoft Private Cloud mit sicherer Rechteverwaltung und die Empfänger haben Zugriff auf den aktuellen Stand der Dokumente.

Vollständige Tastaturbedienbarkeit

Der Webclient ist vollständig mit der Tastatur bedienbar und ermöglicht so effizientes Arbeiten ohne Maus.

Navigation

Komplexe Ablagestrukturen sind kein Problem. Die Baumstruktur und Breadcrumbs führen rasch zur gewünschten Ablage. Noch schneller geht es über die persönlichen Favoriten.

Ansichten

Die Darstellung der Dokumente in Teamrooms und Ordnern kann individuell angepasst werden. Dabei richtet sich der Fokus entweder auf die Vorschau des Inhalts oder auf die Metadaten der Dokumente.

Spaltendarstellung

Mithilfe der Spaltendarstellung lassen sich auch viele Dokumente in einer Liste übersichtlich verwalten. Für die Anpassung der Darstellung stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Spalte hinzufügen
  • Spalte entfernen
  • Spalte verschieben (per Drag-and-drop)
  • Sortieren
  • Gruppieren
  • Filtern
  • Fixieren

Wiedervorlage

Benutzer können auf Dokumenten eine Wiedervorlage definieren. Bei Erreichen des Wiedervorlagedatums wird automatisch eine E-Mail gesendet bzw. ein Prozess wird gestartet.

TeamroomsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Zusammenarbeiten und Austauschen von Dokumenten und Daten mit Benutzern wird über sogenannte Teamrooms ermöglicht.

Im Teamroom organisieren Sie die Zusammenarbeit im Team – vom Einladen neuer Mitglieder bis zum Verwalten der individuellen Zugriffsrechte.

Anwendungsfall

Beschreibung

Teamrooms verwalten

Die Zusammenarbeit erfolgt über Teamrooms und die darin definierten Teams. Dokumente können in Teamrooms strukturiert in Ordnern abgelegt werden.

Zugriffsrechte gewähren

Für jeden Teamroom können Teammitgliedern Zugriffsrechte (Leserechte, Änderungsrechte, alle Rechte) gewährt werden. Die Einschränkung der Mitglieder eines Teamrooms auf bestimmte Organisationen ist ebenfalls möglich.

Teamrooms personalisieren

Über die Branding-Funktionalität können Teamrooms mit einem eigenen Logo und Beschreibungstext versehen werden.

Teamrooms verschlüsseln

Für Teamrooms kann festgelegt werden, ob die zugeordneten Dokumente verschlüsselt werden. Dokumente, die in verschlüsselte Teamrooms hochgeladen werden, werden vor der Übertragung am Client verschlüsselt.

Hinweis: Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird über Secomo bereitgestellt. Diese Appliance muss gesondert erworben werden.

Teamrooms übertragen/publizieren

Teamrooms mitsamt den Ordnerstrukturen und Dokumenten können in die Fabasoft Cloud übertragen (bearbeitend) bzw. publiziert (lesend) werden.

Hinweis: Wenn Sie über eine Fabasoft Folio- oder Fabasoft eGov-Suite-Installation verfügen, können Sie Teamrooms auch von dort in die Fabasoft Private Cloud bzw. Fabasoft Cloud übertragen.

Kalender verwenden

Der Teamkalender bietet die Nutzung eines gemeinsamen Kalenders, um Aktivitäten im Team besser koordinieren zu können. Durch die Unterstützung von CalDAV kann der Kalender auch in Drittprodukten (z. B. Apple iCal oder Apple Kalender App) eingebunden werden.

Newsfeed verwenden

Newsfeeds bieten dem Team die Möglichkeit innerhalb eines Teamrooms informell Nachrichten auszutauschen und zu diskutieren.

Neuigkeiten anzeigen

Falls es Änderungen in einem Teamroom gibt, können diese angezeigt und auch per E-Mail versendet werden.

Papierkorb

Der Teamroom-Papierkorb schützt vor dem versehentlichen Löschen von Dokumenten. Nur Teammitglieder mit allen Rechten sind berechtigt den Papierkorb zu leeren.

Kontaktmanagement

Das Kontaktmanagement ermöglicht Kontakte zu erstellen und in Kontakträumen zu verwalten. Anhand von benutzerdefinierten Kriterien können Adresslisten definiert werden, die zum Beispiel für den Versand von Newslettern exportiert werden können.

Arbeiten mit DokumentenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dokumente können im entsprechenden Drittprodukt direkt aus der Fabasoft Private Cloud geöffnet und wieder zurückgespeichert werden.

Anwendungsfall

Beschreibung

Dokumente bearbeiten

Dokumente, die in der Fabasoft Private Cloud abgelegt sind, können direkt im entsprechenden Drittprodukt bearbeitet und zurückgespeichert werden. Sie werden keinen Unterschied zum Arbeiten in einem Dateisystem bemerken. Diese Funktionalität wird über den Fabasoft Cloud Client zur Verfügung gestellt.

Die Fabasoft Private Cloud bietet eine breite Unterstützung gängiger Bürosoftware auf allen Plattformen (z. B. Microsoft Office, Apple iWork und LibreOffice).

Nähere Informationen zu den unterstützten Drittprodukten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Dokumente digital signieren

Dokumente können mit einem Organisationszertifikat digital signiert werden.

Hinweis: Für diese Funktionalität wird Secomo benötigt. Diese Appliance muss gesondert erworben werden.

Dokumente klassifizieren

In Verbindung mit Mindbreeze InSpire können Dokumente automatisch klassifiziert und Metadaten können extrahiert werden.

Hinweis: Die Klassifizierung und Metadatenextraktion wird über Mindbreeze InSpire bereitgestellt. Diese Appliance muss gesondert erworben werden.

Verschlüsselte Dokumente bearbeiten

Beim Bearbeiten von Dokumenten werden die verschlüsselten Dokumente automatisch lokal entschlüsselt und im entsprechenden Drittprodukt geöffnet. Beim Speichern werden die Dokumente vor der Übertragung wieder verschlüsselt. Für den Endbenutzer bedeutet dies keinen Komfortverlust.

Hinweis: Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird über Secomo bereitgestellt. Diese Appliance muss gesondert erworben werden.

E-Mails importieren

E-Mails (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) können per Drag-and-drop oder mit Strg + C und Strg + V importiert werden. Der E-Mail-Inhalt und die Anhänge sind auch ohne Drittprodukt direkt in der Fabasoft Private Cloud einsehbar.

Video- und Audiodateien abspielen

Abhängig vom verwendeten Webbrowser und dem Videoformat können Videos direkt im Webclient abgespielt werden.

Nähere Informationen zu den unterstützten Formaten finden Sie im Dokument „Technische Informationen“.

Digital-Asset-Management

Das Digital-Asset-Management bietet weiterführende Möglichkeiten bei der Verwaltung von Multimedia-Dateien.

Bilder bearbeiten

Eine grundlegende Bearbeitung von Bildern ist direkt im Webclient möglich (drehen, verkleinern, Ausschnitt wählen).

Für die Verwendung von Bildern außerhalb der Fabasoft Private Cloud (z. B. für Präsentationen) werden Exportmöglichkeiten in verschiedene Formate und Größen angeboten.

Öffentliche Links verwenden

Für jeden Teamroom kann definiert werden, ob öffentliche Links erlaubt sind. Öffentliche Links ermöglichen Personen ohne Account Dokumente zu lesen und herunterzuladen.

Nachvollziehbarkeit

Mithilfe der sogenannten „Zeitreise“ können Dokumente und ganze Teamrooms zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit zurückversetzt werden. Dadurch werden Änderungen nachvollziehbar und ältere Zustände können bei Bedarf auch wiederhergestellt werden.

Zusätzlich wird die Möglichkeit angeboten, Metadaten und Inhalte (Microsoft Word) einer älteren Version mit der aktuellen Version zu vergleichen.

Freigabestände ermöglichen an einem Dokument weiterzuarbeiten, während leseberechtigte Benutzer weiterhin den Freigabestand sehen.

Die durchgängige Versionierung sorgt für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Hinweis: Durch das Löschen von Versionen bzw. von Objekten (Papierkorb leeren, Teamroom auflösen) stehen die Daten auch in der Historie nicht mehr zur Verfügung.

WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem ein Prozess gestartet wird, der über den Arbeitsvorrat abgearbeitet werden kann

Anwendungsfall

Beschreibung

Workflow

Der Workflow ermöglicht das digitale Abbilden und Ausführen Ihrer Geschäftsprozesse.

Prozesse mit BPMN 2.0 modellieren

Mithilfe eines grafischen Prozesseditors können Sie Geschäftsprozesse auf Basis BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) modellieren.

Über die Workflow-Engine können die modellierten Geschäftsprozesse digital ausgeführt werden.

Prozessstatistiken

Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht Ihnen eine Vielzahl an Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten.

Mobiler Workflow-Zugriff

Die Fabasoft Cloud Worklist App für iOS ermöglicht auch unterwegs die bequeme Abarbeitung von Arbeitsschritten auf dem iPhone oder iPad.

Digital-Asset-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Digital-Asset-Management bietet weiterführende Möglichkeiten bei der Verwaltung von Multimedia-Dateien.

Anwendungsfall

Beschreibung

Dashboard

Das Digital-Asset-Management-Dashboard ist der Zugangspunkt zum Digital-Asset-Management für Endbenutzer. Wenn ein Benutzer zu einer DAM-Konfiguration hinzugefügt wird, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn ein Benutzer wieder als App-Benutzer entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

DAM-Konfiguration

In der DAM-Konfiguration können Downloadformate, Kategorien, benutzerdefinierte Formulare, BPMN-Prozesse, Thesauri, verfügbare optionale Felder, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer festgelegt werden.

Asset-Ablage

Asset-Ablagen dienen zur strukturierten Verwaltung der digitalen Inhalte und zum Festlegen der Zugriffsrechte. Ordner können zur Substrukturierung verwendet werden.

Externer Bereich

Externe Bereiche können in Asset-Ablagen erzeugt werden. Die bei der übergeordneten Asset-Ablage definierten Zugriffsrechte werden übernommen und können erweitert werden. Dadurch kann zum Beispiel eine enge Zusammenarbeit mit einer externen Grafikagentur realisiert werden.

Asset

Assets sind digitale Inhalte wie Bilder, Dokumente oder Videos. Zusätzlich zum Inhalt werden auch Metadaten beim Asset gespeichert. Insbesondere können Lizenzinformationen gespeichert werden.

Assets registrieren

Assets, die noch keiner Asset-Ablage zugeordnet sind, können zu einer Asset-Ablage registriert werden. Dabei ist das Erfassen von Metadaten möglich. Metadaten, die aus dem Asset extrahiert werden können (z. B. Exif), werden automatisch übernommen.

Assets konvertieren

Sie können Video-Dateien nach MP4, OGV bzw. WEBM konvertieren. Für Audio-Dateien stehen die Formate MP3 und OGG zur Verfügung. Die Konvertierung wird im Hintergrund ausgeführt.

Assets herunterladen

Beim Herunterladen eines Assets, kann das Downloadformat ausgewählt werden. Als Downloadformate werden die in der DAM-Konfiguration definierten Formate angeboten, die für den Typ des Assets geeignet sind und für den Benutzer zur Verwendung freigegeben wurden.

Assets verschlagworten

Benutzerdefinierte Begriffe können zur Verschlagwortung von Assets verwendet werden.

Öffentliche Links auf Assets

Für öffentliche Links (Zugriff ohne Anmeldung möglich) kann ein ebenfalls Downloadformat definiert werden.

Transfersammlungen verwenden

Transfersammlungen dienen dazu, Assets aus unterschiedlichen Ordnern und Ablagen zu sammeln und gemeinsam, als ein öffentlicher Link zur Verfügung zu stellen.

Eingangsordner

In einem Eingangsordner können Regeln für die Verarbeitung von eingehenden Objekten definiert werden. Eine Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.

Formular-Posteingang

Der Formular-Posteingang erlaubt es, über eine beliebige Website mithilfe eines HTML-Formulars, Assets in die Fabasoft Cloud hochzuladen. Dadurch kann zum Beispiel eine lose Zusammenarbeit mit einer externen Grafikagentur realisiert werden.

SuchePermanenter Link zu dieser Überschrift

Finden statt suchen. Profitieren Sie von einer intuitiven Volltext-Suche.

Anwendungsfall

Beschreibung

Suchen

Die integrierte Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. Aktionen können direkt auf dem Suchergebnis ausgeführt werden.

Die Suche erfolgt unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte. Es werden nur Treffer angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer auch zugreifen darf.

Synchronisierung mit dem lokalen DateisystemPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Cloud Ordner ermöglicht Ihnen Inhalte, die Sie in der Fabasoft Private Cloud speichern, mit Ihren Arbeitsplätzen zu synchronisieren. Somit haben Sie jederzeit und überall den aktuellen Stand Ihrer Daten nicht nur im Webclient sondern auch direkt auf Ihrer lokalen Festplatte zur Verfügung.

Anwendungsfall

Beschreibung

Synchronisierung

Der Cloud Ordner ermöglicht automatisch Ordner und Dokumente von der Fabasoft Private Cloud ins lokale Dateisystem zu synchronisieren und umgekehrt.

Diese Funktionalität steht unter Microsoft Windows und Apple OS X zur Verfügung (siehe „Technische Informationen“).

Hinweis: Bei Verwendung von Secomo ist eine Synchronisierung nur mit verschlüsselten Dateisystemen möglich.

MobilitätPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ob mit Laptop, Tablet oder Smartphone, ob mit Webbrowser, iOS App oder Android App, Sie haben Zugriff auf Ihre Daten und Dokumente.

WebbrowserPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Zugriff auf die Fabasoft Private Cloud mit einem Webbrowser ist auf allen gängigen mobilen Geräten (z. B. Microsoft Surface Pro bzw. Tablets und Smartphones mit Apple iOS, Android oder Windows Phone) möglich. Der Webclient passt sich an die Größenverhältnisse Ihres mobilen Geräts an. Beachten Sie, dass bei Verwendung des Webclients auf Tablets oder Smartphones keine direkte Dokumentbearbeitung möglich ist.

iOS AppPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit der iOS App „Fabasoft Cloud“ greifen Sie am iPad und iPhone auf Ihre Teamrooms und Daten in der Cloud zu.

Anwendungsfall

Beschreibung

Dokumente lesen

Die Dokumente sind entweder direkt in der Cloud-App oder über Dritthersteller-Apps wie Apple Pages lesbar.

Dokumente hochladen

Dokumente können direkt vom Smartphone oder Tablet hochgeladen werden.

Offline-Modus verwenden

Auf synchronisierte Dokumente kann auch ohne Internetverbindung zugegriffen werden.

Suchen

Die Suche nach Daten kann über alle Teamrooms mit Zugriffsrechten durchgeführt werden.

Hinweis: Bei Verwendung von Secomo können verschlüsselte Dokumente gelesen und Dokumente verschlüsselt hochgeladen werden. Der Offline-Modus kann verwendet werden, wenn das mobile Gerät verschlüsselt ist.

Android AppPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit der Android App „Fabasoft Cloud“ greifen Sie auf Ihrem Android Smartphone oder Tablet auf Ihre Teamrooms und Daten in der Cloud zu.

Anwendungsfall

Beschreibung

Dokumente lesen

Die Dokumente sind entweder direkt in der Cloud-App oder über Dritthersteller-Apps wie ThinkFree Office lesbar.

Dokumente bearbeiten

Abhängig von der Funktionalität der Dritthersteller-Apps können Dokumente bearbeitet und zurückgespeichert werden.

Dokumente hochladen

Dokumente können direkt vom Smartphone oder Tablet hochgeladen werden.

Offline-Modus verwenden

Auf synchronisierte Dokumente kann auch ohne Internetverbindung zugegriffen werden.

Suchen

Die Suche nach Daten kann über alle Teamrooms mit Zugriffsrechten durchgeführt werden.

Hinweis: Bei Verwendung von Secomo können verschlüsselte Dokumente gelesen bzw. bearbeitet und Dokumente verschlüsselt hochgeladen werden. Der Offline-Modus kann verwendet werden, wenn das mobile Gerät verschlüsselt ist.