2020 Winter Release

VorlagenmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Vorlagenmanagement ermöglicht Vorlagen- und Textbausteinsammlungen zu erstellen, darin Vorlagen und Textbausteine zu verwalten und diese Benutzern zur Verfügung zu stellen (nur Enterprise und höher).

Hinweis: Das Vorlagenmanagement muss gegebenenfalls von einem Organisationsadministrator aktiviert werden (Organisation > Lizenzen > Editionen und Apps > Vorlagenmanagement mit Zuordnung Konfiguriert (inaktiv) > Aktion „Aktivieren“).

DashboardPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Vorlagenmanagement-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Vorlagenmanagement.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Vorlagenmanagement-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das Vorlagenmanagement-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Vorlagensammlungen
    Zeigt die Vorlagensammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
  • Persönliche Vorlagen
    Zeigt die Vorlagen, die Sie für sich selbst erstellt haben.
  • Textbausteinsammlungen
    Zeigt die Textbausteinsammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Vorlagensammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlagensammlung erzeugen“ können Sie als App-Administrator neue Vorlagensammlungen anlegen.
  • Textbausteinsammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbausteinsammlung erzeugen“ können Sie als App-Administrator neue Textbausteinsammlungen anlegen.
  • Zur Konfiguration wechseln
    Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die zum Dashboard zugehörige Konfiguration anzeigen.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Vorlagenmanagement-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Vorlagenmanagement-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Vorlagensammlungen, Textbausteinsammlungen, weitere Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.

Bereiche

Die Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Vorlagensammlungen
    Zeigt die verfügbaren Vorlagensammlungen.
  • Vorlagenkategorien
    Zeigt die verfügbaren Vorlagenkategorien. Vorlagenkategorien dienen zur Gruppierung der Vorlagen im Erzeugen-Dialog.
  • Textbausteinsammlungen
    Zeigt die verfügbaren Textbausteinsammlungen.
  • Textbausteinkategorien
    Zeigt die verfügbaren Textbausteinkategorien. Textbausteinkategorien dienen zur hierarchischen Darstellung von Textbausteinen beim Einfügen in ein Word-Dokument.
  • Formulare und Kategorien
    Zeigt die verfügbaren Formulare und Kategorien.
    Hinweis: Um Formulare und Kategorien von einem anderen Kontext ablegen zu können, müssen Sie in den Einstellungen der Konfiguration das Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken entsprechend anpassen.
  • Prozesse
    Zeigt die verfügbaren benutzerdefinierten Prozesse.
  • Thesauri
    Zeigt die verfügbaren Thesauri, die eine Verschlagwortung ermöglichen.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Vorlagensammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlagensammlung erzeugen“ können Sie eine neue Vorlagensammlung definieren.
  • Vorlagenkategorie erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlagenkategorie erzeugen“ können Sie eine neue Vorlagenkategorie definieren.
  • Textbausteinsammlung erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbausteinsammlung erzeugen“ können Sie eine neue Textbausteinsammlung definieren.
  • Textbausteinkategorie erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbausteinkategorie erzeugen“ können Sie eine neue Textbausteinkategorie definieren.
  • Einstellungen
    Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.

VorlagensammlungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vorlagensammlungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Vorlagensammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Einstellungen

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Vorlagenkategorien
    Im Erzeugen-Dialog werden die in der Vorlagensammlung enthaltenen Vorlagen unter den angegebenen Vorlagenkategorien angezeigt.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Vorlage erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlage erzeugen“ können Sie ein beliebiges Objekt als neue Vorlage definieren.
  • Hochladen
    Mithilfe der Aktion „Hochladen“ können Sie eine Vorlage aus einer Datei erstellen.
  • Vorlagenordner erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Vorlagenordner erzeugen“ können Sie einen Ordner zur Strukturierung der Vorlagen erzeugen. Die Ordner haben keinen Einfluss auf die Darstellung im Erzeugen-Dialog.

Hinweis: Alternativ können Sie auf einem bestehenden Objekt den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Zu Vorlagen hinzufügen“ ausführen, um eine Kopie des Objekts als Vorlage im Vorlagenmanagement zu definieren.

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Die Organisationseigentümer erhalten standardmäßig alle Rechte.
  • Administrator
    Administratoren können Vorlagen verwenden, erzeugen, bearbeiten und löschen.
  • Bearbeiter
    Bearbeiter können Vorlagen verwenden, erzeugen und bearbeiten.
  • Nutzer
    Nutzer können Vorlagen verwenden.

Persönliche VorlagenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen im Bereich „Persönliche Vorlagen“ definieren.

Vorlagen definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Passen Sie dazu die Metadaten bzw. Inhalte der Objekte entsprechend an.

Zusätzlich können Sie auf der Registerkarte „Vorlage“ des Objekts zusätzliche Einstellungen treffen, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind.

  • Vorlagenkategorien
    Im Erzeugen-Dialog wird die Vorlage unter den angegebenen Vorlagenkategorien angezeigt zusätzlich zu den auf der Vorlagensammlung definieren Vorlagenkategorien.
  • Sprache der Vorlage
    Über die Sprache der Vorlage können Textbausteine in der entsprechenden Sprache ermittelt werden.
  • Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen müssen aus der Vorlage übernommen werden
    Legt fest, ob der Benutzer beim Instanziieren der Vorlage auswählen kann, ob die Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen (Teammitglieder) übernommen werden sollen. Diese Einstellung ist nur bei Rooms verfügbar.
  • Kategorie
    Die Kategorie wird in das aus der Vorlage erzeugte Objekt übernommen.
    Hinweis: Listen können gegebenenfalls programmatisch nur Objekte mit bestimmten Kategorien erlauben. Somit kann die Kategorie auch einschränken, wo die Vorlage verwendbar ist.
  • Enthalten in
    Legt die Art der Ordner fest, in denen die Vorlage verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie des Ordners erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss der Ordner eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Akten
    Legt die Art der Akten fest, in denen die Vorlage verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie der Akte erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss die Akte eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Verfügbare Felder (Kategorie)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Kategorie im Word-Dokument zur Verfügung stehen.
  • Verfügbare Felder (Enthalten in)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Enthalten in im Word-Dokument zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Verfügbare Felder (Akten)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Akten im Word-Dokument zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Feld einfügen“. Im Untermenü finden Sie entsprechend Ihrer Festlegungen die verfügbaren Felder.

Textbaustein-Platzhalter

In Word-Vorlagen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden, die beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt werden. Dazu steht in Microsoft Word auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ der Befehl „Text einfügen“ > „Textbaustein-Platzhalter“ zur Verfügung. Der Platzhalter wird als Hyperlink auf den Textbaustein dargestellt. Somit kann der Text über die Vorlage einfach eingesehen werden.

Bei einem Textbaustein werden auf der Registerkarte „Vorlagen“ alle Vorlagen angezeigt, in denen der Textbaustein verwendet wird.

Wenn eine Vorlage (zum Beispiel eine Akte) mehrere Word-Dokumente enthält, werden beim Instanziieren die Textbaustein-Platzhalter in allen Word-Dokumenten berücksichtigt.

Vorlagen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“ in einem Teamroom) werden die Vorlagen entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt. Vorlagen ohne Vorlagenkategorie werden unter „Sonstige“ angezeigt. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt, die Sie unabhängig von der Vorlage weiterbearbeiten können.

TextbausteinsammlungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Textbausteinsammlungen dienen zur Verwaltung von Textbausteinen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Textbausteinsammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Mit Textbausteinen können Sie vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumenten einfügen.

Einstellungen

Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“

  • Textbausteinkategorien
    Legt fest, in welchen Kategorien die Textbausteine beim Einfügen in ein Dokument gefunden werden können.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

  • Textbaustein erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbaustein erzeugen“ können Sie einen neuen Textbaustein definieren.
  • Hochladen
    Mithilfe der Aktion „Hochladen“ können Sie einen Textbaustein aus einer Datei erstellen.
  • Textbausteinordner erzeugen
    Mithilfe der Aktion „Textbausteinordner erzeugen“ können Sie einen Ordner zur Strukturierung der Textbausteine erzeugen.

Zugriffsrechte

  • Alle Rechte
    Die Organisationseigentümer erhalten standardmäßig alle Rechte.
  • Administrator
    Administratoren können Textbausteine verwenden, erzeugen, bearbeiten und löschen.
  • Bearbeiter
    Bearbeiter können Textbausteine verwenden, erzeugen und bearbeiten.
  • Nutzer
    Nutzer können Textbausteine verwenden.

Textbausteine definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:

  • Statischer Textbaustein (Text)
    Ermöglicht das Erfassen von nicht formatiertem Text.
  • Statischer Textbaustein (Word)
    Ermöglicht das Erfassen von formatiertem Text als Word-Dokument.

Metadaten

Folgende Metadaten können zusätzlich definiert werden:

Registerkarte „Statischer Textbaustein“

  • Name
    Die Bezeichnung des Textbausteins.
  • Textbausteinkategorie
    Der Textbaustein wird beim Einfügen in ein Word-Dokument unter der angegebenen Kategorie angeboten.
  • Textbausteinsprache
    Legt die Sprache des Textbausteins fest. Beim Einfügen von Textbausteinen in Word-Vorlagen werden nur Textbausteine angezeigt, die der Sprache der Vorlage entsprechen bzw. keine Sprache aufweisen.

Registerkarte „Verwendbarkeit“

  • Aktuelles Dokument
    Legt die Kategorien und Objektklassen von Dokumenten fest, in denen der Textbaustein verwendet werden kann.
  • Enthalten in
    Legt die Art der Ordner fest, in denen das Dokument liegen kann, in dem der Textbaustein verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie des Ordners erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss der Ordner eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Akten
    Legt die Art der Akten fest, in denen das Dokument liegen kann, in dem der Textbaustein verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie der Akte erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss die Akte eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  • Verfügbare Felder (Aktuelles Dokument)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Aktuelles Dokument im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen.
  • Verfügbare Felder (Enthalten in)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Enthalten in im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Verfügbare Felder (Akten)
    Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Akten im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
  • Weitere Einschränkungen
    Der Textbaustein kann nur verwendet werden, wenn der definierte Ausdruck true ergibt. Somit lässt sich zum Beispiel auch realisieren, dass in bestimmten Instanzen Textbaustein-Platzhalter entfernt werden, anstatt dass der entsprechende Text eingefügt wird.

Textbausteine verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Cloud“ die Schaltfläche „Text einfügen“. Klicken Sie im Untermenü auf „Textbaustein unformatiert“ bzw. „Textbaustein formatiert“. Im folgenden Dialog können Sie aus den Textbausteinen, auf die Sie Zugriff haben, einen auswählen und im Word-Dokument einfügen.