Fabasoft Private Cloud Organisation
Nach erfolgreicher Installation können Sie den Fabasoft Webbrowser Client Ihre Organisation initial einrichten und die Benutzer festlegen.
Melden Sie sich dazu als Organisations-Administrator mit dem Ihnen übermittelten Benutzer und Passwort an.
Das Dashboard der Organisation finden Sie im Home-Bereich. Legen Sie in einem ersten Schritt die Benutzer und Anmeldedaten fest. Die nachfolgenden Kapitel unterstützen Sie dabei.
Achtung: Eigentümer haben Zugriff auf alle Teamrooms der Organisation und können somit alle Daten einsehen. Administratoren können die Mitglieder verwalten, haben aber keinen Zugriff auf die Teamrooms der Organisation. In Kapitel „Eigentümer und Administratoren festlegen“ ist beschrieben, wie Sie diese ändern können.
Hinweis: Falls Ihr Client nicht optimal für die Verwendung der Fabasoft Private Cloud konfiguriert ist, wird dies durch ein Warnsymbol (Webbrowserstatus) in der Kopfzeile angezeigt. Klicken Sie gegebenenfalls auf das Symbol und folgen Sie den Anweisungen, um die optimale Konfiguration herzustellen.
Mitglieder hinzufügen
Um Benutzern den Zugriff auf die Fabasoft Private Cloud zu ermöglichen, müssen diese als Mitglieder zur Organisation hinzugefügt werden.
Sie können die Mitglieder Ihrer Organisation per CSV-Import effizient erzeugen und auch aktualisieren. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Mitglieder manuell anzulegen.
Mitglieder per CSV-Import erzeugen
Mithilfe des CSV-Imports können auch sehr viele Mitglieder komfortabel angelegt werden.
- Klicken Sie im Dashboard der Organisation auf „Mitglieder“, um die Mitglieder-Liste zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Aktion „Mitglieder importieren“.
- Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.
- Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zu der CSV-Datei ein, die die Mitglieder definiert.
- Klicken Sie auf „Import starten“.
- Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.
Die importierten Mitglieder werden in der Mitglieder-Liste abgelegt. Bei einem erneuten Import, werden bereits bestehende Mitglieder aktualisiert. Die eindeutige Identifizierung der Mitglieder erfolgt über die E-Mail-Adresse.
Über die Aktion „Mitglieder einladen“ können Sie eine Einladungs-E-Mail an die importierten Mitglieder schicken (siehe Kapitel „Mitglieder einladen“).
Datenstruktur der CSV-Datei
CSV-Spalte | Beschreibung |
E-Mail-Adresse für die Anmeldung (eindeutig; erforderlich) | |
CN | Common Name (wird für die Anmeldung mit Client-Zertifikat benötigt und muss mit dem CN des Client-Zertifikats des jeweiligen Benutzers übereinstimmen) |
PinEMail | E-Mail-Adresse, an die die E-Mail-PIN gesendet wird (wenn nichts angegeben wurde, wird die E-Mail-Adresse für die Anmeldung verwendet) |
FirstName | Vorname (erforderlich) |
MiddleInitial | weitere Vornamen |
Surname | Nachname (erforderlich) |
Title | Titel |
PostTitle | nachgestellter Titel |
Sex | Geschlecht (mögliche Werte: SEX_FEMALE und SEX_MALE) |
Salutation | Anrede |
Birthday | Geburtsdatum (Format: dd-mm-yyyy) |
Street | Straße |
ZipCode | Postleitzahl |
City | Ort |
State | Bundesland |
Country | Land |
Phone | Telefonnummer (geschäftlich) |
Fax | Telefonnummer (Fax) |
Mobile | Telefonnummer (mobil) |
PrivatePhone | Telefonnummer (privat) |
Function | Funktion in der Organisation |
OrgUnitKey | Importkennung der Organisationseinheit (wenn keine Organisationseinheit mit der Importkennung gefunden wird, wird eine neue erzeugt, sonst wird gegebenenfalls der Name aktualisiert) |
OrgUnitName | Name der Organisationseinheit |
Website | Website |
Language | Sprache (Schreibweise entsprechend der Sprache z. B. Español; die möglichen Werte finden Sie in der CSV-Vorlage oder in den „Grundeinstellungen“ unter Sprache) |
Hinweis: Um mehrere Adressen zu hinterlegen oder Mitglieder mehreren Organisationseinheiten zuzuordnen, können in der CSV-Datei mehrere Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse (EMail) angegeben werden.
Mitglieder manuell erzeugen
Zusätzlich zum CSV-Import können Mitglieder auch einzeln angelegt und administriert werden.
- Klicken Sie in der Organisation auf die Aktion „Mitglieder hinzufügen“.
- Führen Sie im Feld Mitglieder hinzufügen den Menübefehl „Kontakt“ > „Neu“ aus.
- Geben Sie die Daten des Mitglieds ein und klicken Sie auf „Weiter“.
- Um mehrere Mitglieder gleichzeitig hinzuzufügen, wiederholen Sie Schritt 2 und 3.
- Klicken Sie auf „Einladung versenden“, um pro Mitglied eine E-Mail mit einem Link zum initialen Festlegen des Passworts zu senden. Klicken Sie auf „Nur hinzufügen“, um die Einladung später zu versenden (siehe Kapitel „Mitglieder einladen“).
Die erzeugten Mitglieder können über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ noch weiter bearbeitet werden.
Mitglieder einladen
Wenn Sie einen CSV-Import durchgeführt haben bzw. manuell hinzugefügte Mitglieder noch nicht direkt beim Hinzufügen eingeladen haben, können Sie dies über die Aktion „Mitglieder einladen“ nachholen.
Bei Anmeldung über Benutzername und Passwort ist die Einladungs-E-Mail mit einem individuellen Link für das initiale Festlegen des Passworts zwingend erforderlich. Wenn die Anmeldung ausschließlich über Zertifikat erfolgen soll, muss keine Einladung verschickt werden.
- Klicken Sie auf die Aktion „Mitglieder einladen“. Die Aktion ist nur sichtbar, wenn noch einzuladende Mitglieder vorhanden sind.
- Die Felder An, Betreff und Nachricht sind bereits vorbefüllt. Nehmen Sie gegebenenfalls entsprechende Anpassungen vor.
- Klicken Sie auf „Senden“.
Es wird eine E-Mail mit einem Link zum initialen Festlegen des Passworts an die Mitglieder versendet.
Servicedesk einrichten
Die über die Support-Schaltfläche eingebrachten Anfragen können im Servicedesk abgearbeitet werden. Auf „Home“ finden Sie die Servicedesk-Konfiguration, in der Sie die App-Administratoren und App-Benutzer festlegen können. App-Administratoren können die Konfiguration bearbeiten und App-Benutzer repräsentieren die Servicedesk-Mitarbeiter.
App-Administratoren festlegen
- Klicken Sie in der Servicedesk-Konfiguration auf die Aktion „Team berechtigen“.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben dem Feld App-Administrator.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Benutzers ein und bestätigen Sie mit „Enter“.
Bei den hinzugefügten App-Administratoren werden die Servicedesk-Konfiguration und das Servicedesk-Dashboard auf „Home“ abgelegt.
App-Benutzer festlegen
- Klicken Sie in der Servicedesk-Konfiguration auf die Aktion „Team berechtigen“.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben dem Feld App-Benutzer.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Benutzers ein und bestätigen Sie mit „Enter“.
Bei den hinzugefügten App-Benutzern wird das Servicedesk-Dashboard auf „Home“ abgelegt. Über das Dashboard können die Support-Anfragen abgearbeitet werden.
Eigentümer und Administratoren festlegen
Nach Abschluss der initialen Konfiguration über das Fabasoft Private Cloud Management sollten die administrativen Aufgaben entsprechenden Organisationsmitgliedern übergeben werden. Dazu können bei der Organisation Eigentümer und Administratoren festgelegt werden. Eigentümer haben Zugriff auf alle Teamrooms der Organisation und können somit alle Daten einsehen. Administratoren können die Mitglieder verwalten, haben aber keinen Zugriff auf die Teamrooms der Organisation.
Administratoren festlegen
- Klicken Sie in der Organisation auf die Aktion „Einstellungen“.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte „Administratoren“.
- Wählen Sie im Feld Administratoren über die Suche einen zusätzlichen Administrator oder eine Organisationseinheit aus.
- Wenn Informationen, die die Organisation betreffen (z. B. akzeptierte Einladungen), nicht an alle Administratoren per E-Mail gesendet werden sollen, legen Sie einen Hauptadministrator fest.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
Miteigentümer festlegen
- Klicken Sie in der Organisation auf die Aktion „Einstellungen“.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte „Eigentümer“.
- Wählen Sie im Feld Miteigentümer über die Suche einen zusätzlichen Miteigentümer oder eine Organisationseinheit aus.
Eigentümer der Organisation ändern
Achtung: Nur der Eigentümer der Organisation kann einen neuen Eigentümer festlegen. Der alte Eigentümer kann die Organisation nicht mehr verwalten.
- Klicken Sie im Dashboard der Organisation auf „Mitglieder“, um die Mitglieder-Liste zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Aktion „Eigentümer der Organisation ändern“.
- Wählen Sie aus den Mitgliedern der Organisation einen neuen Eigentümer aus.
Hinweis: Es können nur Mitglieder ausgewählt werden, die entweder einen Common Name (zertifikatsbasierte Anmeldung) hinterlegt haben bzw. bereits ihr Passwort festgelegt haben. - Klicken Sie auf „Weiter“.